第十章 組織演講

第37節(jié) 1.演講前的準備

　　在上一章中我們介紹了準備好一個演講的13個步驟。通過這些步驟，你的演講準備工作已具雛形：它已經(jīng)是一個考慮周全、思路清晰的講話，結(jié)構(gòu)和修辭完整，必要的時候還有視覺輔助。盡管如此，你的準備工作還只是剛剛開始?，F(xiàn)在，你還必須解決其他幾個方面的問題，之后才能真正發(fā)表一個成功的演講。

準備演講稿

　　常理和某些職業(yè)演說家一樣，都認為好的演講必須“脫離演講稿”。除非你能達到專業(yè)的演講水平，否則這種觀點將是錯誤的。約翰·肯尼迪曾經(jīng)對此不乏譏諷地說：“即興演講還不如打印演講稿的紙張有價值。”而不論實際情形如何，即興演講通常都是不成功的——那些看起來像即興的或是非正式的演講的背后往往都需要先經(jīng)過很長時間的準備和練習(xí)：那些不經(jīng)過思考脫口而出的講話極少會獲得真正的成功。杰夫·斯科特·庫克（Jeff Scott Cook）寫道：“大多數(shù)聽眾更喜歡那些一字一句精心準備而來的有趣的講話，而不是那些乏味且漫無邊際的即興演講?！边@里，我們通過許多成功演講者多年的演講經(jīng)驗，總結(jié)出一套在演講中總是行之有效的方法，你可以以這些方法為基礎(chǔ)進行即興發(fā)揮，同時，這套方法還能解決相關(guān)的許多問題。簡單地按照上一章的13個步驟就可以準備出一份完整的演講稿，接下來，你還需要按下面所介紹的內(nèi)容進行一些后續(xù)工作。
　　1．計算全文及每一段落或部分的字數(shù)。一般來說，人們進行演講的語速多為每分鐘100字左右，這也意味著，每個100字左右的段落內(nèi)容將在講話中占用1分鐘時間（平靜的語速，有停頓或題外插入語）。因此，如果你打算發(fā)表一個15分鐘的演講，你的演講稿至少需要1500字。
　　2．選擇一種大小合適、容易閱讀的字體。
　　3．設(shè)定頁邊距。為演講稿建立一個頁眉，在文檔頁面的右側(cè)頂部標(biāo)明演講名稱、聽眾、頁碼和日期（6號字體）。大聲朗讀你的演講稿，標(biāo)記出適當(dāng)?shù)耐ｎD和需要強調(diào)的地方。你可以使用一些便于識別的記號來進行標(biāo)注，并一直穩(wěn)定地使用下去。記?。貉葜v稿只是給你自己看的——適當(dāng)?shù)臉?biāo)注會使你閱讀起來更加方便。
　?。酃?jié)選自演講稿《危機領(lǐng)導(dǎo)》（Leadership in a Time of Crisis）］第四，領(lǐng)導(dǎo)者可能因為過于（用手指比畫出一個引號——舉高讓每個聽眾都能看見）“和藹”或軟弱而喪失影響力：////在上周召開的一次董事會上，某大學(xué)一位新任命的重要課題負責(zé)人發(fā)表了這樣的講話（尖著嗓子說）：“我正在度過一段艱難的時光，我需要幫助?！倍硪晃毁Y深人士，錯誤地相信他能夠以這種方式幫他的員工找回自我，說道：“吉姆，我真的不是很了解這個領(lǐng)域——你能把它接管過去嗎？”（停頓//////////////////）這兩位管理者有著同樣的想法，希望通過自謙的方式對下屬表示尊重，但他們卻選擇了過于弱勢的語言（把胳膊高高舉起，然后向講臺收縮），這不僅降低了他們的影響力，同時顯然也無法獲得他們想借此贏取的尊重（把胳膊高高舉起并張開）。（在轉(zhuǎn)入下一部分講話內(nèi)容前喝一口水）109個字（指原文的英文單詞為109個?！g者注）
　　4．相對獨立的演講結(jié)尾。可以在演講結(jié)束前穿插一段提問時間，而將講話的結(jié)尾部分留到最后發(fā)表。計算結(jié)尾部分的字數(shù)，給自己預(yù)留出額外的一分鐘（用來等待鼓掌或者做一個簡潔的結(jié)尾）。
　　5．進行過演講排練并在演講稿上做好所有標(biāo)記后，把最終的演講稿打印到卡片上。相對于普通的紙張來說，卡片材料在使用起來更加安靜，更便于操作，并更加耐用。要考慮在哪兒進行分頁（顯然，分頁不應(yīng)該出現(xiàn)在語句中間，或在闡述一個重要觀點的過程中），并在每頁或每一個段落后標(biāo)注出字數(shù)。把每張卡片分為兩個部分，讓其中的一半保持空白（這種做法方便進行現(xiàn)場記錄或提示——你甚至可以把一些必需品附在上面，比如一些小道具、指示器、名片、小時鐘、便箋紙等）。最后，在這些卡片的左上方打一個小眼兒，然后用一個活頁圈將所有的卡片串在一起，當(dāng)你需要的時候隨時可以將活頁圈摘取下來，這樣不但方便在演講時翻頁而且不用撕毀卡片。

