印象筆記使用寶典上篇:如何使用印象筆記做知識管理 貴州惟勝道律師事務(wù)所 陳萬莉
【面包注】應(yīng)法律檢索交流群之邀,貴州惟勝道律師事務(wù)所知識管理部負(fù)責(zé)人陳萬莉(微信號:tuzi511433)于9月18日晚間在該群為近500名群友提供了語音微講座,講座主題為:如何使用印象筆記進行律所案件管理及知識管理。講座效果極佳,應(yīng)廣大群友要求,檢索群組織熱心群友將語音轉(zhuǎn)化為文字,并進行了整理加工,特分上中下三期,發(fā)表于“海壇特哥”公眾號。今天推送上期:如何使用印象筆記進行知識管理。
特別感謝檢索群熱心群友@阿Q(講座海報設(shè)計)、@默默無聞、@呵呵、@心淡若水、@周濤(以上四位負(fù)責(zé)文字整理)、@易水寒天(統(tǒng)稿及校對)、@飛魚(手繪思維導(dǎo)圖)。
圖一: 一、如何使用印象筆記做事務(wù)所知識管理
1、印象筆記共享功能簡述
知識管理的精髓其實在于將別人隱性化的知識顯性化,然后再將顯性化知識隱性化。顯性知識隱性化的過程就是分享給事務(wù)所成員的過程。因此,對印象筆記的功能使用第一步,首先在于要研究它的共享功能。
印象筆記的共享對象是筆記本和筆記,而共享功能在于以下三點:
(1)將你的筆記本或者筆記向他人傳輸。
(2)對你分享給他人的筆記或者筆記本進行權(quán)限限制,有三種權(quán)限:查看、編輯、編輯和邀請——也就是說邀請你可以再將這個筆記或者筆記本分享給別人。
(3)同步功能,同步功能指跟別人共享以后,你在筆記或筆記本里面修改跟修訂的,別人那里也會同步修改、修訂。
后兩點,也正是共享功能的精髓所在。
2、如何共享筆記本
我們事務(wù)所商事訴訟知識管理的第一個主要工作,就是將訴訟的規(guī)范流程及模版這一訴訟產(chǎn)品,分享給所有案管部的律師。在此我就以這個訴訟規(guī)范及模板為例,示范下如何共享一個筆記本。
下圖是我就訴訟規(guī)范及模板所做的一個筆記本,這個筆記本的右上角紅色地方表明已經(jīng)跟別人共享,而共享的方法有兩個:
第一個方法,點擊黃色框內(nèi)的圖標(biāo)進行共享(下圖所示)。 圖二 第二個方法,雙擊右鍵,然后點擊“共享筆記本“(下圖所示)。 圖三 共享以后會自動彈出選擇權(quán)限的窗口(下圖所示),選擇給予共享人什么樣的權(quán)限,查看、編輯還是既可以查看又可以編輯。 圖四
圖五 有時,在分享的時候只給了某人“查看”功能,而事后需要這個人來協(xié)助進行一些內(nèi)容的修訂,這個時候就要去修改管理權(quán)限。管理權(quán)限的修改同樣是雙擊右鍵,點擊筆記本,再點擊黃色框內(nèi)的管理筆記本權(quán)限。
一般來講,我共享知識管理筆記本給別人的時候,只給對方一個查看的功能,這樣才能夠保證這個筆記本修改的唯一性。否則,如果對方可以編輯或者邀請,可能會不小心刪除、修改里面的內(nèi)容,那這個筆記本就沒有辦法管理了。
3、如何共享筆記
筆記的共享跟筆記本的共享異曲同工。我們點開筆記本找到里面任意的一個筆記或者是Command+A(windows電腦為 Ctrl+A)全選筆記,點擊右鍵,再點擊黃色框里的共享筆記,就可以把這個單獨的筆記共享給別人。
同樣的,在共享筆記的時候,也會讓你選擇一個共享權(quán)限,如果當(dāng)時選擇的共享權(quán)限需要修改的話,也是在更多共享里點擊管理權(quán)限,進行權(quán)限的修改。 圖六
圖七
訴訟流程規(guī)范及模板共享給成員以后,他就需要按照其中的內(nèi)容來辦理訴訟案件。但是,你們可能會問,我分享給他們的時候只給了查看功能,他們怎樣使用里面的一些模板?
