項目管理非常有益。工作節(jié)奏越來越快，人們期望急診室的醫(yī)務(wù)人員一進入病房就能立即分診，挽救危重病患。企業(yè)培訓(xùn)管理者的工作方式與急診醫(yī)生非常類似：在復(fù)雜多變的環(huán)境中，如果希望員工快速成長，提升團隊價值，則需要一個更為靈活的應(yīng)對機制。在任何時候，你都必須清楚什么在阻礙戰(zhàn)略價值的實現(xiàn)；在任何時候，你都能根據(jù)實際情況調(diào)整策略設(shè)計學(xué)習(xí)項目。

獨自一人完成學(xué)習(xí)項目是不可能的。我們需要依靠利益相關(guān)者的幫助完成項目，但他們工作繁重，置身于多重工作中，許多關(guān)鍵問題因為過于復(fù)雜而被略過。例如，誰來審批項目設(shè)計？課程開發(fā)出來誰來修改？什么時候這個學(xué)習(xí)項目可結(jié)束？類似問題因為沒有時間討論而被忽略，這樣會給組織帶來較大風(fēng)險。

如果你不知道員工為何要學(xué)習(xí)，請不要開展學(xué)習(xí)項目。培訓(xùn)管理者首要目標(biāo)都源于一個核心問題：“學(xué)習(xí)者現(xiàn)在不能做得事情，通過培訓(xùn)后能做些什么？”如果你培訓(xùn)的目標(biāo)不是改善或提高績效，那么項目應(yīng)該停止下來。忘掉那些你要培訓(xùn)別人的專業(yè)工具和方法，還是把精力放在那些阻礙你團隊變得更卓越的工作上。

那么，如何有效進項學(xué)習(xí)項目管理呢？我們可以按照以下五個步驟進行：

想要項目成功，需要所有參與人清楚各自的職能。如果有人不清楚自己該做什么，那么他們要么重復(fù)別人的工作，要么遺漏了任務(wù)，他們會認為別人會做。如果沒有清楚定義角色，以上情況總會發(fā)生。

我們要知道，一個角色（如學(xué)習(xí)內(nèi)容設(shè)計師）可以屬于多人，一個人在項目中可以有多種角色（項目經(jīng)理、開發(fā)人員、內(nèi)容專家等）。每個人手上都可能有多個項目要管，每個項目又都需要他人幫助，而別人也有一堆的項目要做。所以，角色定義清楚才能做好項目，才能明確責(zé)任，建立信任，提高效益。

在項目管理中，有三個角色對項目的成功至關(guān)重要：

項目發(fā)起人負責(zé)向組織交付預(yù)期商業(yè)價值。他要持續(xù)關(guān)注開展該項目會給組織帶來多少收益或需要投入多少成本。項目很有可能在啟動后并沒有按照預(yù)想的那樣持續(xù)下去。必要時項目發(fā)起人有責(zé)任取消該項目。發(fā)起人通常是戰(zhàn)略制定者，應(yīng)當(dāng)負責(zé)項目治理（如有必要，批準可交付成果和變更）并與其他負責(zé)人就項目進展進行溝通。很多時候，如果發(fā)起人不清楚自己的角色，那么項目經(jīng)理應(yīng)小心幫其做好角色認知。

每個項目應(yīng)該有且只有一位項目發(fā)起人，如果有多位發(fā)起人的話，會使項目治理混亂，造成返工。如無發(fā)起人，則無項目。如果有人讓你做一個沒有發(fā)起人的項目，趕緊停下來。有時你可能沒有機會接觸到項目發(fā)起人，那你只能通過你的老板或上級來做聯(lián)系工作。這種“電話溝通游戲”會給溝通帶來很大風(fēng)險，溝通不暢會造成更多的返工。堅持定期同項目發(fā)起人開會有助于培養(yǎng)良好的互動關(guān)系。

項目經(jīng)理帶領(lǐng)并管理項目，但對項目沒有所有權(quán)，所有權(quán)屬于企業(yè)。項目經(jīng)理應(yīng)該對項目懷有極大的熱情，在項目商業(yè)論證出現(xiàn)問題時，項目經(jīng)理知道何時向發(fā)起人升級。由于項目經(jīng)理參與項目日?；顒樱詫栴}和可能的解決方案會有清晰的了解，項目方案交由發(fā)起人審批。項目經(jīng)理專注細節(jié)，發(fā)起人則放眼戰(zhàn)略和未來。

