1、確定管理費成本構(gòu)成的注意事項。

物業(yè)管理費的構(gòu)成并不是一成不變的，具體到核算某個特定物業(yè)的管理費時，由于各個物業(yè)的具體情況不同，要根據(jù)該物業(yè)和實際情況，在上述構(gòu)成內(nèi)容中進(jìn)行必要的增減，同時要注意以下幾點：

(1)要盡量詳細(xì)，把具體消耗或支出費用分解得越具體越詳細(xì)，才越真實。(2)盡量全面，不要漏項，比如測算大型固定資產(chǎn)更新儲備金時，往往容易忽視外墻面更新和電纜更新項目;在消耗材料測算時，往往容易忽視水泵連接管道的法蘭盤和軟接頭等隱蔽性強的項目。

(3)測算依據(jù)盡量準(zhǔn)確，比如固定資產(chǎn)和大型設(shè)備的折舊年限，有些項目費用的市場單價標(biāo)準(zhǔn)等盡量準(zhǔn)確，不用或少用估計值，對于有些無法或不易確定具體數(shù)據(jù)的，需運用模糊數(shù)學(xué)原理確定時，其隨機采集資料的點、面布局要合理，要有充分代表性。

2、收集原始數(shù)據(jù)

管理費的核算要做到合理、準(zhǔn)確，對原始數(shù)據(jù)和資料的收集至關(guān)重要。在測算各系統(tǒng)大型設(shè)備更新儲備金時，要收集包括原始價格、運輸、安裝、調(diào)試費在內(nèi)的設(shè)備原值、設(shè)備功率參數(shù)和設(shè)備使用壽命等資料;在測算低值易耗材料時，要計算出各類材料的詳細(xì)數(shù)量和對市場價格進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，如計算公共照明系統(tǒng)時，要查清所有公共部分的燈泡、燈頭、燈管、繼電器、燈箱、燈罩、開關(guān)、閘盒、電表等的數(shù)量及它們各自的平均使用壽命和市場售價;其他關(guān)于工資水平、社會保險、專業(yè)公司單項承包、一般設(shè)備固定資產(chǎn)折舊率、折舊時間等等，均應(yīng)嚴(yán)格按政府和有關(guān)部門的規(guī)定和實際支出標(biāo)準(zhǔn)及有效依據(jù)。

物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)管理過程中發(fā)生的各項支出，稱為物業(yè)管理費用。對物業(yè)管理費用的核算，是物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理工作的一項重要內(nèi)容。一項物業(yè)投入管理運行之前，必須核算管理費用;運行一年后，還要根據(jù)上年運行情況進(jìn)行調(diào)整。費用標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算方案要經(jīng)物業(yè)管理企業(yè)審閱并提交業(yè)主管理委員會討論審核通過后，方可執(zhí)行。

物業(yè)管理費用標(biāo)準(zhǔn)的測算可用下列簡單公式表示：

式中P——所得的物業(yè)管理費用標(biāo)準(zhǔn)(元/月·米);

——單項費用(元/月);

——費用項數(shù)(=1，2，3，…，n);

∑——所有單項費用之和;

S——參加測算的物業(yè)總面積(米)。

前面列出了許多費用項目，但并不是全部。具體到核算某一特定物業(yè)的管理費用標(biāo)準(zhǔn)時，由于物業(yè)類型不同，可能只是上述費用項目的一部分。總的說來，要想得到一個較為適用的費用標(biāo)準(zhǔn)，除了合理測算每項費用外，關(guān)鍵是既不要漏項也不要重復(fù)。

為了測算與收費管理的方便，一般又將上述項目按管理專業(yè)和專用設(shè)備歸類分別核算，即分為如下12類：行政辦公費、一般公共設(shè)施維護(hù)費、電梯費、空調(diào)費、環(huán)衛(wèi)清潔費、綠化費、保安費、電視系統(tǒng)費、保險費、更新儲備金、物業(yè)管理公司酬金、稅費等。

1、行政辦公費的核算。

行政辦公費的核算可以用全年的費用總和來折算出每月的費用，即：全年費用/12。物業(yè)管理公司根據(jù)上年的年終決算數(shù)據(jù)很容易就得到這一數(shù)值。

行政辦公費的構(gòu)成為：

(1)行政辦公人員費用，包括工資、津貼、保險和服裝費等;

(2)文具、辦公用品費;

(3)車輛使用費，包括油費、維修費、折舊費;

(4)節(jié)日裝點費;

(5)公共交際費;

(6)宣傳廣告費;

(7)一切雜項費用。

2、一般公共設(shè)施維護(hù)費的核算。

一般公共設(shè)施維護(hù)費的構(gòu)成為：

(1)人員費用，包括管理人員、技師、工人等各類人員的工資、津貼、保險和服裝費等;

(2)公共照明系統(tǒng)的電費和維修費;

(3)抽、送風(fēng)機的電費和維修費;

