|
word 使用技巧
0.長篇文章中快速找到上次修改的位置
對于長篇 Word 文章，剛剛修改了某地方，離開該位置以后，再想找到該位置有時很麻煩，忘了在哪里了，用鼠標拖來拖去的找。其實很簡單，按住Shift
鍵，再按 F5鍵，就找到該位置了，再按一次，找到更前一次的修改位置。以此類推。
網(wǎng)上發(fā)表的小冊子大多行距使用“固定值”，這個習(xí)慣很不好，不同大小的字得分別調(diào)整行距，一但想把字改大點或小點，還得重新改行距，這給排版工作帶來很多的不便。我們大多數(shù)情況下應(yīng)該使用“單倍行距”或“1.5倍行距”等。把整個文檔都選成“單倍行距”就再也不用調(diào)行距了，因為它是一種比例關(guān)系，可以自動隨著字號的大小而變動，不用針對不同的字號分別調(diào)整。當(dāng)然如果你想細調(diào)也可以，在菜單中選“格式”—“段落”，按“行距”右側(cè)的“設(shè)置值”框中的小箭頭可變成0.75或1.25。還可以手動輸入如0.99或1.02等?？梢院芫毜恼{(diào)節(jié)。為什么大部分人都選擇使用“固定值”呢？是因為發(fā)現(xiàn)使用“單倍行距”或“多倍行距”時不太聽話，有時調(diào)完，它沒有變化，其實問題主要是出在文檔網(wǎng)格上，在“頁面設(shè)置”中的“文檔網(wǎng)格”選項卡上選擇無網(wǎng)格。這時你會發(fā)現(xiàn)“單倍行距”或“多倍行距”調(diào)整行距非常自如，不想太麻煩的話，整篇文檔可以選用統(tǒng)一的一個行距。你再很難找到使用“固定值”的理由了。
正規(guī)的頁面設(shè)置，頁眉和頁腳應(yīng)在上下頁邊距之內(nèi)。經(jīng)常能看到把上下邊距設(shè)得很小，實際上已經(jīng)不起作用了，文檔的上部空白變成了由頁眉控制，下部空白變成了由頁腳來控制了。正規(guī)的排版可以減少出錯的可能，和不必要的麻煩。
有些圖片在文檔中可以拖來拖去，而有些就拖不動，這是因為它們有不同的版式。選中圖片按右鍵，點擊“設(shè)置圖片格式”，再點“版式”選項卡，就可以看到圖片當(dāng)前的版式。在不同的情況應(yīng)該考慮使用不同的版式。當(dāng)圖片的版式為“嵌入型”時就無法拖拽，但它就象一個大字一樣，可以居中，左右對齊，左右縮進，受行距影響。正因為此版式受行距影響，那當(dāng)行距設(shè)為固定值時，插入的圖片只能看到一小條。所以再重復(fù)一便，“固定值”一般情況下不要用。此版式比較穩(wěn)定，不會亂跑。比如封面上的圖片或占整行的圖片等應(yīng)選這種版式較好。其它情況一般選“四周型”和“緊密型”。圖片要重疊時才考慮使用“襯于文字下方”和“浮于文字上方”。有時候拖拽圖片時不能隨心所欲，圖片總不能拽到所期望的位置，那是因為對象隨文字移動的原因，選中圖片按右鍵，點擊“設(shè)置圖片格式”，再點“版式”選項卡，按底下的“高級”按鈕。在底下的“選項”中把“對象隨文字移動”前的“對號”點掉，然后按“確定”。這樣圖片就比較聽話了。
在工具條中，顯示比例的左邊有兩個箭頭相對的按鈕
，就是“顯示/隱藏編輯標記”按鈕，這個排版時應(yīng)該打開，按下它以后，就能在文檔中看到一些打印不出來的信息，如“分節(jié)符”、“分頁符”、“空格”等等，這些在排版時能用得到。這時選擇一個圖片就可以看到在某一段落前有一個小“錨”。一個圖片它必須得依附在一個段落上。當(dāng)你把有錨的這個段落刪除時，圖片也會跟著消失。此段上下移動，圖片也會跟著上下移動。這個錨你可以用鼠標拖拽，掛在你需要的段落上。知道了這些你就會如意的移動圖片和文本框了。
