一、秘書和秘書工作概述

（一）秘書的概念、內(nèi)涵、特征

1、秘書：掌管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或部門負責(zé)人處理日常工作的人員。

2、秘書職務(wù)：如秘書長、辦公室主任、科級秘書等。

3、特征：“三服務(wù)”即為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為人民群眾服務(wù)。

（二）秘書工作任務(wù)、作用、特點和層次劃分

1、秘書工作任務(wù)

（1）總體來說：秘書工作具有辦公、辦會、辦事和參謀的職能

（2）各地各單位實際情況不同，秘書工作的具體任務(wù)不同

（3）秘書工作共同性工作任務(wù)是：

輔助決策；調(diào)查研究；信息工作；文書處理和撰制；會務(wù)工作；信訪工作；文書立卷和檔案管理；電子政務(wù)；查辦工作；印信證章的管理；值班和接待工作；機關(guān)內(nèi)部的管理工作；機要交通與通訊；保密工作；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2、秘書工作的作用

（1）樞紐作用。

（2）助手作用。

（3）參謀作用。

（4）信息、耳目作用。

（5）協(xié)調(diào)作用。

（6）門面、窗口作用。

3、秘書工作特點

（1）政治性和政策性。

（2）輔助性和服務(wù)性。

（3）組織性和綜合性。

（4）保密性和機要性。

4、秘書層次劃分

（1）行政事務(wù)性的秘書工作。

（2）文字性的秘書工作。

（3）議政謀政的秘書工作。

（三）辦公室工作

1、概念：協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人辦公和組織機關(guān)運轉(zhuǎn)的機構(gòu)或班子。一般來說辦公室是一個辦事機構(gòu)和秘書班子。從某種意義上說，辦公室工作就是秘書工作。辦公室主任，實際上就是一位秘書和秘書工作的負責(zé)人。

2、職能：（1）辦文、辦會、辦事。

（2）參謀助手，檢查督促，綜合協(xié)調(diào)，后勤保證。

3、要求：高效、保密、實事求是，團結(jié)同志。

（四）秘書工作人員素養(yǎng)

1、才干素養(yǎng)

（1）精明的辦事本領(lǐng)。知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快。

（2）較強的文字表達能力。起草文件，綜合情況，會議記錄，潤飾稿件等。

（3）特殊技能。電腦打字、攝影、速記、書法、編輯、駕駛等。

2、智能素養(yǎng)

（1）知識積累；

（2）思維訓(xùn)練；

（3）臨機智力訓(xùn)練；

（4）記憶訓(xùn)練；

（5）反思（反?。┯?xùn)練。

3、心理素養(yǎng)

（1）樂觀與沉默；

（2）培植自信心；

（3）鼓勵競爭精神，防止嫉妒心理；

4、職業(yè)道德

（1）為事業(yè)埋頭苦干的獻身精神；

（2）遵守紀律的自覺性；

（3）謙和平等的人際關(guān)系。

二、公文寫作

（一）公文的定義

公文是國家機關(guān)及其它社會組織在行政職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。

（二）公文的特點

1、法定性；

2、針對性；

3、政策性；

4、效用性；

5、時限性；

6、規(guī)范性。

（三）公文的作用

1、頒布法規(guī)，傳達批示；

2、反映情況，請示工作；

3、聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；

4、催辦工作；

5、宣傳教育；

6、依據(jù)憑證；

7、交流信息。

（四）公文的分類

1、按照使用范圍的不同，將公文分為：

（1）通用公文：廣義上的公文，發(fā)文主體、規(guī)則、格式等皆循通例。

（2）專用公文：專門機關(guān)使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計局的審計報告。

2、按照來源的不同，將公文分為：

（1）對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)（或部門）擬制向外單

位發(fā)出的文件。

（2）收來文件：簡稱收文。是指由外機產(chǎn)擬制的作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)（或部門）來的文件。

（3）內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。

3、按照行文關(guān)系和行文方向的不同，將公文分為：

（1）上行文：是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。

（2）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)干部對所屬的下級機關(guān)的一種行文。

（3）平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。

4、按照秘密程度的不同，將公文分為：

（1）秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。秘密文件還可細分為秘密、機密、絕密三個級別的文件。