(4)給排水的電費和維修費;

(5)供配電、發(fā)電系統(tǒng)設(shè)備維修費;

(6)消防系統(tǒng)維修費;

(7)公共建筑、道路維修費;

(8)以上(2)～(7)項的不可預(yù)見費，按10%計。

3、電梯費的核算。

(1)電梯運行電費=

式中n——電梯數(shù);

W——每部電梯功率(千瓦);

24——一天24小時;

a——電梯使用系數(shù)，由于寫字樓、商場、公寓的電梯使用時間和頻率不同，會有差別，它可以通過統(tǒng)計的方法進(jìn)行估算，a約在0.3～0.6之間;

30——每月天數(shù);

——電費單價(元/度)。

(2)電梯維修費，包括材料和專門人工費。

(3)以上(1)、(2)項的不可預(yù)見費，按10%計。

4、空調(diào)費的核算。

(1)空調(diào)運行電費。中央空調(diào)的公共用電有主機和輔機(水泵、冷卻塔等)兩部分，所以：

空調(diào)運行電費=

式中——主機臺數(shù);

——主機功率(千瓦);

——主機的負(fù)荷系數(shù);

——水泵臺數(shù);

——水泵功率(千瓦);

——冷卻塔電機臺數(shù);

——冷卻塔電機功率(千瓦);

——輔機的負(fù)荷系數(shù);

T——每天空調(diào)工作時間;

——電費單價(元/度)。

(2)水費。

(3)維修費(僅指公共部分，各業(yè)主戶內(nèi)風(fēng)機由業(yè)主負(fù)責(zé)費用)，包括材料和人工費用。

(4)以上(1)～(3)項的不可預(yù)見費，按10%計算。

5、環(huán)衛(wèi)清潔費的核算。

(1)人工費，包括管理人員及工人的工資、津貼、保險和服裝費等。

(2)清潔機械材料費。其中大型清潔機械，如大樓幕墻清潔設(shè)備、打蠟拋光機等，按價值和使用年限折算出每月的折舊費用;日常易耗品及工具，每月作預(yù)算。

(3)垃圾桶購置費。

(4)垃圾清倒費。

(5)化糞池清理費。

(6)水池清潔費。

(7)清潔環(huán)衛(wèi)所需的其他費用。

6、綠化費的核算。

(1)人員費用，包括管理人員、技師、工人的工資、津貼、保險和服裝費等。

(2)綠化工具、材料(如化肥、除草劑等)費。

(3)綠化用水費。

(4)園林景觀的再造費用。

7、保安費的核算。

(1)人員費用，包括工資、津貼、保險、服裝、器械、床鋪等。

(2)保衛(wèi)系統(tǒng)設(shè)備，包括電費和維修費。

(3)日常保衛(wèi)器材費，如警棍、電池等。

8、電視系統(tǒng)費的核算(非有線電視公司提供)。

(1)電費。

(2)維修費。

(3)節(jié)目租用費。

9、保險費的核算。

及時投購保險是物業(yè)管理中不可忽視的方面，切不可怠慢或存僥幸心理，一旦由于某種災(zāi)害造成了物業(yè)總體的破壞，而無資金及時修復(fù)，那將是物業(yè)管理公司的嚴(yán)重失職，它會因此而喪失管理資格，而業(yè)主所蒙受的損失更是無法彌補的，所以必須加倍重視。

險種的選擇是根據(jù)所管物業(yè)的類型和使用性質(zhì)來決定的，同時要考慮業(yè)主的意愿和承受能力。業(yè)主如有異議，則必須經(jīng)過業(yè)主管理委員會或業(yè)主大會討論決定，形成有關(guān)文件。一般對于多層公寓、別墅小區(qū)，只對配套的水電設(shè)施投保，以便萬一受到地震、臺風(fēng)、火災(zāi)等破壞時能及時修復(fù)。對于高層寫字樓、商場、酒店等，則必須投購大廈財產(chǎn)保險，包括土建、裝修和設(shè)備，一般可按樓宇的總造價來投保。對于商場、酒店的管理，還需投購公共責(zé)任險。對于一些特殊設(shè)備(如高層公寓的電梯)要投保?？傊?，綜合考慮安全、經(jīng)濟(jì)、地區(qū)特點、業(yè)主承受能力等諸多因素，審慎地選擇投保險種，是搞好物業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)。

分?jǐn)偟谋ｋU費=MX/S

式中M——投保總金額;

X——保險費率;