其實有兩個方法,一個方法是直接將需要的筆記里的附件直接拖到電腦桌面上,印象筆記不禁止將附件拖出來。
第二個方法,就像下圖顯示的一樣,選中需要的筆記里的附件,然后右鍵,點擊保存附件。(下圖所示) 圖八
保存附件時,會讓你選擇需要保存的位置。這樣不能編輯的筆記本里的內(nèi)容就可以被導(dǎo)出來,任由你想怎么用就怎么用。
4、知識管理的內(nèi)部協(xié)作
剛剛上面講的是訴訟產(chǎn)品如何與成員共享和使用,下面我想講的是如何利用印象筆記的共享功能,來實現(xiàn)知識管理的內(nèi)部工作的協(xié)作。
比如說我要做一個2014年貴州省高院商事訴訟的大數(shù)據(jù)報告,那我需要建立這樣一個筆記本,筆記本里面有兩條筆記,第一個筆記就是案例標(biāo)本、分析表,案例標(biāo)本的excel表和分析表做好放在里面,這樣,我把這個筆記本分享給我的知識管理的同事。 圖九
圖十
分享了以后,我的同事就可以一起共享這個案例的標(biāo)本,并且各自在這個筆記本里建立自己的筆記,制作分析表,可以隨時同步我的筆記本看到大家的工作進程和工作成果。最后,我用他們已經(jīng)做好的分析表來寫我的大數(shù)據(jù)報告。這樣就用印象筆記的共享功能實現(xiàn)了團隊內(nèi)部的工作協(xié)作。
剛才講的是團隊內(nèi)部利用共享功能來進行協(xié)作。有的時候,我不需要跟他人共享印象筆記里一個筆記本的內(nèi)容,但是,我需要把里面某些筆記的內(nèi)容分享給他,怎么辦呢?
比如說我現(xiàn)在需要做一個民間借貸辦案指引課題的知識管理,我在這個筆記本里下載了很多關(guān)于民間借貸的內(nèi)容,是用印象筆記的剪藏功能來進行剪藏的,不是附件形式,而是文本形式。
如果我不需要將一個資料與他人同步或者共享,只需要把這個資料傳輸給他人,但是因為資料不是附件的形式,全部都是文本,如果我將文本單獨制作成word或者pages文件傳輸給他,那就多了一個工作步驟,這種情況就可以用印象筆記的導(dǎo)出功能進行傳輸。
圖十一
圖十二
圖十三
圖十四
上面的四張照片就是傳輸?shù)倪^程。點擊這個筆記本的右鍵,選擇黃色框內(nèi)的“從課題民間借貸中導(dǎo)出筆記”,這樣就導(dǎo)出了第二張照片里桌面上的文件。把這個文件發(fā)給對方,對方雙擊該文件就能把這個筆記本導(dǎo)入他自己的筆記當(dāng)中,而這個筆記跟我分享給他的筆記是不相干的,也就是說我的修改或者是他修改和標(biāo)注,是互相不受影響的。
5、制作法律法規(guī)合輯
知識管理的另外一個不可少的工作,就是法律法規(guī)的合輯。 圖十五
如圖,我做了一個民事訴訟法規(guī)合輯的筆記本,筆記本里面的法規(guī)是每一部法律法規(guī)作為一個單獨的筆記。大家有沒有注意到,筆記當(dāng)中的內(nèi)容就是文本型,我沒有用word或者pdf插入進去做一個筆記,為什么要這樣,我待會兒會有解釋。黃色框內(nèi)我還對每一條筆記做了一個標(biāo)簽,為什么要做這個標(biāo)簽,待會兒我也會有解釋。 圖十六
圖十七
大家可以看到,這個筆記本里有一百二十六條法律法規(guī),尋找和查詢是很麻煩的,所以我必須要做一個目錄。目錄的做法就是,快捷鍵“Command+A”全選筆記以后,如圖所示有一個“創(chuàng)建目錄”的功能,點擊它就出現(xiàn)了第二張圖片中的目錄,如果是windows系統(tǒng),創(chuàng)建目錄就是快捷鍵Cctrl+A”。
目錄建立好,就為這個筆記本里法規(guī)的查詢和檢索提供了第一個路徑。 圖十八
這張圖里面的黃色框內(nèi)就是我的第二個檢索路徑——標(biāo)簽檢索。這就是剛剛我說的,為什么要對每一條筆記做一個標(biāo)簽。也就是說我把這一百二十多條的法律法規(guī)分成了九個部分,做了九個標(biāo)簽,現(xiàn)在我就可以按照標(biāo)簽進行檢索,比如說我想找仲裁的法律法規(guī),點擊“九、仲裁”這個標(biāo)簽,這個標(biāo)簽里面的法律法規(guī)就可以檢索出來了。 圖十九
