會計報表是會計賬務處理的最終環(huán)節(jié)，是會計工作的定期總結，它是基于會計憑證、會計賬簿、會計科目匯總表和會計科目余額表等會計資料的基礎上編制的。本篇主要講解Excel 建立和編制會計報表上的應用技巧。
目錄
1.會計報表的概念
2.如何建立并編制資產負債表
3.如何建立并編制利潤表
4.現(xiàn)金流量表的建立及編制
1 會計報表概述
1.1 會計報表的含義及作用
會計報表是綜合反映企業(yè)經營成果、財務狀況以及現(xiàn)金流量信息的書面文件，它是會計核算的最終結果，也是會計核算工作的總結。
會計報表向投資者、債權人、政府及其機構等會計報表的使用者提供有用的經濟決策信息。編制會計報表的作用體現(xiàn)在以下幾個方面：
(1) 會計報表提供的經濟信息是企業(yè)加強和改善經營管理的重要依據(jù)。
(2) 會計報表提供的經濟信息是國家經濟管理部門進行宏觀調控和管理的依據(jù)。
(3) 會計報表提供的經濟信息是投資者和債權人決策的依據(jù)。
1.2 會計報表的分類
可以按照不同的標準將會計報表進行分類。常見的分類如下。
(1) 按照反映內容的不同，會計報表可以分為動態(tài)會計報表和靜態(tài)會計報表。動態(tài)會計報表是反映一定時期內資金耗費和資金收回的報表，例如，利潤表是反映企業(yè)一定時期內經營成果的報表;靜態(tài)會計報表是綜合反映一定時點資產、負債和所有者權益的會計報表，例如，資產負債表是反映一定時點企業(yè)資產總額和權益總額的報表，從企業(yè)資產總量方面反映
企業(yè)的財務狀況，從而反映企業(yè)資產的變現(xiàn)能力和償債能力。
(2) 按照編制時間的不同，會計報表可以分為月報、季報、半年報和年報。
(3) 按照編制單位的不同，會計報表可以分為單位會計報表和匯總會計報表。單位會計報表是指由企業(yè)在自身會計核算的基礎上，對賬簿記錄進行加工而編制的會計報表，以反映企業(yè)本身的財務狀況和經營成果;匯總會計報表是指由企業(yè)主管部門或上級機關，根據(jù)所屬單位報送的會計報表，連同本單位會計報表匯總編制的綜合性會計報表。
在講中，介紹利用Excel 編制基于企業(yè)在自身會計核算資料上的資產負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表。
2 Excel 在資產負債表中的應用
企業(yè)經營一定期間內，需要反映出企業(yè)當時的資產、負債及所有者權益的情況，這就需要編制資產負債表。資產負債表是企業(yè)會計報表中的主要報表。
2.1 設置資產負債表格式
資產負債表是反映企業(yè)某一特定日期財務狀況的會計報表，它是根據(jù)資產、負債和所有者權益三者之間的平衡關系，把日常經營活動的信息按照一定的分類標準和一定的順序加工而成的。它表明企業(yè)某一特定日期所擁有或控制的經濟資源，所承擔的現(xiàn)有義務和所有者對凈資產的要求權。
國際上流行的資產負債表的格式通常有賬戶式和報告式兩種。
賬戶式的資產負債表是根據(jù)“資產=負債+所有者權益”將表分成左右兩方，左方反映資產，右方反映負債和所有者權益，按其構成項目依據(jù)流動性(變現(xiàn)能力由強到弱)分類，并使左右雙方總額相等，如表6-1 所示。
表6-1 賬戶式資產負債表的格式
資產負債表(賬戶式)
報告式的資產負債表是按照資產、負債、所有者權益順序自上而下排列的報表格式，如表6-2 所示。
表6-2 報告式資產負債表的格式
資產負債表(報告式)
在我國的會計實務中多采用賬戶式的資產負債表，因此本書主要介紹賬戶式資產負債表的編制，具體操作步驟如下：
(1) 將“第六章.xls”工作簿中的工作表Sheet1 重命名為“資產負債表”。
(2) 選中A1:H1 單元格，單擊“合并及居中”按鈕。在A1 單元格輸入“資產負債表”，并單擊“加粗”按鈕。
(3) 使用相同的方法，并參照資產負債表基本格式，如圖6-1 所示，在每個單元格中輸入指定的數(shù)據(jù)。
(4) 選中A3:H32 單元格并單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。
(5) 將打開的對話框切換到“邊框”選項卡，選擇如圖6-2 所示的邊框樣式，然后單擊“確定”按鈕。
圖6-1 資產負債表
圖6-2 “設置單元格格式”對話框
(6) 生成一張涇渭分明的資產負債表，如圖6-3 所示。
圖6-3 美化的資產負債表
2.2 資產負債表的編制
在建立好的科目余額表基礎上，可以很容易編制出資產負債表。因為資產負債表的編制是根據(jù)各賬戶的余額加或減之后填列。資產負債表本期期初余額即為上期期末余額，可以直接從上期資產負債表中獲得，參照科目余額表期初余額的填制，在此不再贅述，本節(jié)主要介紹期末余額的編制。
