歷經(jīng)一個(gè)周期的艱苦磨練，恭喜你進(jìn)入整理材料的第二階段。這一階段，顯著的特征就是看誰(shuí)的材料都不如自己。因?yàn)榻?jīng)過一段時(shí)間的整理材料，你接觸了這段時(shí)間不同階段，不同類別的政府公文，無(wú)論是報(bào)告、講話、文件、經(jīng)驗(yàn)材料、調(diào)研報(bào)告，還是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的述職報(bào)告和一切私人性的材料。該接觸的基本都接觸到了，該寫的都寫了，甚至寫了N遍了，掌握了政府公文的整理方法和竅門，心理開始覺得，原來(lái)材料沒啥難滴。翻過別人的材料一看，不就那么回事嗎，我不也這么寫的嗎，我看他寫的還不如我呢？這就好比你開車剛剛熟練，一上道的速度肯定比新手和老手快得多，這可是個(gè)危險(xiǎn)期。此刻，我忠心奉勸有此心理的仁兄義妹，一定保持戒驕戒躁的心理狀態(tài)，虛心學(xué)習(xí)，不斷提高文字綜合能力，奠定你在文字方面的主導(dǎo)地位，木秀于林（先不管風(fēng)吹不吹）。言歸正傳，就文字材料本身，想提高，得從哪些方面入手，暫且談?wù)劥譁\體會(huì)。

立題高遠(yuǎn)，力求一個(gè)“新”字

文章的標(biāo)題就是文章的眼睛。就材料而言，最吸引人的，能夠體現(xiàn)材料新穎于別人，莫過于標(biāo)題了。有經(jīng)驗(yàn)的秘書都知道，當(dāng)一篇文字材料拿到手里，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是秘書，首先翻閱的就是文章的大小標(biāo)題。這個(gè)標(biāo)題，實(shí)際上就是整篇材料的“招牌”，必須立足實(shí)際，著眼高遠(yuǎn)，準(zhǔn)確無(wú)誤，新穎超前。本人在整理材料時(shí)，最注重的就是標(biāo)題的研究。

文章的一級(jí)標(biāo)題大致可以分為三類：一是政府工作報(bào)告、述職報(bào)告等類別的固定標(biāo)題；二是“在XX會(huì)議上的講話”模式的簡(jiǎn)潔標(biāo)題；三是以經(jīng)驗(yàn)材料為代表的觀點(diǎn)性標(biāo)題，如“延伸領(lǐng)域，拓寬渠道，全面提升招商引資水平”。還有一種帶副標(biāo)題的標(biāo)題，多數(shù)用于通訊報(bào)道，多數(shù)屬記者發(fā)稿模式，機(jī)關(guān)接觸不算多。文章的二級(jí)標(biāo)題，也就是每個(gè)部分的大標(biāo)題，視材料類別可以分為一句話的，兩句話的，一段話的。這個(gè)標(biāo)題的長(zhǎng)短，視領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人喜好而選擇。從我服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣看，總結(jié)類的用一句話，部署或者說明工作類的用兩句話。我看的資料里，多數(shù)基本都是如此。三級(jí)標(biāo)題同二級(jí)標(biāo)題。四級(jí)標(biāo)題屬于基礎(chǔ)的文字概括，我基本都用一句話標(biāo)題，長(zhǎng)了會(huì)有沉重感，這一點(diǎn)老秘們應(yīng)多有體會(huì)。

在擬定標(biāo)題時(shí)，我覺得，要注重五個(gè)性：

一是政治性。政府機(jī)關(guān)的文字材料是為政治服務(wù)的，必須緊隨政治走向，圍繞大政方針。

二是實(shí)踐性。機(jī)關(guān)的文字材料基本都是總結(jié)、部署、說明工作的，必須有實(shí)踐操作性。如果脫離工作實(shí)際，再有理論高度民主，也是一些大官話，大套話，空喊大口號(hào)。

三是概括性。標(biāo)題一定是下面內(nèi)容的高度提練和概括。如果標(biāo)題蓋不住內(nèi)容，文不對(duì)題，那就有點(diǎn)所問非所答的味道了，文章是不可能高質(zhì)量。

四是新穎性。很多領(lǐng)導(dǎo)都不喜歡陳詞濫調(diào)，所以標(biāo)題盡量不要太大眾化。比如“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)”這個(gè)詞，基本上講話類文章最后一個(gè)題都是這個(gè)，何不妨換成“建立完善覆蓋各級(jí)組織的領(lǐng)導(dǎo)體系”，表述的都適宜個(gè)意思。建議多動(dòng)腦，常創(chuàng)新。

五是統(tǒng)一性。就是并列關(guān)系的標(biāo)題，盡量統(tǒng)一格式，統(tǒng)一語(yǔ)言，顯得文章整齊劃一，干凈利落。杰出代表作是黨的十八大報(bào)告前面的總結(jié)部分。我習(xí)慣的標(biāo)題形式就是“以XX為標(biāo)志，XX有新提升；以XX為標(biāo)志，XX實(shí)現(xiàn)新跨越；以XX為標(biāo)志，XX取得新進(jìn)展”，或者“強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)招商引資和項(xiàng)目建設(shè)，拉動(dòng)經(jīng)濟(jì)加快發(fā)展；強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)工業(yè)經(jīng)濟(jì)高速高效運(yùn)行，加快工業(yè)興市步伐；強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展，建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村”這一類的標(biāo)題，領(lǐng)導(dǎo)比較認(rèn)可。但是這類標(biāo)題最大的弊病是有局限性，并且跟對(duì)聯(lián)一樣，比較難弄，理論研討性文章盡量不要這樣列題。

