第十二條 會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會計(jì)監(jiān)督需要。
解讀：這是一個(gè)老問題，國內(nèi)的專家、學(xué)者一直在討論這個(gè)問題，財(cái)政部也一直在努力推動這項(xiàng)工作，如：2004年，財(cái)政部、審計(jì)署和上海市財(cái)政局發(fā)布基于XBRL原理制定的《信息技術(shù)——會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》并申報(bào)為國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 19581-2004）。目前，配合這一規(guī)定的貫徹落實(shí)，全國會計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會正著手開展會計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口國家標(biāo)準(zhǔn)制定工作。
隨著會計(jì)信息化發(fā)展，會計(jì)監(jiān)督也在不斷邁向信息化。一種新的檢查方式就是監(jiān)督人員從企業(yè)會計(jì)系統(tǒng)中直接調(diào)取電子會計(jì)資料，通過審計(jì)軟件查閱、分析會計(jì)資料并找出問題。但是，由于各種會計(jì)軟件沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，調(diào)取不同軟件中的數(shù)據(jù)需要不同的工具，各政府部門、會計(jì)師事務(wù)所都各自開發(fā)自己的工具，造成資源的極大浪費(fèi)，監(jiān)督的效果也未必好。
除會計(jì)監(jiān)督外，企業(yè)更換、升級會計(jì)軟件，也面臨著前后兩種軟件數(shù)據(jù)格式不一致問題，無法進(jìn)行安全、有效的數(shù)據(jù)遷移，造成電子會計(jì)資料在遷移中的損失。
會計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口的國家標(biāo)準(zhǔn)，可以解決上述問題。會計(jì)、審計(jì)軟件只要都遵循這一標(biāo)準(zhǔn)，不需要開發(fā)繁雜的接口工具，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換，滿足會計(jì)監(jiān)督以及其他需求。
會計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口的國家標(biāo)準(zhǔn)有利于企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、電子會計(jì)資料的存檔等、云會計(jì)的使用等。
第十三條 會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有會計(jì)資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會計(jì)檔案的接口，在會計(jì)檔案存儲格式、元數(shù)據(jù)采集、真實(shí)性與完整性保障方面，符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。
解讀：這條規(guī)定是對第四十條、四十一條會計(jì)資料無紙化的一個(gè)呼應(yīng)。國內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)表明，由于技術(shù)進(jìn)步，電子會計(jì)資料依賴原生軟硬件系統(tǒng)有可能由于升級換代而造成在一定時(shí)期之后不可讀。這就決定了電子會計(jì)資料應(yīng)離開原生信息系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存。電子會計(jì)資料歸檔功能應(yīng)是會計(jì)管理軟件的一項(xiàng)重要功能。值得澄清的是，因系統(tǒng)運(yùn)維需要而通過備份系統(tǒng)進(jìn)行的備份，無論是在線的還是離線，都不是真正意義上的歸檔保存。
歸檔應(yīng)是對電子會計(jì)資料進(jìn)行鑒別、整理加工和移送檔案管理職能部門進(jìn)行保存的過程。歸檔時(shí)，首先要進(jìn)行鑒定，區(qū)分需歸檔和不需歸檔的部分，去除不需歸檔數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，對準(zhǔn)備歸檔電子會計(jì)資料鑒定其真實(shí)性、完整性和有效性，并按重要程度區(qū)分保管期限，組成保管單位。在這個(gè)過程中，需將歸檔的電子會計(jì)資料轉(zhuǎn)換成符合歸檔要求的存儲格式，與其元數(shù)據(jù)一起按要求封裝打包，從會計(jì)信息系統(tǒng)中導(dǎo)出，傳送至檔案管理信息系統(tǒng)或歸檔指定的存儲位置，然后對已完成歸檔的會計(jì)資料進(jìn)行標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔。這些功能需要在會計(jì)信息系統(tǒng)完成，即所謂的歸檔功能。歸檔功能最好還具有定期刪除已歸檔數(shù)據(jù)，以釋放存儲空間的功能。
電子會計(jì)資料歸檔過程中的有關(guān)要求可參照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/18894-2002）；元數(shù)據(jù)項(xiàng)的要求參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46—2009）；歸檔時(shí)電子會計(jì)資料的封裝格式可參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）。為使歸檔后的電子會計(jì)檔案長期可讀，電子會計(jì)資料歸檔時(shí)的存儲格式應(yīng)選擇有利于長期保存的格式，具體要求可參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）。