資產負債表中各項目的數(shù)據(jù)來源主要通過以下幾種方式獲得。
(1) 根據(jù)總賬科目余額直接填列，例如：應收票據(jù)、短期借款。
(2) 根據(jù)總賬科目余額計算填列，例如：貨幣資金=庫存現(xiàn)金現(xiàn)金+銀行存款+其他貨幣資金。
(3) 根據(jù)明細科目余額計算填列，例如：應付賬款、預付賬款。
(4) 根據(jù)總賬科目和明細賬科目的期末余額計算填列，例如：長期借款、應付債券。
(5) 根據(jù)科目余額減去其備抵項目后的凈額填列，例如：應收賬款、持有至到期投資、固定資產和無形資產等。
依照各項目的數(shù)據(jù)來源方式，可以采用數(shù)據(jù)鏈接直接引用方式引用科目余額表、明細分類賬等工作表的相關數(shù)據(jù)進行資產負債表的編制，也可采用SUMIF()和VLOOKUP()函數(shù)間接調用科目余額表等其他工作表的相關數(shù)據(jù)進行資產負債表的編制。本例以直接引用為例，介紹資產負債表的編制，具體操作步驟如下：
(1) 打開“5 章.xls”工作簿中的“科目余額表”工作表。
(2) 打開“6 章.xls”工作簿中的“資產負債表”工作表。
(3) 選擇“資產負債表”工作表的D5 單元格，輸入“=”。
(4) 單擊“第五章.xls”標簽切換至“科目余額表”。
(5) 單擊“5 章.xls—— 科目余額表”中的單元格G4，輸入“+”，然后單擊“5 章.xls—— 科目余額表”中的單元格G5。
(6) 按Enter 鍵，界面自動切換到“6 章.xls—— 資產負債表”，并在D5 單元格顯示計算結果32 400.00。此時，在公式編輯欄中顯示單元格D5 所采用的計算公式“=[5 章.xls]科目余額表!$G$4+[5 章.xls]科目余額表!$G$5”，顯示結果如圖6-4 所示。
圖6-4 顯示公式的計算結果
(7) 參照步驟(3)~(6)將除合計數(shù)之外的項目填制完成。
(8) 選中D15 單元格，選擇“公式”|“自動求和”命令。
(9) 選中D5:D14 單元格，編輯欄中SUM()函數(shù)中顯示公式“=SUM (D5:D14)”，如圖6-5 所示。
圖6-5 設置SUM ()函數(shù)的參數(shù)
(10) 參照步驟(9)，將其余的合計數(shù)填制，資產負債表編制完成，結果如圖6-6 所示。
圖6-6 編制完的資產負債表
當全年業(yè)務記錄完畢，在“科目匯總表”工作表的月字段旁的下拉列表按鈕，選擇如圖6-7 所示的科目匯總表編制的月份“全部”選項?？梢援a生2011 年度的資產負債表。
圖6-7 選擇“全部”
3 Excel 在利潤表中的應用
企業(yè)經營一定期間內，需要了解企業(yè)的資產、負債及所有者權益的情況，這些都會關系企業(yè)經營的好壞，這就需要編制利潤表。利潤表也是企業(yè)會計報表中的重要報表。
3.1 設置利潤表格式
利潤表是反映企業(yè)一定期間內生產經營成果的會計報表。利潤表把一定時期內的營業(yè)收入與其同一會計期間相關的營業(yè)費用進行配比，以計算出企業(yè)一定時期的凈利潤。通過利潤表反映的收入和費用等情況，能夠反映企業(yè)生產經營的收入情況及費用耗費情況，表明企業(yè)一定時期內的生產經營成果。利潤是企業(yè)經營業(yè)績的綜合體現(xiàn)，又是進行利潤分配的主要依據(jù)。
目前比較普遍的利潤表的格式有多步式和單步式兩種。
多步式利潤表是經過計算營業(yè)利潤、利潤總額多個步驟，最后計算凈利潤而編制成的利潤表，如表6-3 所示。
表6-3 多步式利潤表的格式
利 潤 表
單步式利潤表是通過將所有收入扣除所有費用后一次計算凈利潤而編制的利潤表，如表6-4 所示。
表6-4 單步式利潤表的格式
利 潤 表
在我國的會計實務中，一般采用多步式利潤表，因此本書主要介紹多步式利潤表的編制。
利潤表的建立與資產負債表的建立過程和方法類似，具體操作步驟如下：
(1) 將“6 章.xls”工作簿中的工作表Sheet2 重命名為“利潤表”。
(2) 選擇A1:D1 單元格，單擊“合并及居中”按鈕。在A1 單元格中輸入“利潤表”，并單擊“加粗”按鈕。
(3) 使用同樣的方法參照利潤表的基本格式，在每個單元格中輸入特定的項目。
(4) 選中單元格A4:D18，設置如圖6-8 所示的邊框樣式，利潤表建立完成。
圖6-8 利潤表
3.2 利潤表的編制
利潤表的編制也是建立在科目余額表上，只不過收入、費用類賬戶是虛賬戶，每期沒有期初、期末余額。在編制利潤表時，需要根據(jù)科目余額表中本期發(fā)生額的有關會計科目進行編制。