（2）普通文件：是相對于秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

5、按照辦理時限的不同，將公文分為：

（1）特急件：內(nèi)容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時間處理的文件。

（2）急件：內(nèi)容緊急，要求在規(guī)定時限或較短時間內(nèi)處理的文

件。

（3）平件：按照正常工作程序收發(fā)、處理的文件。

6、按照發(fā)文機關(guān)性質(zhì)的不同，將公文分為：

（1）官方文件：主要有法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

（2）非官方文件：是指各社會組織、企事業(yè)單位制發(fā)的文件。

7、按照具體職能的不同，將公文分為：

（1）規(guī)范性文件：是指機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動、工作等方面嚴格遵守的行業(yè)規(guī)范。如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則、制度等。

（2）指揮決策性文件：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。如：命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知等。

（3）報請商洽性文件：是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文以及同級及沒有隸屬關(guān)系的單位為公務(wù)活動使用的公文。如報告中、請示、議案、函等。

（4）公告知照性文件：是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。如公告、通告、公報、通知、通報、會議紀要、備忘錄等。

（5）日常性公文：是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如：計劃、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、電話記錄、大事記、簡報、調(diào)查報告、值班日志等。

（五）公文的種類和特點

在2008年8月24日國務(wù)院辦公廳《國務(wù)行政機關(guān)公文處理辦法》中，規(guī)范了13種公文名稱。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。

在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)范了14種公文名稱。它們分別是：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。

1、命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

2、決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

3、公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

4、通告

適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或周知的事項。

5、通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

7、議案

適用于各級人民政府或人民代表，向同級人民代表大會或其常委會提請審議事項。

8、報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

9、請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

10、批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請求事項。

11、意見

適用于對重要問題提出見解和處理方法。

12、函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。

13、會議紀要（抄告單）

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

（六）公文寫作

1、寫作公文的幾種類型

（1）為自己或本部門工作起草；

（2）為領(lǐng)導(dǎo)起草（受命代言）；

（3）為他人起草（代書）。

2、起草公文的入門條件

（1）熟悉情況；

（2）熟悉公文格式；

（3）熟悉寫作規(guī)范。

3、公文寫作的特點

（1）被動寫作，遵守性強；

（2）對象明確，針對性強；

（3）集思廣益，群體性強；

（4）決策之作，政策性強；

（5）緊迫之作，時限性強；

（6）講究格式，規(guī)范性強。

4、公文寫作的步驟

（1）明確寫作公文的主旨（根據(jù)主旨選擇公文）；

（2）收集有關(guān)材料（寫作內(nèi)容）；

（3）完成總體構(gòu)思，擬出寫作提綱（謀體布局）；

（4）起草正文（導(dǎo)語、主體、結(jié)束語）；

（5）檢查修改（主題、觀點、材料、結(jié)構(gòu)、語言、格式）；

（6）形成送審稿

5、公文寫作的要求

（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；

（2）要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律；

（3）在文字表達上準確、鮮明、生動、符合語法和邏輯；

（4）要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序；

（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）

（5）要注意細節(jié)。

三、公文處理

（一）公文處理

1、概念

（1）發(fā)文：是指機關(guān)文書部門根據(jù)機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印文件材料等。

（2）發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。

2、程序

發(fā)文辦理程序由擬稿、會商、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與核對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

3、具體要求

（1）擬稿必須注重行文規(guī)則；

（2）會商就是涉及其他部門管理職權(quán)時商洽取得一致意見，如協(xié)商不成，則呈報上級組織調(diào)處。

（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機關(guān)部門已有的規(guī)定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實可行；四查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；五

查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；六查公文格工是否符合規(guī)定。

（4）簽發(fā)必須確認是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文；簽發(fā)后必須對文內(nèi)容和文字負完全責(zé)任；聯(lián)合發(fā)文必須會簽。

（5）注發(fā)必須對公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級、公文字號、主題詞、文件格式、發(fā)送方式、印刷份數(shù)、印發(fā)日期等詳注。