企業(yè)在購買、實(shí)施會計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)充分聽取本企業(yè)檔案部門對于電子會計(jì)資料的歸檔范圍、元數(shù)據(jù)項(xiàng)、歸檔后的存儲位置、歸檔儲存格式等方面的意見，使電子會計(jì)資料能夠順利歸檔。
注意：1．電子會計(jì)資料歸檔不同會計(jì)數(shù)據(jù)的備份。
2．電子會計(jì)資料歸檔的內(nèi)容遵循《會計(jì)檔案管理辦法》，指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。如：會計(jì)憑證類包括：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證；會計(jì)賬簿類包括：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。
3．電子會計(jì)資料歸檔的格式，不依賴具體的會計(jì)軟件系統(tǒng)，查詢方便，適于長期保存，符合國家規(guī)定。目前很多企業(yè)用的是PDF格式，但查詢不方便。
4．鑒于歸檔電子會計(jì)資料真實(shí)性、完整性和有效性要求，在會計(jì)軟件中，歸檔功能，應(yīng)該在結(jié)賬以后。
第十四條 會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ埽⒛芤院唵我锥男问捷敵觥?/STRONG>
解讀：用戶操作日志是信息化帶來的重要環(huán)境變量，也是工作規(guī)范制定中的重要考慮因素。在提高會計(jì)工作便利性、效率性的同時(shí)，日志就承擔(dān)起更多的記錄和還原核算過程的責(zé)任。
因此，工作規(guī)范對用戶操作日志提出了新的要求：不是傳統(tǒng)的系統(tǒng)日志概念，而是為會計(jì)監(jiān)督服務(wù)的用戶操作日志。要求采用自然語言以及會計(jì)業(yè)務(wù)術(shù)語描述形成日志。具體來說，用戶操作日志應(yīng)當(dāng)滿足以下要求：
1．完整性。會計(jì)軟件必須能保證日志記錄的完整，將所有對會計(jì)核算結(jié)果可能形成影響的用戶操作記錄下來，包括對核算結(jié)果有直接影響的數(shù)據(jù)錄入、修改、插入、刪除，對核算工作所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如會計(jì)科目表、銀行賬戶信息、輔助核算項(xiàng)目信息、人員信息）的維護(hù)。
日志功能應(yīng)當(dāng)記錄具體操作內(nèi)容、操作人以及精確到分秒的操作時(shí)間。對于不同的操作，需要記錄的操作內(nèi)容是不一樣的。例如，對于科目的增加，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)記錄增加的科目名稱、代碼以及屬性。對于記賬憑證的修改，應(yīng)當(dāng)記錄修改的項(xiàng)目以及修改前后的內(nèi)容。對于已結(jié)賬期間的重新開啟，應(yīng)當(dāng)記錄開啟期間的起止日期
2．安全性。會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)采取技術(shù)手段，保證用戶操作日志中的任何信息不被用戶以任何手段修改和刪除。
3．可查詢性。用戶操作日志必須提供對各類操作的查詢，以便會計(jì)監(jiān)督人員篩選出想要的信息。否則，龐大的記錄數(shù)據(jù)就是信息垃圾，沒有實(shí)用價(jià)值。查詢應(yīng)當(dāng)可以按照操作人員姓名或者用戶名、操作的時(shí)間范圍、操作內(nèi)容等各種條件分別或者組合進(jìn)行。這里的操作，是業(yè)務(wù)層面的概念，例如，記賬憑證的錄入、修改，記賬會計(jì)期間的打開、關(guān)閉，會計(jì)科目的增加，尚未記賬憑證的刪除，對憑證審核的取消等等。
目前主流會計(jì)軟件中的日志主要記錄了操作人和操作人所做操作。如下圖。不論從信息的完整性、安全性和可查詢性，現(xiàn)行軟件都要提高。
第十五條 以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會計(jì)軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)在技術(shù)上保證客戶會計(jì)資料的安全、完整。對于因供應(yīng)商原因造成客戶會計(jì)資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。
第十六條 客戶以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式使用會計(jì)軟件生成的電子會計(jì)資料歸客戶所有。
第十七條 以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會計(jì)軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)做好本供應(yīng)商不能維持服務(wù)情況下，保障企業(yè)電子會計(jì)資料安全以及企業(yè)會計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的預(yù)案，并在相關(guān)服務(wù)合同中與客戶就該預(yù)案做出約定。