第三個檢索路徑,右上角的黃色框內(nèi)有“民事訴訟法律法規(guī)合輯”,限定了檢索范圍,后面緊跟著的“實現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”是關(guān)鍵詞,也就是說,我要在“民事訴訟法律法規(guī)合輯”中檢索含有“實現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”的法律法規(guī)。大家可以看到左邊顯示“找到2條筆記”,說明在一百二十六條法律法規(guī)中有兩條關(guān)于“實現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”的規(guī)定。
這種檢索路徑,有助于在不清楚某個關(guān)鍵詞是在哪一部法規(guī)里時,為我們提供另一種檢索的思路。
下面我來解釋一下,為什么法規(guī)的內(nèi)容沒有用word或者pdf的附件,而是直接用文本?大家可以看到,輸入“實現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”這個關(guān)鍵詞以后,直接在筆記內(nèi)容用黃色高亮部分定位了這個關(guān)鍵詞所在的法條位置。這樣就能很快找到法規(guī)里面是哪一條是關(guān)于“實現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”的規(guī)定。
如果我是用word或者pdf作為附件放進去,印象筆記的檢索關(guān)鍵詞功能也能夠檢索到這條筆記,但是要再打開這個word或者pdf文件,而且打開以后沒有進行高亮定位,還要自己去尋找關(guān)鍵詞是在法條中的位置。這樣我的同事在開庭或者在路上,想在手機上看這個法條的時候,就會非常的方便,減少了檢索步驟。 我們剛剛講到,用文本的形式是為了方便檢索。但是我同時思考,除了檢索之外,法律法規(guī)的合輯還有其他的用途。比如說我的一個同事在開庭的時候,他可能沒有找到這個法律規(guī)定,那我?guī)退业降臅r候,怎么發(fā)送給他?難道直接把這些文本內(nèi)容復(fù)制粘貼發(fā)到微信里面去嗎?大家都很知道,微信群的顯示是很小的,一個法律法規(guī)發(fā)進去絕對就是刷屏的節(jié)奏,這個時候怎么辦?
這個問題,印象筆記用“轉(zhuǎn)換筆記為pdf”的功能解決了。也就是說將鼠標(biāo)光標(biāo)隨意點在這個筆記的任意內(nèi)容,右鍵然后點擊“轉(zhuǎn)換為pdf”,這樣就會另存為一個筆記。這個筆記當(dāng)中的法規(guī)就以pdf的附件形式呈現(xiàn)在我面前,我可以直接把這個附件拖到同事的微信里面,他就能夠很快的看到。 圖二十
除了微信,印象筆記還提供了郵件功能。
點擊筆記的右鍵,選擇“更多共享”“用電子郵件發(fā)送副本”,這樣筆記當(dāng)中的內(nèi)容就會通過郵件的方式發(fā)送到對方的郵箱,只需要在收件人處寫入對方的郵箱地址就可以了。而對方看到的就是你注冊的郵箱地址,這也是為什么我在基礎(chǔ)功能當(dāng)中,建議大家用自己的工作郵箱來注冊印象筆記的原因。 圖二十一
圖二十二
講到這里,我再告訴大家一個印象筆記檢索的技巧。剛才我把民事訴訟法的司法解釋轉(zhuǎn)換為pdf,這個筆記就放在了民事訴訟法規(guī)合輯當(dāng)中。而它跟文本形式筆記的最大區(qū)別,就在于它的筆記內(nèi)容當(dāng)中包含了附件,而其他筆記是沒有包含附件的。因此,在檢索項里面,點擊紅色框內(nèi)的“添加搜索選項”,里面會有一個“包含”,選擇“附件”,這樣檢索項里面就有黃色框內(nèi)的內(nèi)容。這樣定位就非常的準(zhǔn)確,這個被我轉(zhuǎn)化成pdf的法規(guī)就可以就直接搜出來了。 圖二十三
再多講一點,轉(zhuǎn)換成pdf以后的文件會很長,沒有必要把它展開,只需要有一個標(biāo)題就可以了,否則會很占筆記內(nèi)容的位置。印象筆記提供了一個作為附件查看的功能。
點擊這個筆記的附件右鍵,再點擊作為附件查看,大家有沒有發(fā)現(xiàn)下面延展出來的內(nèi)容被收縮回去了?你的筆記內(nèi)容就會顯得比較簡潔。而且印象筆記對圖片形式的附件是可以任意去調(diào)整大小的。這里就不再發(fā)圖片了。