在表格里插入圖片時，應(yīng)把圖片的版式改成“嵌入型”，這樣圖片可以在表格中居中等，在表格內(nèi)靈活調(diào)整。否則那表格只能做為拖拽圖片的參考了。
在移動圖片、調(diào)整圖片大小或調(diào)整表格、調(diào)整標尺、……時總感覺一蹦一蹦的，很難精細的調(diào)節(jié)。這時只要按住Alt鍵不放再去調(diào)整，你就會有不同的感覺了。還有一個方法，就是點右鍵選屬性，在屬性中找相應(yīng)的項目，改具體的數(shù)。這在具體排版時也是能用得到的，如統(tǒng)一幾個圖片的大??；畫有一定尺寸的文本框等。
從每日文章或其它文檔中復(fù)制了一些文字，如果直接粘貼會把原來的樣式、格式等等信息也粘過來，如果你只想要那段文字，可以使用“選擇性粘貼”，在對話框中選擇“無格式文本”。
一個大圖片經(jīng)過裁減和縮小后，表面上看雖然小了，可是，它在文檔中所占的字節(jié)數(shù)沒有變小，這樣如果后悔了，圖片還有辦法恢復(fù)原樣。但是如果文檔中有多個這樣的圖片，就會使文件變得很大。當(dāng)我們把圖片調(diào)好后，選中，點右鍵，選剪切，然后在菜單中選“編輯”—“選擇性粘貼”出現(xiàn)對話框。在對話框中有多種選擇，你剪下來的圖片原來的格式不同相對應(yīng)對話框中的選項會有所不同。如果你想盡量保持原圖片的樣子，可以選擇“圖片”，如果你想盡量減小文件的大小就選擇“圖片（JPEG）”，其它的你也可以試一試，自己總結(jié)總結(jié)有何區(qū)別。這樣修修改的圖片就已經(jīng)固定下來了，將來再打開文件想恢復(fù)圖片的原樣就不可能了。
有時我們把幾個圖片和文本框看成一個整體，這時我們會用到WORD的組合功能，但此功能說法比較多，不是什么都能組合在一起的，必須是相同或相似類型的圖片、文本框等才能組合，而且用不好常會出錯。如果需要，你可以把要組合的所有圖片和文字等選中剪下來，剪下來你就可以知道選得漏沒漏。（選圖片就是把上文提到的“錨”所在行圖黑就可以了，如果“錨”的位置不理想，可以點中圖片，出現(xiàn)“錨”后，把它拖到需要的位置。也就是說，如果把所有圖片的“錨”都放在一行，那么選中這行就等于選中了所有的圖片了。）然后使用“選擇性粘貼”，在對話框中選擇“圖片”，就可以把所選的所有圖片和文字變成一個圖片了。再把圖片裁減一下，可以再“選擇性粘貼”一次。
可以把組合好的圖片剪下來，然后選擇性粘貼成圖片。也可以按住Ctrl鍵來選擇多個圖片，經(jīng)過剪切和選擇性粘貼成圖片，把多個圖片變成一個圖片。一些簡單的圖片編輯組合就不需要其它的圖形處理軟件了。
如打字時可寫“進”字，完成后，在菜單中選擇“編輯”—“替換”，出現(xiàn)“查找和替換”對話框。在“查找內(nèi)容”里添“進”，“替換為”添“進”。按“全部替換”按鈕。就可以把所有的“進”替換為“進”?！疤鎿Q為”空著不添，就可以起到刪除作用。如“查找內(nèi)容”里添空格，“替換為”空著不添。就可以刪除文檔中所有的空格。