其他演講準備事項

　　當(dāng)開始準備演講稿時，也許你會習(xí)慣于從演講大綱開始進行，或采用幻燈片作為演講要點提示。無論采取什么形式，請將你所習(xí)慣的演講稿準備方法保持下去，直到你成為一個經(jīng)驗豐富、諳于公眾演講的專業(yè)人士，或許你的講話場合只是一個不需要刻意準備的非正式場合（否則都必須準備一個完整的演講稿）。然而，無論如何你需要隨身攜帶一個便箋本或N次貼，從而能夠在提問階段或其他非正式場合快速記下一些關(guān)鍵性內(nèi)容。

大聲朗讀

　　人們總是認為自己無法大聲朗讀。你曾為你的孩子們朗讀過什么東西嗎？或許你還在教堂進行過朗讀，也許還有過許許多多其他的口頭閱讀的經(jīng)歷——你只需要把這些自己已經(jīng)擁有的技巧運用于公眾場合即可。不過你還要記住我們先前提到過的準則：對著你的聽眾發(fā)言，而不要只是對著講稿或者屏幕。你只要靜靜地往下看，記住一兩句話，然后抬起眼睛，對聽眾說出那一兩句話并保持目光接觸。再往下看，重復(fù)這個過程，這就是你所要做的全部事情。把演講稿盡可能高地放在講臺上，這將使你的演講變得更加簡單：當(dāng)你看講稿的時候不用把目光垂得太低。在學(xué)習(xí)過這種演講稿閱讀方法的成百上千人中，只有三四個沒能掌握這種技巧。演講排練中的攝像可以幫你做得更加恰如其分。

準備好演講中必需的工具

　　無論是你身體力行還是請你的員工來對此進行準備，你都必須事先準備好所有在講臺上可能用到的工具。我的演講工具箱中包括：演講稿、指示器、一個小時鐘、N次貼、一支筆、名片，以及任何其他可能在我的演講中用到的東西。

合適的演講服飾

　　我們必須考慮到演講中的衣著、首飾、鞋子，甚至發(fā)型。許多公眾場合的演講經(jīng)常遭遇這些方面的不如意：刺眼的耳環(huán)、不合時宜的外套、過短的裙子、邋遢的鞋子、吃東西留下的污漬、不穩(wěn)定的激光指示器、不斷下滑的眼鏡或者吸引了過多注意力的發(fā)型。一位成功的演講者這么描述某次選擇演講外套的經(jīng)歷。她從試講練習(xí)的錄像中注意到，當(dāng)她每次抬起胳膊時，身上的夾克也會相應(yīng)地被抬起，但是她將胳膊放下來后，夾克卻不會跟著胳膊收縮下來。她沒有去試著把那件夾克穿得更緊點（好讓它更貼身），而是選擇了另一件外套。看起來這好像只是一個很小的細節(jié)問題，卻可能影響到整個演講最終的成敗。