圖二十四
圖二十五
6、使用演示功能做內(nèi)訓(xùn)
在我們律師事務(wù)所,知識管理部還有一個功能就是在每周一的晚上七點組織一次學(xué)習(xí)例會,而印象筆記的演示功能有一個“輕ppt”的作用,在做內(nèi)部培訓(xùn)的時候,其實我比較青睞于用它的演示功能,來做培訓(xùn)課件。
下面我就以保證金質(zhì)權(quán)的一個內(nèi)訓(xùn)課件來看一下我們?nèi)绾斡糜∠蠊P記的演示功能做內(nèi)訓(xùn)。
大家可以看到這個課件里面包含有幾個部分,第一個部分是關(guān)于保證金質(zhì)權(quán)的法律規(guī)定。這次的學(xué)習(xí)主要是一個公報案例,把保證金質(zhì)權(quán)這個問題作為研究對象。在這個案例之外,我又找了其他的一些案例來作為一個參考。要做的演示就要展現(xiàn)這次案例討論的一個邏輯結(jié)構(gòu),所以我做了一個目錄。
圖二十六
圖二十七
目錄的第一個功能,是讓大家明白一個大概的結(jié)構(gòu)。目錄的第二個功能是跟這個演示功能有關(guān)的。我隨意點擊第一或者第二,向大家展示了第一或者第二的內(nèi)容以后,當(dāng)我點擊圖片當(dāng)中黃色框內(nèi)的逆向箭頭時,就會回到目錄功能,就可以再點擊其他需要向大家演示的筆記內(nèi)容,用一個跟內(nèi)容的連接點——目錄,將培訓(xùn)的流程連貫起來。
圖二十八
這張圖表是我們的一個內(nèi)訓(xùn),這不是一次單獨的討論會,而是一個持續(xù)性的過程。我們在五月份的時候,會每周要求案件助理按照我們出的圖表題目畫一張圖發(fā)上來,然后每周開一次會,來研究每一個人畫的圖哪里好,哪里不好。
圖二十九
第一個筆記0001學(xué)習(xí)資料。就是把可視化圖表的一些參考資料放進去,供已經(jīng)參加共享的助理來學(xué)習(xí),然后給他們出題目,他們將自己的圖畫好以后,定期按時上傳上來,我再利用演示功能演示他們畫的圖,然后大家一起來討論,這個就是我們用印象筆記的這些功能進行的一個線下的內(nèi)訓(xùn)。
7、用印象筆記制作辦案手冊
現(xiàn)在我們知識管理部還在做一個課題,這個課題是一個手冊。其實就是把律師需要的法院法官的聯(lián)系方式、辦公室電話以及我們律師經(jīng)常查詢的車輛信息、房屋信息、工商信息和我們檢索經(jīng)常用到的網(wǎng)站等進行一個整合、共享。
這些信息共享給我的同事以后,對新人來講,他們可以隨時隨地用手機查到法院的信息,可以通過這個手冊很快了解到怎樣去查詢某一個東西,怎樣去做檢索,這個對他們辦案是非常有幫助的。
利用這個手冊的內(nèi)容,我想介紹一下印象筆記的鏈接功能。大家可以看到這個圖片里面有一個黃色框,里面有查詢地址,貴州省工商局的地址。 圖三十
這個地址其實是一個字面的東西,對找不到的人來講還是找不到。我想了一個方法,就是把這個內(nèi)容跟網(wǎng)站上的百度地圖連接在一起,這樣看到的不僅僅是一個地址,手指一點擊這個地方,地圖就能夠呈現(xiàn)在面前,我覺得是非常方便的。 方法大家看圖片就能夠知道了,右鍵選中你要增加鏈接的文字,右鍵點擊鏈接點擊添加,將這個網(wǎng)址復(fù)制到框內(nèi)就可以了。
圖三十一
圖三十二
現(xiàn)在大家看到下面這個圖就是我做的一個檢索常用網(wǎng)站的一個筆記。這個筆記我是直接用safari的標(biāo)簽功能復(fù)制粘貼,復(fù)制到這里來形成的,但是如果說你沒有safari的標(biāo)簽,用剛才那個方式同樣可以把檢索網(wǎng)站的網(wǎng)址鏈接到文字上去,點擊相應(yīng)的文字就能夠進入到網(wǎng)站了。
圖三十三
圖三十四
圖三十五
圖三十六 上面兩張圖是已經(jīng)添加了鏈接,如果我想更改或者編輯這個鏈接,方法其實也非常的簡單,就是右鍵點擊這個內(nèi)容,然后點擊鏈接,點擊編輯,調(diào)整里面的網(wǎng)址就可以了。
明日推送預(yù)告:“印象筆記使用寶典”之二:《如何使用印象筆記進行案件管理》
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