每個項目應(yīng)該有且只有一位項目經(jīng)理。有一段時間曾經(jīng)嘗試安排兩位項目經(jīng)理管理項目，但效果不佳。項目雖然完成了，但是花了兩倍的時間。項目經(jīng)理這個稱謂不是給你升職或是一個榮譽職位，它只是項目中的一個角色。項目完成不需要自我主義，項目成員同項目經(jīng)理一樣重要，項目經(jīng)理應(yīng)將成員視為隊友，而不是仆人。

項目成員按照項目需要完成一些任務(wù)。以前，項目成員只專注做一個項目。今天不再是 這樣的情況了。項目成員既可以從項目中獲利，也可以給項目提供幫助（幫助項目完成），但是，項目不是他唯一的職責(zé)。大多數(shù)項目成員是真正的利益關(guān)系著。他們有自己的工作，不會讓你隨叫隨到，也不會讓做什么就做什么。

項目經(jīng)理面臨的最嚴峻的挑戰(zhàn)是同利益相關(guān)者維護好關(guān)系，讓他們始終對項目充滿熱情，全情投入。項目章程是用來幫助人們達成共識，哪些人是項目利益相關(guān)者，在項目的哪個階段交付人什么、接收什么。項目計劃通知利益相關(guān)者在什么時間需要他們提供幫助。

這一步要解答的問題是“為什么公司花錢做這個項目而不是用來做其他的事情”，由項目發(fā)起人負責(zé)回答。在這個項目階段，項目經(jīng)理編寫項目章程，項目章程也是這個階段的交付物。該章程就成了項目參與者的統(tǒng)一語言，每個人都清楚該項目的商業(yè)目的，以及該項目的背景。以下是編寫項目章程的關(guān)鍵成功要素：

■首先是商業(yè)目標(biāo)。對項目而言，這是關(guān)鍵的需求—要么可以增加營業(yè)收入，要么可以減少開支。有時，兩者都能滿足，但只有一個是優(yōu)先的，這需要項目發(fā)起人選擇其中一條。

■要花費大量時間來定義項目范圍圖。如果這項工作做好了，就像太陽的光芒從中心放射出來。該關(guān)鍵文檔包含：復(fù)雜項目溝通、識別所有利益相關(guān)者需求、預(yù)測尚需完成的任務(wù)、為項目溝通和項目治理奠定基礎(chǔ)。

■對項目抱怨最多的是項目范圍蔓延。利益相關(guān)者不斷地增加需求，使項目變得越來越大。這是公司的項目，不是你們的。項目經(jīng)理不必說“不”，而利益相關(guān)者會說“是的，這會帶來什么樣的影響”。每一個變更都會增加新工作，這樣就要花費更多的時間和資源，或者為了保證進度，你不得不犧牲其他的需求。最終還是交由項目的所有者—項目發(fā)起人來做決定。

■在培訓(xùn)發(fā)展項目中，項目的目標(biāo)就是培訓(xùn)目標(biāo)加上其他可交付成果：LMS界面，在線學(xué)習(xí)軟件、硬件等。項目目標(biāo)就是培訓(xùn)目標(biāo)的承諾。應(yīng)設(shè)定明確的、可量化的目標(biāo)，在項目結(jié)束時，用其評價項目是否完成和成功。明確的目標(biāo)會使項目收尾工作變得容易，而不會無休止地淹沒在變更之中。

風(fēng)險是件大事。花一些時間測測風(fēng)險，然后決定能夠做些什么預(yù)防風(fēng)險發(fā)生。如果可以，應(yīng)當(dāng)確保在項目規(guī)劃中把這些想法以任務(wù)的形式表現(xiàn)出來。

制定一個清晰的項目溝通（項目狀態(tài)和組織變革）和項目治理（誰審批什么）計劃，可以幫助你減少重復(fù)工作時間，減輕壓力。

嚴格來講在項目章程上花的時間不要超過一小時。先列出一個大綱，然后持續(xù)改進。項目結(jié)束前項目章程只是個草案。它是框架性的， 是會變的。如果沒有變，那你做的項目就不是一個真正的項目。