解讀：首先，介紹一下云計(jì)算的概念。云計(jì)算是一種新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，它既是一種技術(shù)的創(chuàng)新，也是一種商業(yè)模式的創(chuàng)新。不管是硬件設(shè)施也好，應(yīng)用軟件也好，企業(yè)都可以采用即租即用的模式使用，體現(xiàn)一種“不求所有，但求所用”的理念，從而減少了用戶初期投入和運(yùn)營維護(hù)的成本，尤其是對眾多的中小企業(yè)而言，并通過這種模式為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。
“會計(jì)軟件云”是云計(jì)算的一種應(yīng)用(軟件即服務(wù)SAAS)。依托于高速互聯(lián)網(wǎng)的一種全新會計(jì)軟件服務(wù)和使用模式。它是指會計(jì)軟件未安裝在企業(yè)本地，而是運(yùn)行于供應(yīng)商的遠(yuǎn)端服務(wù)器，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)使用軟件，會計(jì)資料也存儲在遠(yuǎn)端服務(wù)器中。其本質(zhì)是會計(jì)軟件和服務(wù)器資源的租用。這種方式的好處是減少了中小企業(yè)信息化的初始投資和日常維護(hù)的等費(fèi)用，適合中小企業(yè)使用。目前，主流供應(yīng)商都看好這一服務(wù)發(fā)展前景，推出了自己的會計(jì)軟件云服務(wù)，其中一些是免費(fèi)服務(wù)（例如試用版）。
工作規(guī)范對“會計(jì)軟件云”這一新興的會計(jì)軟件服務(wù)業(yè)態(tài)進(jìn)行專門的規(guī)范，主要是考慮到會計(jì)軟件云服務(wù)的特殊性：一是免費(fèi)服務(wù)情況下，用戶企業(yè)可能忽略自身權(quán)利的保護(hù)；二是會計(jì)資料存儲在遠(yuǎn)端，用戶企業(yè)只具有訪問能力而不具有控制能力，可能因權(quán)屬關(guān)系不明而產(chǎn)生糾紛；三是作為企業(yè)內(nèi)部職能的會計(jì)核算，其運(yùn)行依賴于外部企業(yè)（供應(yīng)商）的正常運(yùn)營，存在著用戶企業(yè)不能掌控的風(fēng)險(xiǎn)因素；四是大量用戶企業(yè)的會計(jì)核算和數(shù)據(jù)存儲集中于供應(yīng)商的服務(wù)器上，業(yè)務(wù)異常的風(fēng)險(xiǎn)高度聚集。
會計(jì)工作不僅是企業(yè)管理活動，由此形成的會計(jì)資料也不僅是企業(yè)財(cái)產(chǎn)。會計(jì)工作還是國家經(jīng)濟(jì)管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，企業(yè)會計(jì)資料也是政府對企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)。企業(yè)與供應(yīng)商之間的服務(wù)模式不應(yīng)妨礙國家經(jīng)濟(jì)管理工作的正常開展，會計(jì)軟件云服務(wù)的相關(guān)權(quán)利義務(wù)關(guān)系必須明確。正是出于這一考慮，工作規(guī)范從保護(hù)會計(jì)資料的安全完整和企業(yè)會計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的角度出發(fā)，明確了云服務(wù)供應(yīng)商的相關(guān)責(zé)任。其中：
第十五條規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)從技術(shù)上確?？蛻魰?jì)資料的安全和完整，這一責(zé)任不以客戶是否支付服務(wù)費(fèi)為前提。對于自身原因（技術(shù)上的原因以及技術(shù)以外的原因）造成的客戶會計(jì)資料泄露、毀損，由客戶決定是否追究供應(yīng)商責(zé)任。當(dāng)然，因客戶原因（例如密碼管理不善）造成的會計(jì)資料損失，供應(yīng)商不承擔(dān)責(zé)任。
第十六條明確了云服務(wù)形成的會計(jì)資料所有權(quán)歸客戶，并要求供應(yīng)商確?？蛻魰?jì)資料的正常導(dǎo)出。這一方面是落實(shí)單位會計(jì)責(zé)任的需要——如果客戶對自己的會計(jì)資料沒有所有權(quán)，就會出現(xiàn)會計(jì)責(zé)任不清的情況；另一方面也是保證企業(yè)會計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的需要——客戶從一種云服務(wù)切換到本地會計(jì)軟件或者另一供應(yīng)商的云服務(wù)時(shí)，就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。因此，云會計(jì)軟件也應(yīng)當(dāng)與傳統(tǒng)會計(jì)軟件一樣，提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，供客戶導(dǎo)出會計(jì)資料，供應(yīng)商不得以任何理由拒絕。例如，在用戶不再支付服務(wù)費(fèi)的情況下，該用戶也應(yīng)能通過賬戶登錄服務(wù)并導(dǎo)出全部會計(jì)資料。
第十七條要求供應(yīng)商對云服務(wù)中斷的情況做好預(yù)案。由于商業(yè)的、管理的、技術(shù)的或者不可抗力等風(fēng)險(xiǎn)，會計(jì)軟件云服務(wù)存在著中斷的可能，如供應(yīng)商解散清算、服務(wù)器遭受攻擊癱瘓等。這種情況下，可能有大量企業(yè)的會計(jì)資料安全受到威脅，會計(jì)工作的持續(xù)運(yùn)行受到影響。為避免這一情況的出現(xiàn)，工作規(guī)范要求供應(yīng)商提前做好預(yù)案，如：對會計(jì)數(shù)據(jù)的備份，保障用戶會計(jì)資料安全和會計(jì)工作持續(xù)。同時(shí)，供應(yīng)商還要以適當(dāng)方式將預(yù)案內(nèi)容告知客戶，作為客戶與供應(yīng)商的合同內(nèi)容的一部分。
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