組織團隊進行小組演說

　　幾年前，有位富有進取精神的經(jīng)理請我們幫他的團隊準備一個競職演示報告會，他認為策劃和發(fā)表這個競職演示報告的過程對她的工作團隊各方面都很有好處。在第一次演講排練中，我們請團隊所有成員按實際場景坐好，并對全程進行了錄像。錄像的結(jié)果使他們震驚：他們一個挨一個坐著的樣子就像公共汽車上的陌生人。他們相互之間沒有任何眼神溝通，也不關(guān)注別人的發(fā)言，當(dāng)他們輪流發(fā)言時就像夜色中過往的船只。
　　通過這次團隊演講訓(xùn)練，他們不僅學(xué)到了演講技巧，更學(xué)到了如何進行團隊協(xié)作。他們設(shè)計了一系列語言和非語言的信號，進行相互間的溝通和提示，并借此向全世界表示，他們是一個真正的、團結(jié)的、協(xié)作的團隊。比如，當(dāng)他們進行相互介紹時會主動講述其他團隊成員的成就；當(dāng)其他成員發(fā)表講話時他們微笑并相互點頭示意；當(dāng)一個團隊成員說完走下講臺，下一位成員會上前與之握手，有時會相互拍拍肩膀。在接下來很長的一段時間內(nèi)，他們對此次經(jīng)歷的評價表明他們不僅從中學(xué)會了如何進行演講，更學(xué)會了如何在日常工作中更有效地進行協(xié)作。
　　如果你的團隊打算進行一次成功的協(xié)作演講，你必須保證每一位成員都能夠有很好的表現(xiàn)。所有個人演講的原則和技巧都應(yīng)該有相應(yīng)的變化。舉例來說，你必須看到這次團隊演講是一個整體，把每一部分的講話都看做整個演講的關(guān)鍵部分，并在每位成員交替的同時進行平滑過渡。注重團隊表現(xiàn)的最大好處是：你不可以自吹自擂，但可以互相吹捧。你對團隊其他成員的每一個贊賞其實也是給自己的榮耀，同時你還需要動用你所了解的一切關(guān)于傾聽及肢體語言的技巧去支持你的團隊。

檢查演講場地

　　如果你曾參加過這樣的會議：與會者上洗手間時不得不低頭從大屏幕前匆匆經(jīng)過，發(fā)言者不得不為尺寸太小的輔助視頻致歉，燈光太暗以至于演講者看不清自己的演講稿，設(shè)備不斷出現(xiàn)故障使聽眾失去耐心，你就會知道沒有提前檢查好演講場地的后果。
　　反過來說，提前到達演講場地并運用你的常識能夠幫你取得成功。某次大會中，一位管理人員很早就來到他即將發(fā)表講話的現(xiàn)場。會議現(xiàn)場是由一個豪華舞廳所分隔出來的，形成一個入口位于末端的狹長會場。當(dāng)演講者站在發(fā)言席后面時，身體被發(fā)言席擋住，在巨大的屏幕下顯得特別小。為了使自己在發(fā)表講話時身形不會顯得特別小，這位管理人員要求酒店的服務(wù)員將會場橫過來，把演講臺安排在場地寬的一邊。正是由于他對細節(jié)給予了充分的重視，他的演講才得以被所有聽眾清楚地聽到和看到。
　　在檢查場地的同時，你也需要檢查發(fā)言席。大多數(shù)發(fā)言席的高度只適合個子較高的演講者，而給那些個頭稍矮或者必須坐著演講的人帶來許多麻煩。這方面我們有一個令人傷心的案例。在某次政府大會上，一位主講發(fā)言人被認為是一個年輕并充滿政治前景的政治家。由于發(fā)言席和她的身高極不協(xié)調(diào)，而她在這方面又沒有接受過足夠的訓(xùn)練，導(dǎo)致了數(shù)百萬名民眾只能看到她的指尖而不是她的全部手勢。我們再也沒有聽到關(guān)于她的進一步的消息。公眾演講中的成功并不像火箭升空的科學(xué)那么復(fù)雜——但卻需要更多常識。

適應(yīng)聽眾數(shù)量

　　如果聽眾數(shù)量非常龐大，人們往往更愿意通過大屏幕觀看演講者。你需要了解自己的形象、舉止通過大屏幕反映出來有什么不同。攝像機通常只會拍攝到你的頭和肩膀——因此你也許需要適度抬高和夸大你的姿勢。調(diào)整你的化妝，在那些大屏幕上色彩通常會被淡化，皮膚的缺點更容易暴露。同時，雖然你不能夠和那么龐大的聽眾群都進行目光接觸，但請務(wù)必用目光顧及房間中各方位聽眾的面孔。