關(guān)于如何使用規(guī)劃這這個詞，一直存在疑惑。許多公司將項目規(guī)劃理解為項目任務(wù)的進度規(guī)劃。在你的公司里，搞清楚項目規(guī)劃的含義，無論你怎么稱呼，是時候確定由誰在什么時間點完成每項任務(wù)了。

有了項目章程之后，你和項目利益相關(guān)者就明白了要面對什么，接下來準備建立項目規(guī)劃。當(dāng)你有了一項任務(wù)、一位負責(zé)人和一個日期的信息后，進度表就可以確定下來了。創(chuàng)建進度表難度不小。再次強調(diào)，如果你認為比較簡單，要么你不了解細節(jié)，要么你做的項目糟糕透頂。制定進度表就像玩“數(shù)獨”：你要先掂量掂量各項任務(wù)，最終會按照特定的順序執(zhí)行。人員，完成任務(wù)需要哪些人員，哪些人員在時間安排上會有沖突；日期，因為在你知道其他信息前，你最可能從到期日開始工作。你不能像制定項目章程那樣在一個小時內(nèi)編完進度表，只有等到項目結(jié)束，進度表才算完成。

相比較一開始就啟動整個項目，如果先把項目分解成幾個任務(wù)組，這樣做會更容易些。這些任務(wù)組用里程碑來標(biāo)注。每個里程碑都意味著完成一個任務(wù)組的日期。你可以使用里程碑從項目完成日期拿到推來制定規(guī)劃?；蛘撸阋部梢詮拈_始日期順延到一個建議的完成日期來制定規(guī)劃。不過這種做法現(xiàn)在比較少見。

可以使用方法論找出里程碑及任務(wù)，其中一個培訓(xùn)的例子就是ADDIE。方法論提供了一套里程碑和任務(wù)的清單，該清單由他人創(chuàng)建，你可以借鑒。你可用該清單作為項目的起點，不過你不會用到清單中的任務(wù)。SAM（艾倫互動公司）是另一個例子，一種敏捷項目方法。每種方法都有優(yōu)缺點，而項目目標(biāo)和限制因素將決定哪種方法更適用，除此之外沒有什么新技術(shù)。

人們會努力構(gòu)思任務(wù)，通過頭腦風(fēng)暴找出需要完成的任務(wù)。無論你是用思維導(dǎo)圖、即時貼、工作任務(wù)分解、時間表或其他方法，要找出最適合你的工具。不同的人偏好不同的方法，不要公局限于頭腦風(fēng)暴，這種方法可能不適合你。這里沒有什么標(biāo)準方法，即使有人對你說有標(biāo)準方法。

一旦構(gòu)思出任務(wù)，就可以開始解決問題了。這就是為什么使用即時貼會更效。有時候任務(wù)可串行，如果有其他人幫忙，任務(wù)也可以并行。

現(xiàn)在已經(jīng)沒有全身心投入的項目團隊了，由項目章程中的范圍圖定義的項目利益相關(guān)者將分配任務(wù)給他們。任務(wù)并行可以節(jié)省很多時間，因為很多人都可以參與完成任務(wù)。在項目管理中，你不可以為多任務(wù)處理安排項目進度。有研究表明，當(dāng)你進行多任務(wù)處理時，往往需要更多的時間來完成任務(wù)。

當(dāng)你確認了任務(wù)和順序后,“迷你版”的項目進度計劃也就完成了，此外每項任務(wù)還要有完成日期和負責(zé)人—一個任務(wù)、一個日期、一個人名。

如果你是供應(yīng)商或在公司內(nèi)部干活也要收費的部門，那你就需要估算項目成本，這需要你計算完成每項任務(wù)的時間和單位時間的費率。如果要求你用工時表來跟蹤工時及收費，你需要按照實際發(fā)生的時間來計算工時，兩種方法是有區(qū)別的。區(qū)別在于“計劃”時間和“實際”時間。正如你所知道的，兩者永遠不會一樣。

一旦完成了項目規(guī)劃的起草工作，你需要把它存儲在一個地方且易于更新。最好從Excel開始，它可以輕松分類、溝通任務(wù)及跟進項目進度。對于比較復(fù)雜的項目或經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理，還可以使用基于云存儲的工具。最常用和最復(fù)雜的就是微軟的Project管理工具。對于熟悉它的人來說，它是一個功能強大的工具。而對于不熟悉它的人，需要花費不少時間熟悉它。

