每個(gè)人都希望成為有條理的高效職場人。但我們對“高效和有條理”是怎么定義的呢？

管理學(xué)家杜拉克認(rèn)為：高效的職場人應(yīng)該懂得管理時(shí)間，成果導(dǎo)向，善用一己之長、 清楚輕重緩急，并能夠從根本解決問題。

一、養(yǎng)成記錄時(shí)間的習(xí)慣

掌握時(shí)間管理的方法，首先就是要明確日常工作學(xué)習(xí)和生活中的時(shí)間花費(fèi)。

日常工作中，我們可以通過填寫工作日志來記錄每天的時(shí)間消耗，通過記錄，我們就可以清晰地看出哪些時(shí)間花費(fèi)是用于處理緊急且必要的事情，哪些是不知不覺中溜走的，以半個(gè)小時(shí)或者一個(gè)小時(shí)為單位來記錄即可。

接下來我們要做的就是去檢查日志的內(nèi)容，每天處理重要的工作需要多少時(shí)間，如果超過五個(gè)小時(shí)，就說明當(dāng)日的工作強(qiáng)度有些大了。不足三個(gè)小時(shí)，可以適當(dāng)把后面的日程需要做的事情提前來處理。

總之，通過分析日志，可以清楚運(yùn)用時(shí)間的模式，也可以找出浪費(fèi)時(shí)間的原因，對癥下藥，重新規(guī)劃當(dāng)月的計(jì)劃安排，讓時(shí)間統(tǒng)籌的更為合理。

下圖為時(shí)間管理和記錄的手賬內(nèi)頁，可以自行用EXCEL設(shè)計(jì)打印出來，這里僅供參考。

如果覺得以每個(gè)小時(shí)為單位進(jìn)行記錄比較麻煩，可以根據(jù)“緊急重要”四象限的原則，把當(dāng)日有成效的活動(dòng)、急迫事項(xiàng)、次要事項(xiàng)和浪費(fèi)時(shí)間的事歸納到一張表格上。

這里的“有成效的活動(dòng)”，是指能夠促進(jìn)公司企業(yè)順利開展和成功的重要事件，也可以是你正在進(jìn)行的重大人生計(jì)劃。

'急迫事項(xiàng)'，是指上司剛剛交代的緊急任務(wù)或者是危機(jī)事件。

“次要事項(xiàng)”，是指你必須完成的但不不緊急的事件。

“浪費(fèi)時(shí)間的事”，不重要也不緊急的事件，可以完全由別人代辦或者你應(yīng)該遠(yuǎn)離的事情。

二、簡化工作，集中精力一次做好一件事

我們都知道越簡單的工作，也就越有條理，執(zhí)行起來也就越順利。通過記錄時(shí)間日志，找出對我們當(dāng)下來說最重要的事情，在一定意義上，也是簡化工作和生活的一種方式方法。

專注于今天和當(dāng)下最重要的事情，對于一些不必要的應(yīng)酬和瑣事，要善于委婉地拒絕，集中精力一次做好一件事。

舉一個(gè)例子，就拿“早起讀書”這件事來說，為什么有些人開始的時(shí)候加入了各種學(xué)習(xí)社群，像打滿雞血，全身熱血沸騰，可沒多久就堅(jiān)持不下去了呢？

原因很簡單，因?yàn)樗麄兺瑫r(shí)在堅(jiān)持做兩件事，也就是同時(shí)培養(yǎng)兩個(gè)習(xí)慣——“早起”和“讀書”。但大腦只有一個(gè)CPU，而這兩個(gè)習(xí)慣開始的時(shí)候都是要循序漸進(jìn)慢慢培養(yǎng)的，不是可以一次性打包就可以解決的。

我們完全可以一次培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣，做一件事情，比如每天早起的時(shí)間里，可以喝杯水，做一下簡單的拉伸，把閱讀這個(gè)習(xí)慣放在晚飯后的半個(gè)小時(shí)。把目標(biāo)任務(wù)拆解，逐一擊破，要比把兩件事情同時(shí)打包一起做容易的多。