S——保險受惠物業(yè)的總面積。

10、更新儲備金的核算。

物業(yè)的配套設(shè)備都有一定的安全使用壽命，到時候就得更換(否則可能會釀成災(zāi)害)。一下子向業(yè)主籌集這筆費用，業(yè)主可能難以承擔(dān)，所以物業(yè)管理企業(yè)有責(zé)任從物業(yè)投入使用開始就逐年保存這部分費用，以備不時之需，這是物業(yè)管理費重要的構(gòu)成部分。從所有權(quán)關(guān)系上講，這筆款項是業(yè)主的共有財產(chǎn)，所以要在銀行單獨立賬，由業(yè)主管理委員會和物業(yè)管理企業(yè)共同管理。當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)更換時，此筆款項必須移交給新的物業(yè)管理企業(yè)。物業(yè)管理企業(yè)使用這筆款項，必須經(jīng)過業(yè)主管理委員會的審批。

更新儲備金包括各種公用設(shè)備設(shè)施、電梯、空調(diào)設(shè)備、保安系統(tǒng)、電視系統(tǒng)的更新儲備金。其核算以空調(diào)設(shè)備為例如下：

空調(diào)設(shè)備的更新儲備金=

式中——空調(diào)設(shè)備購置費;

——空調(diào)設(shè)備安裝費;

Y——空調(diào)設(shè)備正常使用年限;

——帶空調(diào)的物業(yè)面積。

11、物業(yè)管理公司酬金的核算。

上述10項費用都是管理所需的實際支出，是沒有利潤的。物業(yè)管理企業(yè)作為一個企業(yè)實體，要有合理的利潤，否則將會失去經(jīng)營的動力。酬金的比率可根據(jù)管理的水平、管理成效，由物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主管理委員會商定。一般服務(wù)性行業(yè)的利潤率在8%～15%之間。這筆費用就是以上10項費用之和為基數(shù)，乘以酬金比率即可。

12、稅費的核算。

包括物業(yè)管理公司應(yīng)繳納的各項稅費。

(一)物業(yè)管理費的性質(zhì)

物業(yè)的價值是通過物業(yè)的交換和在對物業(yè)的管理服務(wù)過程中體現(xiàn)出來的，物業(yè)的屬性決定了其管理作為服務(wù)產(chǎn)品的商品屬性;而物業(yè)管理費作為服務(wù)產(chǎn)品價值的貨幣表現(xiàn)，主要是用來進(jìn)行對物業(yè)服務(wù)的市場交換，所以它首先具有商品交換的屬性。同時由于物業(yè)所有人花錢購買的是服務(wù)產(chǎn)品，物業(yè)管理企業(yè)提供的是對其物業(yè)和配套設(shè)備、設(shè)施的管理以及對物業(yè)所有人和使用人的服務(wù)，所以物業(yè)管理費又具有所有權(quán)和監(jiān)督權(quán)歸物業(yè)所有人，使用管理權(quán)歸物業(yè)管理企業(yè)的權(quán)屬分離性質(zhì)。再者，由于物業(yè)管理費具有取之于民、用之于民的特點，就必然要求其單獨核算，?？顚Ｓ?，使其形成了物業(yè)管理費用途單一的性質(zhì)。

(二)物業(yè)管理費的使用原則

物業(yè)管理費既然是取之于民，應(yīng)是全體業(yè)主共有的，物業(yè)管理人員只具有保管、儲存這項經(jīng)費的權(quán)利，因此為使物業(yè)管理費能夠充分、合理、節(jié)約地使用，應(yīng)堅持以下使用原則。

1.取之于民、用之于民的原則。在保證物業(yè)管理企業(yè)合法利潤后，均應(yīng)全部用之于民。

2.為業(yè)主和非業(yè)主使用人服務(wù)的原則。為業(yè)主和非業(yè)主使用人服務(wù)是物業(yè)管理的根本目的。

3.實行分類儲存、專款專用的原則。各項不同的物業(yè)管理費籌集以后，還需要妥善管理，實行分類儲存，專款專用。房屋本體維修基金、公用設(shè)施專用基金的使用還須與業(yè)主委員會或建設(shè)單位商量，并得到他們的同意。

4.堅持合理、節(jié)約使用原則。物業(yè)管理企業(yè)要本著對業(yè)主和非業(yè)主使用人負(fù)責(zé)的精神，合理、節(jié)儉使用各項資金，使每一分錢都發(fā)揮效益。

5.堅持高度透明化原則。物業(yè)管理費的使用賬目應(yīng)高度透明化，堅持定期張榜公布各項資金的使用情況及盈虧狀況。

(三)物業(yè)管理費的使用范圍

物業(yè)管理費應(yīng)全部用于物業(yè)管理的各個方面：

(1)物業(yè)管理企業(yè)員工的工資、獎金、福利及社會保險金;

(2)物業(yè)管理企業(yè)辦公費用;

(3)機電設(shè)備、消防系統(tǒng)的維修保養(yǎng);

(4)公共設(shè)施維修保養(yǎng);

(5)園庭綠化管理;

(6)環(huán)境保潔;

(7)治安保衛(wèi);

(8)社區(qū)文化;

(9)公共服務(wù);

(10)公共水、電費;

(11)節(jié)日慶典;

(12)其他為管理物業(yè)而發(fā)生的合理支出。