在每段的結(jié)尾都有一個彎箭頭，那叫做“段落標記”，表示一段的結(jié)束。有時結(jié)尾是一個向下的直箭頭，那叫做“手動換行符”或“人工換行符”，表示強行分一行，而上下行還屬于一個段落。特殊字符還包括“分節(jié)符”、“分頁符”等等。按“查找和替換”對話框下面的“高級”按鈕出現(xiàn)“特殊字符”按鈕就可以替換和查找這些特殊的字符。舉個例子，按最下面的“特殊字符”按鈕，選擇“段落標記”，然后再重復(fù)一次，在“替換為”里按上面的辦法添加“段落標記”一次。那意思就是把兩個連續(xù)的“段落標記”替換為一個“段落標記”，全部替換就可以刪除多余的空行了。
按“查找和替換”對話框下面的“高級”按鈕，在最下面會出現(xiàn)一個“格式”按鈕，按下此按鈕，就會發(fā)現(xiàn)大部分用到的格式這里都有。它有什么格式就可以實現(xiàn)什么格式的替換，如一文件的標題用的是三號字，正文用的是五號字，后覺得正文有點小，就可以按下面的“格式”按鈕，在“查找內(nèi)容”里添五號字，在“替換為”里添小四號字。就可以把所有的五號字變成小四號字。還可以把一種字體換成另一種字體，把一種樣式變成另一種樣式等等。按一下“不限定格式”按鈕就可以清除選定的格式。用來完成其它的替換。
替換功能其實是相當(dāng)強大的，你可以把加粗的字變成某種樣式、某個字號或某種字體；或把某種字號的字加粗；或把某個字加粗、變色等等。不同的格式或文字你可以隨心所遇的搭配替換。就看你的想象力了。下面舉個實際例子。如在排版有“問”和“答”時，“問”要和“答”分開，如果一個一個的選那工作量就太大了，還有可能出錯。先選中所有的文本，把它們都改成相同的某一種樣式，再在“查找內(nèi)容”里添“問：”，光標點一下“替換為”后面的框，再點一下“格式”按鈕，在里面選“樣式”，再在樣式里找另一個具體的樣式，如“正文文本”等。這樣就可以把所有問變成另一種樣式。從而實現(xiàn)自動把提問分開。樣式是什么將在后面介紹。
不要使用鼠標拖動的方式對齊圖片，一次也不要用。下面介紹制作的方法。
根據(jù)圖片的大小，把整個頁面分成幾欄，使每欄橫向只放一個圖片，選中圖片點右鍵，選“設(shè)置圖片格式”，在出現(xiàn)的對話框中查看圖片的“高度”和“寬度”，在第二頁上畫與圖片大小一樣的文本框。以上所有的圖片和文本框的版式都選成“嵌入型”，然后全部居中。圖片和圖片之間可以加一個段落標記，也就是說加一個回車，多一個空行?？梢酝ㄟ^全選改變字號的方式，來調(diào)整上下圖片間的距離。改變左右頁邊距和欄間距可改變左右圖片間的距離。別忘了在頁面設(shè)置中設(shè)置成對稱頁邊距或左右邊距相同，并且取消“文檔網(wǎng)格”。因上下兩頁文本框和圖片大小一樣都居中，所以自然能對得齊。
首先插入一個表格（菜單中選“表格”，選“插入”---“表格”，添入表格的行數(shù)和列數(shù)，確定），選中表格按右鍵，點“表格屬性”。在“表格”卡中點下面的“選項”按鈕，在“默認單元格邊距”中把左右都改成0。在“行”卡里，指定行的高度，要選“固定值”，在“列”卡里，指定列的寬度。鼠標在表格里一點時，在表格的左上角會出現(xiàn)一個小圖標，點此圖標就是選中圖格的意思，然后按工具欄中的居中按鈕，使表格相對頁邊距居中（頁面設(shè)置要左右一樣大或?qū)ΨQ頁邊距）。
如果你也不知道每個格應(yīng)該有多大，可以選好行數(shù)和列數(shù)，插入一個表格，然后用鼠標拖拽表格的右下角，調(diào)整整個表格的大小。如果發(fā)現(xiàn)每個單元格的大小不一樣，可先選中這個表格，在菜單中找“表格”----“自動調(diào)整”，分別選中“平均分配各行”和“平均分配各列”。