（6）復(fù)核必須審核審批簽發(fā)手續(xù)，公文體式，公文附件材料，行文關(guān)系。

（7）繕印是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。

（8）核對一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對文稿進行核對。核對方法：對核法、折核法、讀核法。

（9）用印、簽署。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。

（10）發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。

（11）分裝、發(fā)出。發(fā)送方式有印制發(fā)送、傳真發(fā)送、電報發(fā)送。

（12）對外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門催辦、會議催辦。

（六）公文格式

1、公文用紙主要技術(shù)指標

公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，

PH值為7.5-9.5。

2、公文用紙幅面及版面尺寸

（1）公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差±1cm。

(2)公文頁邊及版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）

3、公文中圖文的顏色

行政機關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。

4、排版規(guī)格與印制裝訂要求

（1）排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求

雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

（4）裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裝切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

5、公文中各要素標規(guī)則

組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

（1）眉首

①公文份數(shù)序號；

②秘密等級和保密期限；

③緊急程度；

④發(fā)文機關(guān)標識

發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，發(fā)號公文由發(fā)文機關(guān)加“文件”組成；命令（令）由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令（令）”組成，會議紀要由會議名稱加“會議紀要”組成，其他公文可只標識發(fā)文機關(guān)。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm*15mm。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

⑤發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“[]”括入序號不編虛位，不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

⑥簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

（2）主體

①公文標題

公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，發(fā)號公文應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)，其他公文不標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名名號外，一般不用標點符號。

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

②主送機關(guān)

主送機關(guān)指公文的主要管理機關(guān)。

標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；

最后一個主送機關(guān)名稱之后標全角冒號。

標識主送機關(guān)時應(yīng)標明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。

③公文正文

主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

④附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2號用3號仿宋體字標識附件，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：

1、****”）；附件名稱不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。

⑤成文時間

用漢字將年、月、日標全；“零”寫成“0”。

⑥公文生效

公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況：

單一發(fā)文印章：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色。

聯(lián)合行文印章：當聯(lián)合行文加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用

紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文這間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

⑦附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

（3）版記

①主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

②抄送（抄報）

抄送（抄報）機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機關(guān)。

公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號分隔，回行時與冒號后

的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

③印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號宋體字，印發(fā)機關(guān)干部左空1字，印發(fā)時間右空1字。

印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

④版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀。

⑤版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

6、頁碼

用4號半角體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

7、公文中表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）收文處理

1、概念：收文處理是指收到人證的輸過程，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。

2、具體要求：

（1）簽收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；二查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時追查原因；四查清文的登記數(shù)與實有件數(shù)是否相符。

拆封做到三個明確。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領(lǐng)導(dǎo)“親收”“親啟”的封件，由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機要文書或機要室拆封，妥善辦理。

（2）登記項目包括收件的流水順號、收到日期、來文機關(guān)、來文字號、密級、份數(shù)、分送部門、簽收、備注等。

登記的具體范圍包括：上級機關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要輸?shù)奈募幌录墮C關(guān)文件。包括請示、報告性文件；重要的帶有密級的刊物、資料；其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；上級極關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。

（3）審核主要是收到下級單位的上行文后進行預(yù)審，合格公文進入正式辦文，不合格公文可以退回。

（4）分發(fā)應(yīng)分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱知辦理。

（5）擬辦是對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參

考。上級來文，主要寫“請**領(lǐng)導(dǎo)閱示，批示”，“擬請**部門辦理”；下級來文或平行文，主要寫“擬請**部門閱處”；需要多個部門聯(lián)合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。擬辦應(yīng)在收文處理單上給出擬辦意見，并簽名，寫日期。

（6）批辦是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有權(quán)人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：1、提出處理該份文件所述問題的原則和方法；2、提出并指明負責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限；3、凡是需要兩個單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行；4、需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對象等。

7、承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文?？傮w來說要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，抓好落實。

8、催辦就是要對那些必須輸答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

9、注辦要注意以下四點：一是一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期；二是需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號；三是用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接談或接電話者、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；四是不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