以下是成功創(chuàng)建項目規(guī)劃（或進度）的關(guān)鍵要素：

■用箭頭從范圍圖中去發(fā)現(xiàn)項目任務(wù)，還能在第一時間幫你頭腦風(fēng)暴。項目章程和項目規(guī)劃必須保持一致。

■如果你決定在項目章程中做風(fēng)險減輕（預(yù)防風(fēng)險發(fā)生），那么項目規(guī)劃中就應(yīng)包含相應(yīng)的任務(wù)去應(yīng)對風(fēng)險。

■還應(yīng)該包含利益相關(guān)者溝通（溝通計劃）和項目決策及項目審批（項目治理計劃）。

■最后做一個檢查，確保完成項目目標(biāo)所需的所有事項都有人完成。

當(dāng)你完成了項目章程和項目規(guī)劃—就目前而言（它們會隨著項目的推進而變更）—你會覺得項目已經(jīng)完成，其實它還沒有真正開始。項目中最困難和最需要勇氣的部分即將展開。

你可以創(chuàng)建很多需要管理的工作，而它們需要你對項目進緊密跟蹤。最后，你希望項目沒有出現(xiàn)偏差（假設(shè)客戶也希望項目沒有偏差）。當(dāng)項目對于整個商業(yè)目標(biāo)已經(jīng)失意義時，你想知道何時可將問題升級到項目發(fā)起人。比如，你為一個新產(chǎn)品的推出而開發(fā)在線學(xué)習(xí)模型，結(jié)果新產(chǎn)品測試效果不理想，可能導(dǎo)致新產(chǎn)品胎死腹中。有很多項目已不需要，但仍然會繼續(xù)，這種情形很瘋狂，但又真實存在。很明顯，在這些案例中，完全沒有溝通。

花哨的軟件或工具在項目管理階段是不能幫到你的。事實上，當(dāng)事情開始變得不確定時，它們往往起不到任何作用。作為項目經(jīng)理，此時能做的就是了解人們要做什么，協(xié)助把事情做好。溝通非常重要，影響力也同樣重要。作為項目經(jīng)理，你需要不停地去協(xié)商，協(xié)商資金、時間和范圍。為了推進項目完工，你需要對內(nèi)容時時進行調(diào)整。

在項目管理階段，有一個挑戰(zhàn)就是你在項目中除了扮演項目經(jīng)理角色外還要扮演其他角色。比如，人們參與課程開發(fā)時，可以是項目經(jīng)理，也可以是開發(fā)者、攝像師、測試員，或者是LMS系統(tǒng)上傳者。在項目中，人們很容易投入這些角色中而忽略了項目管理的工作。

請記住以下項目管理的成功要素：

■安排你的日程?；陧椖匡L(fēng)險，給自己留些“思考”項目的時間。風(fēng)險越高，越是需要頻繁地預(yù)留時間。找個安靜的地方，利用喝咖啡的時間，定期更新項目章程或項目規(guī)劃?！斑@是周一的早上，你知道項目進展到哪了嗎？”保持時間的神圣性。

■壞消息早知道就是好消息。不要試圖控制項目（在某些節(jié)點上）?？刂撇⒂绊懩愕拇竽X完全關(guān)注短期內(nèi)的各種問題會讓項目迷失方向。當(dāng)你聚焦在控制時，你的壓力水平會讓你不能適應(yīng)項目。

■提問，提問，還是提問。在客戶面前不用躲躲閃閃，這樣的話在他們再次變更之前，你還可以做成一件事情。當(dāng)你壓力過大時，學(xué)會和大多數(shù)人溝通，讓你的選擇和決定與需求更好的匹配。

■挫敗感是項目中很常見的狀態(tài)。大腦會嘗試解決未盡事宜（認知失調(diào)）。比如，如果我承諾完成五項任務(wù)，最終完成了四項，你的不滿會迫使你追問我第五項任務(wù)。項目也是如此，你希望它簡單且全部完成，而現(xiàn)實往往會阻礙項目完成。