1. 本月數(shù)的填制
利潤表中本月數(shù)的填制，同樣要建立利潤表與科目余額表的鏈接，以便進行數(shù)據(jù)的調用。前面曾提及數(shù)據(jù)鏈接調用有直接調用與間接調用兩種，資產負債表的編制使用了直接調用，
本節(jié)介紹的利潤表的編制將使用間接調用。假設已定義所需范圍名稱，利潤表本月數(shù)的填制
具體操作步驟如下：
(1) 打開“6 章.xls”工作簿中的工作表“利潤表”。
(2) 選中“利潤表”工作表中的C4 單元格。
(3) 選擇“公式”|“查找與引用”，選擇VOOLKUP()函數(shù)。
(4) 在VLOOKUP()函數(shù)的Lookup_value 自變量位置輸入“"主營業(yè)務收入"”，在Table_array 自變量位置輸入范圍“科目余額表!$B$4:$H$52”(直接選取該工作表相應區(qū)域即可)，在Col_index_num 自變量位置輸入5，在Range_lookup 自變量位置輸入FALSE，如圖6-9 所示。
圖6-9 設置VLOOKUP()函數(shù)參數(shù)
(5) 單擊“確定”按鈕完成函數(shù)參數(shù)的設置。
(6) 按照步驟(4)的方法，在編輯欄中輸入“+VLOOKUP("其他業(yè)務收入"?科目余額表!$B$4:$H$52?5?FALSE)”，C4 單元格中顯示的“營業(yè)收入”為16000，如圖6-10 所示。
圖6-10 顯示函數(shù)的計算結果
(7) 選中C5 單元格，輸入“=VLOOKUP("主營業(yè)務成本"?科目余額表!$B$4:$H$52?5?FALSE)+VLOOKUP("其他業(yè)務成本"?科目余額表!$B$4:$H$52?5?FALSE)”，然后按Enter 鍵。
(8) 分別選中C6、C7、 C8、、C9、C10、C11、C12、C14、C15、C17 單元格，參照步驟(4)~(5)完成數(shù)據(jù)的鏈接引用。
(9) 選中C13 單元格，輸入“=C4-C5-C6-C7-C8-C9-C10+C11+C12，然后按Enter 鍵，結果如圖6-11 所示。
圖6-11 顯示函數(shù)的計算結果
(10) 選中C16 單元格，輸入“=C13+C14-C15”，然后按Enter 鍵，結果如圖6-12所示。
圖6-12 顯示單元格計算結果
(11) 選中C18 單元格，輸入“=C16-C17”，然后按Enter 鍵，結果如圖6-13 所示，完成利潤表本月數(shù)的填制。
圖6-13 編制完的利潤表
2. 本年累計數(shù)的填制
利潤表中的本年累計數(shù)是指從本年1 月份起至本月份止若干月份累計實現(xiàn)的利潤數(shù)。要得到本年累計數(shù)只需在“科目匯總表”工作表的月字段旁的下拉列表按鈕，選擇科目匯總表編制的月份“全部”選項，便可以產生利潤表的本年累計數(shù)。
4 Excel 在現(xiàn)金流量表中的應用
為了規(guī)范企業(yè)現(xiàn)金的管理，提高會計信息質量，財政部制定了《企業(yè)會計準則——現(xiàn)金流量表》，并于1998 年1 月1 日起執(zhí)行?，F(xiàn)金流量表也是企業(yè)會計報表中的主要報表。
4.1 設置現(xiàn)金流量表格式
現(xiàn)金流量表是反映企業(yè)一定會計期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物(以下簡稱現(xiàn)金)流入和流出的報表?，F(xiàn)金流量表能夠說明企業(yè)一定期間內現(xiàn)金流人和流出的原因、企業(yè)的償債能力和支付股利的能力、分析企業(yè)未來獲取現(xiàn)金的能力。
現(xiàn)金流量表應當按照經營活動、投資活動和籌資活動的現(xiàn)金流量分類分項列出，如表6-5所示。
表6-5 現(xiàn)金流量表的格式
現(xiàn) 金 流 量 表
現(xiàn)金流量表的建立仍然采用與“資產負債表”、“利潤表”類似的方法。同樣將 “第六章.xls”工作簿中的工作表Sheet3 重命名為“現(xiàn)金流量表”，并通過單擊“合并及居中”按鈕等，完成如圖6-14 所示的現(xiàn)金流量表的設置。
圖6-14 現(xiàn)金流量表
4.2 現(xiàn)金流量表的編制
現(xiàn)金流量表的編制是建立在總分類賬等工作表基礎之上，類似于“資產負債表”和“利潤表”的編制，通過直接鏈接或間接鏈接從相關的工作表中提取數(shù)據(jù)，再根據(jù)會計準則的有關規(guī)定，設置單元格的計算公式，并填在對應的單元格中。