（三）公文立卷歸檔工作

1、公文立卷

（1）公文立卷是指機關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。

（2）公文立卷的主體

可以是綜合部門（辦公室），也可以是會計、保衛(wèi)、人事、科技等專門部門。小機關(guān)一般由辦公室或秘書科集中立卷。

（3）公文立卷的范圍

反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件是立卷的重點。公文立卷文件材料范圍包括：上級機關(guān)的文件材料；本機關(guān)的文件材料；同級機關(guān)非隸屬機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)的文件材料。

（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件歸類；

3、編制立卷類目（類名和條款）

（5）卷內(nèi)文件的整理和編目

1、按照一定標準對卷內(nèi)文件進行排列；

2、對卷內(nèi)文件編制頁號和件號；

3、填寫卷內(nèi)文件目錄。

主要項目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。

4、填寫卷內(nèi)備考表

備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。

5、擬寫案卷標題；

6、填寫案卷封皮；

案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。

7、排列案卷；

8、編寫案卷號；

9、編制案卷目錄。

2、案卷歸檔

（1）歸檔制度

1）歸檔范圍

有價值即歸檔。

2）歸檔時間

機關(guān)文部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。

3）歸檔要求。一是應(yīng)歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷；四是案卷標題簡

明確切，封面清楚、目錄完整。

（2）文件的保管期限

1）列為永久保存。是指那些反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料。

2）列為長期保存。是指那些反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料。期限為16-50年左右。

3）列為短期保存。是指那些只在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料。期限為15年以下。

四、會議組織工作

（一）會議的涵義和要素

1、組織會議，簡稱“辦會”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一；

2、會議的要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

（二）會議的分類

1、按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，會議可分為代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等。

2、按照會議鐵形式的不同，會議可分為小組會、座談會、報告會等。

3、按照與會人員的成分的不同，會議可分為黨委會、董事會、記者招待會等。

4、按照人數(shù)、規(guī)模的不同，會議可分為大型會議、中型會議、小型會議。

5、按照會議召開的規(guī)律或日期的不同，會議可分為定期例會、臨時性會議等等。

（三）會議的功能

1、決策功能；

2、指揮功能；

3、溝通功能；

4、協(xié)調(diào)功能；

5、動員功能；

6、顯示功能。

（四）會務(wù)工作的辦理

1、會前準備、會議準備、會后整理工作。

2、會議工作流程一般為：擬定會議內(nèi)容→擬出會議方案→報領(lǐng)導(dǎo)審批→下發(fā)通知→會務(wù)準備工作→會議記錄整理材料→歸檔。

（五）會場的排座

1、小型會議；

2、大型會議。

五、辦公室事務(wù)管理

（一）環(huán)境、衛(wèi)生、安全管理

1、環(huán)境：方便、舒適、和諧統(tǒng)一。

2、衛(wèi)生：干凈、整潔、整齊美觀。

3、安全：無任何隱患和事故。

（二）日常工作與管理

1、日程工作安排；

2、領(lǐng)導(dǎo)約見安排；

3、臨時性工作處理。

（三）電話管理

1、電話機和電話費管理；

2、電話記錄處理；

（四）印章使用與管理

1、印章的刻制和啟用；

2、印章的審批和使用；

3、印章的保管。

（五）介紹信的使用與管理

1、介紹信是用來介紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。

2、介紹信管理應(yīng)嚴格而細致，并注意以下問題：

（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求；

（2）介紹信應(yīng)由專人管理；

（3）出具介紹信必須認真履行審批手續(xù)；

（4）妥善保管好介紹信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任務(wù)；

2、值班記錄的編寫和處理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的內(nèi)容。

（八）辦公用品管理

1、辦公用品管理的內(nèi)容；

2、辦公用品管理的原則。

（九）接待工作

1、內(nèi)容

2、類型

3、程序

4、接待工作計劃

5、接待工作實施

（十）財務(wù)管理 （十一）車輛管理 （十二）人事檔案管理 （十三）應(yīng)急管理 （十四）其它管理