良好的溝通是項(xiàng)目管理中的一個(gè)重要功能，通過(guò)溝通能夠讓雙方獲得想要的信息，但是溝通也是需要花費(fèi)時(shí)間和精力，如果你的努力和精力有限，那么你首先應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注什么？ 下面是項(xiàng)目經(jīng)理需要分析的9個(gè)重要信息，這些信息是指溝通中的固定模式，通過(guò)這種簡(jiǎn)化的溝通定式，可以讓雙方有一個(gè)明確的溝通目標(biāo)，讓溝通雙方都能夠按照一定的原則達(dá)成一致條件，雙方都能夠形成有效的溝通。
當(dāng)項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該讓這個(gè)問(wèn)題盡快解決并消失掉，然而，項(xiàng)目的高層管理者卻往往喜歡了解項(xiàng)目問(wèn)題，那么你應(yīng)該去告訴他們當(dāng)前項(xiàng)目出現(xiàn)了什么問(wèn)題，以及你正在做什么。所以，如果在今后的項(xiàng)目中遇到問(wèn)題，你應(yīng)該及時(shí)向項(xiàng)目利益相關(guān)者提出這個(gè)問(wèn)題，并同時(shí)提供相關(guān)的解決防范或者建議。
你應(yīng)該在項(xiàng)目交付的各個(gè)階段都要向利益相關(guān)者通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，讓他們知道項(xiàng)目的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都在正常進(jìn)行，而這有助于讓他們確信所有的工作都在按照計(jì)劃實(shí)施。這種正常的報(bào)告能夠減少項(xiàng)目中的阻力，當(dāng)項(xiàng)目中各個(gè)利益相關(guān)者在任何時(shí)間段聽(tīng)不到項(xiàng)目中的聲音的時(shí)候，他們就會(huì)去想象最壞的情況，而這往往會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)額外的壓力。
你在項(xiàng)目中已經(jīng)和多少人說(shuō)過(guò)對(duì)不起，但是希望不會(huì)很多。實(shí)際上通過(guò)道歉，可以避免很多沖突，形成較好的項(xiàng)目中的組織氛圍和辦公室政治，當(dāng)然，這種道歉一定要是真誠(chéng)而有效的。
換位思考下，你的利益相關(guān)者們?nèi)绻恢理?xiàng)目的狀態(tài)的情況的時(shí)候，會(huì)不會(huì)感到不放心，所以你要善于運(yùn)用常規(guī)的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，并把這個(gè)作為一個(gè)有效的工具來(lái)進(jìn)行溝通，這種項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告至少每個(gè)月一次，當(dāng)然對(duì)于較為關(guān)鍵的項(xiàng)目利益相關(guān)者，溝通的頻次應(yīng)該更多。
作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你可以很好的看到各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域正在發(fā)生著什么，你需要通過(guò)介紹和傳遞你認(rèn)為對(duì)其他人有用的信息，將項(xiàng)目中的人員互相連接起來(lái)，形成一個(gè)重要的溝通網(wǎng)絡(luò)，而同樣的通過(guò)這張網(wǎng)絡(luò)，可以及時(shí)的了解各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在的變化狀態(tài)，不斷的形成正向的反饋。
謝謝各位項(xiàng)目成員抽時(shí)間來(lái)參加會(huì)議，謝謝職能經(jīng)理安排專家資源解決項(xiàng)目中的重大問(wèn)題，謝謝項(xiàng)目各個(gè)利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的支持，你有幾十個(gè)原因要去和對(duì)方說(shuō)謝謝，這些人在當(dāng)前和你合作，也有可能在今后和你一直合作下去，你需要抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)。
有的時(shí)候，我們必須傳達(dá)壞的消息，如果你不愿意這樣去做的話，你不會(huì)讓項(xiàng)目得到改善。當(dāng)項(xiàng)目成員不能按照預(yù)期執(zhí)行任務(wù)并達(dá)成目標(biāo)的時(shí)候，請(qǐng)與他們進(jìn)行面對(duì)面的溝通（不要通過(guò)電子郵件或短消息），這不是你一個(gè)人的事情，你承擔(dān)著整個(gè)項(xiàng)目的成敗，當(dāng)對(duì)方?jīng)]有滿足你的期望的時(shí)候，你需要和對(duì)方討論如何在下一次獲得更好的結(jié)果。 同時(shí)，你也要這樣對(duì)待你的供應(yīng)商和分包商，你不要去忍受對(duì)方提供壞得服務(wù)讓你得到糟糕的體驗(yàn)，不用擔(dān)心你說(shuō)什么會(huì)引起新的問(wèn)題，如果不這樣做的話，只會(huì)讓你和項(xiàng)目的情況變得更加惡化而且沒(méi)有止境。
你是否對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并獲得成功完成項(xiàng)目任務(wù)所需要的資源，如果沒(méi)有的話，你問(wèn)職能經(jīng)理或者相關(guān)的資源管理部門了么。不要指望項(xiàng)目的發(fā)起人是個(gè)善于讀心的人，能夠了解你當(dāng)前的困難，如果你需要更多的人，更多的錢和更加充足的時(shí)間，那那么就需要大聲的說(shuō)出來(lái)，你可能不會(huì)全部得到它們，但至少你嘗試過(guò)。
項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目中不停的做出決定，這些決定可能是正確的，也可能是錯(cuò)誤的，即使是錯(cuò)誤的，那也比不做決定強(qiáng)，至少確定了某個(gè)方向是錯(cuò)誤的。所以要通過(guò)相關(guān)的解釋說(shuō)明來(lái)向?qū)Ψ秸f(shuō)明你決策的結(jié)果，以便利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員了解是為什么選擇了這條路線而不是另外一條。 好好的運(yùn)用這些定式句子，能夠讓你在溝通中大放異彩！
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