■有點兒壓力是好事。像杰出運動員那樣利用好挫敗感，即對自己的進步感到滿意，同時也清楚還可以做得更好。做項目也是如此。 

該項目階段包含了三個重要的組成部分：項目移交、項目收尾和項目回顧。

缺少項目移交是項目上線失敗的最主要的原因。項目完成了，但可悲的是無人使用。IT系統(tǒng)建好了，但沒人花時間學(xué)習(xí)如何使用它。根據(jù)商業(yè)需求創(chuàng)立的課程，但是沒人報名參加課程。新產(chǎn)品研制出來了，但是營銷材料沒有設(shè)計好，導(dǎo)致銷售無法實現(xiàn)。如果這些發(fā)生在你的項目中，說明項目移交計劃沒有做好，同時在項目結(jié)束之前移交計劃沒有得到批準。以下是如何對一個在線學(xué)習(xí)課程進行移交的清單：

誰來接管市場營銷、注冊和維護新的在線學(xué)習(xí)課程的流程？

誰來把新課程上傳到LMS？

你會培訓(xùn)誰來做在線學(xué)習(xí)模塊的素材（如創(chuàng)作包、圖表集），使課程得以維護？

情緒低落的項目經(jīng)理常常抱怨這樣的問題：“當(dāng)客戶不停地變更項目，我怎么樣結(jié)束項目??？”如果該種情況在項目中較晚出現(xiàn)，那么你在解決問題時往往會遇到?jīng)_突。

在項目章程中，其中的一個可交付成果就是治理計劃。這個計劃明確定義了誰會批準項目最終成果，其實就是項目如何收尾。治理計劃為項目順利收尾奠定了基礎(chǔ)，范圍圖表量化了哪些包含在項目里，哪些不包含在項目里，項目目標(biāo)定義了項目可量化的可交付成果。如果項目范圍、目標(biāo)和治理計劃發(fā)生了變更，項目章程則是變更協(xié)商的基礎(chǔ)。不能保證項目章程和項目計劃時刻處于最新狀態(tài)導(dǎo)致項目很難實施。你唯一的辦法就是返回，先就項目章程達成一致，明確項目收尾的含義是什么。

項目后回顧是提升項目管理能力的最簡便、最快捷的方式。雖然你在其他利益相關(guān)者參與項目的時候可以學(xué)習(xí)到很多東西，但你自己再回顧一下項目，仍然是非常有用的。

項目回顧面臨的最大挑戰(zhàn)是該項目已經(jīng)結(jié)束，而又有新的項目要開始。要在開始其他工作之前停下來回顧結(jié)束的項目，是不容易的。在項目進行中，可以定期停下來做一個小型的回顧，而不要等整個項目完成才開始回顧。

以下是項目回顧時幾個簡單而有效的問題：

列出你在項目中產(chǎn)生的負面情緒。按照強烈程度排列出1到10（最高）級。

列出三件產(chǎn)生負面情緒的事情。

列出你在項目中產(chǎn)生的積極情緒。按照強烈程度排列出1到10（最高）級。

列出三件產(chǎn)生積極情緒的事情。

以情緒和級別為起點，可以幫助你喚起項目的回憶，而不只是想起項目的后期。這樣更容易識別出項目中重要的事情（觸發(fā)事件），以積極情緒來結(jié)束可以強調(diào)項目中好的部分和不理想的部分。以上問題很方便在線上或用郵件調(diào)研。

以下是能順利完成項目的重要因素：

距離項目收尾近在咫尺，此時與項目利益相關(guān)者溝通最為困難，因為他們也距離項目近在咫尺。堅持與利益相關(guān)者溝通，直到客戶愿意給予更多的時間或預(yù)算來完成變更的項目范圍。

項目管理的回顧階段應(yīng)包含從項目管理流程中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，還包含評估項目可交付成果的質(zhì)量投資（投資回報率），兩者都需要，回顧的時候可以串行，也可以并行，不同的人，方法也不同。

另一個在項目收尾和回顧時非常有用的事情就是，找出可復(fù)用的項目文件/工具等，有助于快速開展其他項目。如果你剛完成一個大型在線學(xué)習(xí)項目，可將此次項目章程、項目規(guī)劃復(fù)用到以后的項目中。和團隊分享你的項目章程和項目規(guī)劃將更加有效。復(fù)用的時候，需做適度的調(diào)整?；ㄒ恍╊~外的時間將項目章程和規(guī)劃存檔，供他人在開始新項目時使用。

慶祝一下。即使只花幾分鐘，也要記得感謝每一位在正式或非正式場合認識的人。良好的人際關(guān)系有助于項目的平穩(wěn)推進，沒有誰可以獨立完成一個項目。