Word大家應(yīng)該都很熟悉吧，隨便翻出一兩份畢業(yè)生簡歷，都會在上面赫然寫著精通Word、精通Excel、精通Powerpoint云云。也正是因為它的高上手性，讓很多人慢慢習慣了用自己的思維去操作Word。其實很多看似高效的操作方法，往往并不是最高效的。今天小編就給大家歷數(shù)幾個讓人笑掉大牙的低效率操作，看一看你是否“中招”過？

1. 格式刷“刷”天下

格式刷讓很多人知道，原來“格式”也是可以復(fù)制的！But，濫用的結(jié)果就是……所有場景不分青紅皂白地“刷”來“刷”去，甚至要給一篇30多頁的文檔二級標題換一下字體，也要刷到手抽筋。

低效操作：所有格式的“復(fù)印”都用格式刷搞定，

高效操作：借助“樣式”功能統(tǒng)一更換字體格式。譬如上文這種情況，先將所有二級標題設(shè)為同一樣式，然后在樣式窗格中右擊樣式→“修改”，即可快速完成對所有二級標題的格式修改。

借助樣式統(tǒng)一更換同級別標題格式

2. 空格鍵首行縮進

中文書寫習慣于在首行空兩格，于是很多人也就習慣了在文章的開頭，先通過空格鍵或Tab鍵手工實現(xiàn)“縮進”。但是這種手工操作的最大弊病，就是當文字大小發(fā)生改變時，手工縮進往往不會那么和諧，經(jīng)常需要再次調(diào)整空格數(shù)目。

低效操作：文章開頭全用空格做“縮進”（“高手”則會通過TAB鍵“一鍵搞定”）。

高效操作：將文字全部打完后，Ctrl+A全選整篇文檔，然后進入“段落”面板，將“特殊格式”設(shè)置為“首行縮進”即可。

借助“段落”統(tǒng)一首行縮進

3. 跨頁選取文字

很多操作都需要選中文字后才能實現(xiàn)，不過如果要選中的文字跨越多頁時，這種長距離拖拽則很容易出錯，同時效率也不高。

低效方法：無論文字多少，全用鼠標拖拽。

高效方法：如果要選中的文字眾多，可以結(jié)合快捷鍵來用。舉例來說，要選擇A、B兩點間所有文字，首先在A點處點擊一下左鍵，然后按住Shift再點擊B點，輕輕松松一鍵搞定。

按住Shift鍵跨頁選取

此外也可以借助Ctrl鍵同時選取幾段不連續(xù)的文字，而這個，則是手工拖拽無法實現(xiàn)的。

4. 上下行對齊

有時我們會在正標題下方添加一小段文字（比如英文）作副標題，出于美觀性考慮，副標題可能會需要和正標題同等長度。這樣就出現(xiàn)了一個上下行對齊的問題，怎樣才能讓上下兩行完全對齊呢？

低效操作：通過字間距或手工添加空格的方法，來調(diào)整上下行對齊，But……你會發(fā)現(xiàn)總也對不齊。

高效操作：借助文本框書寫第二行文字，然后將文本框?qū)R方式修改為“分散對齊”，接下來要做的，就是將文本框的兩邊對齊上一行就可以了，這樣操作不僅迅速，而且可以對得非常精確。

借助“文本框”+“分散對齊”搞定高精度上下行對齊

5. 繪制組織結(jié)構(gòu)圖

組織結(jié)構(gòu)圖是平時經(jīng)常用到的一類項目，相比文字內(nèi)容，組織結(jié)構(gòu)圖更有條理且更容易被觀者接受。傳統(tǒng)方法是借助自定義圖形與文本框繪制，但這樣做有一個最大弊病，那就是當組織結(jié)構(gòu)發(fā)生改變時，所有項目都需要手工重連。

低效操作：通過自定義圖形、文本框手工繪制。

高效操作：借助SmartART功能生成，除了速度更快以外，SmartART的另一個優(yōu)勢則是當你用鼠標拖拽其中一個節(jié)點時，其余節(jié)點與連接線也會自動匹配這一變化，省去了手工修正的麻煩。

SmartART制作智能組織結(jié)構(gòu)圖

6. 刪除空白行

當我們從網(wǎng)頁或其他文檔（如PDF）中復(fù)制一段文字到Word時，很可能會順帶一些不需要的空行出來。這些空行手工刪除很麻煩，而且也不太美觀。

低效操作：將光標移動到空白行上，依次按動Delete鍵刪除。

高效操作：借助“查找替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^p”，“替換為”一欄保持空白。最后點擊“全部替換”即可，煩人的問題一下搞定！

快速刪除空白行

7. 一鍵選擇相同格式文本

選擇相同格式文本的最大用意，莫過于快速高效地統(tǒng)一更改它們的格式了。不過如果文檔很長，傳統(tǒng)選擇是個很痛苦的活兒，還很容易缺項漏項。

低效操作：按住Ctrl鍵一個個選擇。

高效操作：首先選中第一段文本，點擊“開始”標簽→“選擇”，點擊“選擇格式相似的文本”即可。

一鍵選擇相同格式文本

8. 對文檔分頁

文檔編輯過程中，常常遇到手工分頁的問題。傳統(tǒng)方法是通過回車鍵手工“分頁”。不過如果文檔后期有修改時，手工分頁的結(jié)果常常是后段文字格式錯亂，這時又得需要重新排版分頁。

低效操作：直接在段落后面打回車。

高效操作：點擊“插入”→“分頁”。與傳統(tǒng)“回車分頁法”最大的差異是，“插入分頁法”無論前段文字出現(xiàn)過多少的添加與刪減，后一段都會永遠停留在一個新頁面，不會出現(xiàn)段落錯位的情況。

通過“分頁符”分頁

9. 快速錄入中文數(shù)字（財務(wù)人員專用）

財務(wù)工作者常常需要在文檔中輸入大量的中文數(shù)字，雖然現(xiàn)在的輸入法對于中文數(shù)字錄入會有一些便捷方案，但終究很麻煩。其實Word中有一個簡單方法可以快速解決這個問題，這就是“插入”菜單下的“編號”。

低效操作：直接用輸入法敲出中文數(shù)字。

高效操作：首先用小鍵盤打出阿拉伯數(shù)字，然后選中數(shù)字，再點擊“插入”→“編號”，最后從中挑選對應(yīng)的中文數(shù)字類別即可。

快速錄入中文數(shù)字

寫在最后

其實類似的情況在Word中還有很多，很多時候我們常常會被各種“高效”的方法所蒙蔽。而越是這些簡單的方法，常常也是最費力的。正確使用辦公軟件，關(guān)鍵在于在恰當?shù)臅r候選擇恰當?shù)姆椒?，希望今天介紹的這些內(nèi)容對大家有所幫助。