把握好兩個(gè)關(guān)系：一是上級(jí)標(biāo)題與下級(jí)標(biāo)題之間的包含關(guān)系；二是同級(jí)標(biāo)題之間的并列關(guān)系。之所以提這個(gè)簡(jiǎn)單的邏輯關(guān)系問題，是因?yàn)檫@個(gè)問題太常見了。很多材料看起來(lái)沒有個(gè)數(shù)、混亂不清，就是因?yàn)榇蚱屏诉@個(gè)關(guān)系。本應(yīng)包含關(guān)系的標(biāo)題，都拉出來(lái)單列題，根本不是一個(gè)輩份上的事非拿出來(lái)一起說，這文章不亂都怪。這個(gè)情況，多看基層報(bào)上來(lái)的材料，感觸一定很深。

結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，力求一個(gè)“穩(wěn)”字

文章的結(jié)構(gòu)就是文章的骨架。一篇好的公文，在結(jié)構(gòu)上如同鼎一樣，文章各部門互為犄角之勢(shì)，不管抽掉哪部分，或者弱化哪部分，文章就會(huì)失重，不協(xié)調(diào)。要保證文章四平八穩(wěn)，要適度把握四個(gè)方面。

一是內(nèi)容要全。整理材料之前，要把材料所涉及的內(nèi)容全部拉出來(lái)，不要怕多，這是文章是否豐滿的最基本保證。這里嘮叨兩句，很多新秘書常常為文章篇幅小，達(dá)不到要求字?jǐn)?shù)所煩惱。其實(shí)這就是文章內(nèi)容含量小的根本體現(xiàn)。試想，文章要說二十件事和要說五件事的字?jǐn)?shù)含量能一樣嗎？所以不要在字上做文章，要多在事上下功夫。內(nèi)容是否全面也是驗(yàn)證你對(duì)工作了解是否深入全面的標(biāo)準(zhǔn)，這是在反映你的工作能力而不是文字能力。

二要條理要清。換言之，就是對(duì)材料涉及內(nèi)容歸納得一定要準(zhǔn)確，位置擺放一定要合理。這就需要對(duì)已經(jīng)列出的文章內(nèi)容進(jìn)行合并同類項(xiàng)。從政府的公文的一般性規(guī)律看，多數(shù)是三部分結(jié)構(gòu)。不過十七大以后，很多地方的材料結(jié)構(gòu)都是多部分的了。文章要列出幾個(gè)部分，定下來(lái)以后，就要把你拉出的這些事分門別類的裝進(jìn)去。裝的合理與否，這就看你的分析能力和角度調(diào)整問題了?？偠灾痪湓?，文章的條理，必須清晰、流暢，要讓別人看了知道你在說什么，而不是把事情雜亂無(wú)章的堆砌在那里，給別人云里霧里的感覺。

三是邏輯要清。就是你所表述內(nèi)容的前后順序要符合邏輯關(guān)系，先說什么事，再說什么事，這要千萬(wàn)把握好。千萬(wàn)不要一件事，前面說，中間說，后面還說，讓領(lǐng)導(dǎo)不知道你到底用這件事說明什么問題。如果這件事涉及多個(gè)領(lǐng)域，記得一定調(diào)整好角度說。

言詞準(zhǔn)確，力求一個(gè)“精”字

言詞就是文章的基礎(chǔ)和精髓，這個(gè)不需要解釋。在語(yǔ)言表達(dá)上，我認(rèn)為重點(diǎn)要做到三點(diǎn)。

一是話說得要大器。比如說“城市基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，承載能力顯著增強(qiáng)”，就不如說“城市功能顯著提升，宜居宜業(yè)城市初具規(guī)模?！薄吧鐣?huì)事業(yè)全面進(jìn)步，人民生活水平不斷提高“，就不如說“民生進(jìn)一步改善，和諧社會(huì)建設(shè)取得新進(jìn)展”。具體詞語(yǔ)上，“規(guī)模擴(kuò)大”不如“規(guī)模擴(kuò)張”，“總量增加”不如“總量膨脹”。當(dāng)然，這是我個(gè)人看法，不過還是建議說話的時(shí)候，要拓展思維，往大理論、大方向上靠，不要拘泥與工作本身，這樣一來(lái)話才能說得大器。另外，話要想說得有勁，多用排比句、短語(yǔ)，想理論水平高，多用長(zhǎng)句子，但是句群劃分一定要合理。

二要話要說干練。主要就是句子主、謂、賓的合理運(yùn)用，這是語(yǔ)文基礎(chǔ)，秘書朋友都具備。建議少用的、地、得之類的字，翻翻中央黨代會(huì)報(bào)告，一個(gè)“的”字你都刪不掉，也添不上，這就看出文字的嚴(yán)謹(jǐn)性了。

三要語(yǔ)言優(yōu)美。這類詞語(yǔ)多出現(xiàn)于祝詞、獻(xiàn)詞、致辭一類的材料里。正式公文中盡量不要用，會(huì)不倫不類。這類詞語(yǔ)在于自己的文學(xué)基礎(chǔ)和日常積累，只要多看多學(xué)，沒什么難度。還有就是古語(yǔ)，適當(dāng)引用會(huì)給文章增添不少色彩，但是引用的一定要精，千萬(wàn)不要多，而且要保證高度準(zhǔn)確。

（作者不詳）來(lái)源網(wǎng)絡(luò)