三、以終為始，從目標(biāo)追溯過程

職場上，當(dāng)老板或者上司布置一項(xiàng)工作并給出截止日期時(shí)，為了各部門間更好地分工協(xié)作提高效率，我們不妨用一張A4紙用自己的話重新定義這項(xiàng)任務(wù)：先寫出團(tuán)隊(duì)所要達(dá)成的目標(biāo)和公司期待的結(jié)果，然后從結(jié)果出發(fā)，思考執(zhí)行的步驟和方法是什么，這其中會(huì)涉及哪些部門，需要準(zhǔn)備哪些物品資料，需要和哪些人溝通開展工作......這些問題思考的越仔細(xì)，想的越周到，在最后落實(shí)執(zhí)行的時(shí)候就可以省下很多時(shí)間和不必要的麻煩。

在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，設(shè)置階段的期限，讓每位成員各盡其責(zé)，并定期向老板匯報(bào)目前完成的進(jìn)度，并指出哪些問題是目前無法解決的，希望公司幫忙協(xié)調(diào)解決的，如果可能的話，推薦你認(rèn)為最適合的負(fù)責(zé)人。

項(xiàng)目結(jié)束后，認(rèn)真寫出書面工作總結(jié)，并為下一次執(zhí)行同類的任務(wù)做好鋪墊。

四、定期斷舍離

斷舍離，不僅僅體現(xiàn)在家居清潔上，也適用于工作和情緒的管理。

工作一段時(shí)間以后，無論是電腦還是辦公桌的桌面，常常文件堆積成山。如果沒有適當(dāng)?shù)姆椒ㄌ幚砗蛢?chǔ)存，是無法有效開展工作的。工作效率不僅僅取決于做事的快慢，能夠快速找到相應(yīng)的文件，立即開展工作是非常重要的。

下面幾個(gè)小建議，可以有效地幫助你處理文件：

1、定期清理桌面物品；

2、將重要的文件歸檔；

需要的物品：檔案柜、活頁夾、吊夾、標(biāo)簽。

把日后需要的零散文件，同一性質(zhì)內(nèi)容的收到活頁夾內(nèi)，并在活頁夾相應(yīng)的位置貼上標(biāo)簽。如果需要用到多個(gè)活頁夾，就把這幾個(gè)活頁夾集中統(tǒng)一歸檔到吊夾內(nèi)。除了經(jīng)常用到的文件以后，其它暫時(shí)不需要的文件夾都放到檔案柜里，并按一定的順序（可以用阿拉伯?dāng)?shù)字或者英文字母歸類）存放。

3、不再需要的文件和便簽及時(shí)清理掉。

情緒管理也是一樣，人體內(nèi)都有正能量和負(fù)能量，要經(jīng)常斷舍離，不要讓負(fù)能量霸占了你的情緒。

曾經(jīng)在微博上看到一位時(shí)間管理達(dá)人，用了一個(gè)非常棒的情緒管理方法，那就是“收集每天的開心一刻”，這些事情雖然小而美，但堅(jiān)持下去卻可以給正能量加分，抵消掉消極的情緒。

人的一輩子，工作僅是生活的一部分，本來不快樂和不如意的事情就很多了，何苦還要再為難自己，多收集一些快樂的事情多好！

五、遠(yuǎn)離浪費(fèi)時(shí)間的事和消耗你的人

職場上，浪費(fèi)時(shí)間的事主要包括繁瑣拖沓的會(huì)議和不必要的報(bào)告，等待他人完成他們的工作，毫無效率的拖延、過于追求完美、花太多的時(shí)間在形式和表面工作上。

我們也經(jīng)常在工作中遇到因?yàn)槟硞€(gè)人的突然來訪而打斷，如果不妥善處理人際關(guān)系和工作，別人可能占用你大量的時(shí)間。比如長時(shí)間打電話，因?yàn)橹ヂ榇蟮男∈乱蠛湍阋娒婕s談，辦完正事后還繼續(xù)留下來閑聊等等。

遇到上面的情況，我們不妨問問自己：“現(xiàn)階段對你來說，什么才是最重要的？”

根據(jù)二八定律，在任何一組東西中,最重要的只占其中一小部分,約20%,其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。鎖定少數(shù)能完成的人生目標(biāo)，遠(yuǎn)離消耗你的人和事，你才能更加專注、高效！

希望今天的文章對你有所啟發(fā)！