表格調(diào)整好后，復(fù)制這個表格到下一頁，這樣打印出來，兩頁的表格一定能對上。插入圖片前，先把圖片的版式改成“嵌入型”，然后再復(fù)制粘貼到表格中。
如果版排完后發(fā)現(xiàn)還有空，想格外插入一些小的圖片，如果是衡向有空，可以畫一文本框，在文本框中點右鍵，選“設(shè)置文本框格式”，選“版式”，選“高級”，在左上角點“圖片位置”選項卡，在“水平對齊“中選“對齊方式”，后面的框中分別改成“居中”和“頁邊距”，這樣文本框的位置就相對頁邊距居中了，再復(fù)制此文本框到下一頁，這樣兩頁的圖片水平方向肯定能對上了。在第一個圖片中的“圖片位置”選項卡中，“垂直對齊”是怎樣設(shè)置的，第二頁的圖片就怎樣設(shè)，這樣就可以了。
如果是縱向有空，那就第一頁的框相對頁面左側(cè)對齊，第二頁的框相對頁面右側(cè)對齊，框里的圖片或表格要居中。
就是整個頁面只放一個圖片，打印的時候按每頁多版的方式來打印。結(jié)合上面介紹的方法，整個頁面只放一個圖片當(dāng)然很容易調(diào)整。但要注意一點，橫版的圖片頁面設(shè)置要和所打印的紙大小相同，否則打印時比較麻煩，甚至在有些打印機上無法打印。
如果你的打印機有問題，造成兩頁圖片對不上，只要按上面的方式排版，頁面設(shè)置成“普通”，試著把頁邊距左側(cè)和右側(cè)一側(cè)改大點，一側(cè)改小點試試。
在菜單中點“插入”—“頁碼”，在對話框中對生成頁碼的選項做出選擇，就可以自動生成頁碼。小冊子一般都選“首頁不顯示頁碼”?！皩R方式”選“居中”對于初學(xué)者簡單，避免出錯。雙擊任意一個頁碼，就可以進入頁眉和頁腳中，選中頁碼就可以和改正文中的字一樣，放大、縮小、改字體等等。
一般自動生成的頁碼都是在一個圖文框中，有時想叫它往下一點，它不太聽話，可以選中這個框，按右鍵，在對話框的最下面按一下“刪除圖文框”這個按鈕，這以后它更聽話些，可以在頁面設(shè)置中調(diào)整頁腳來控制它的高度，可以居中、左右對齊等。
“分隔符”分為“分頁符”和“分節(jié)符”，分頁符就不用說了，就是不管本頁的內(nèi)容有多少，在分頁符后另起一頁。插入分隔符的操作也很簡單，“插入”菜單—“分隔符”—“分頁符”，或選分節(jié)符類型里的“下一頁”。
為什么要分節(jié)呢？舉例說明吧，如
“前言”有兩頁，頁碼是1和2，目錄有4頁，頁碼是1-4，正文是從1-332頁，頁碼是1的頁就有3個，如果不分節(jié)，是不允許有重復(fù)頁碼的。當(dāng)然還不只是這些，不同的節(jié)可以允許有不同的頁邊距，不同的頁眉、頁腳，甚至是不同的紙張等等。
插入“下一頁”分隔符后，這時就斬斷了與上一節(jié)的聯(lián)系，這時再在本頁修改頁碼就不會影響到上一節(jié)了。
如果不會使用樣式，那么在Word排版上只能是初級水平。在較復(fù)雜的文檔中使用樣式，能大大簡化排版過程。
要使用樣式首先要改變一下思維方式。使用樣式時先不用考慮文字的大小、行距等具體格式，而是把文本根據(jù)不同的樣子分類，然后再考慮每一種類型（樣式）是什么樣子。如：“正文文本”這種樣式的字號原來是“五號”，只要把此樣式的字號改成“小四”那么文檔中所有具有“正文文本”這種樣式的文字都將變成“小四”號字。
例如“第一章”、“第二章”一直到“第九章”這些大標題字號較大，有相同的模樣，應(yīng)都定義為“標題1”這種樣式。而“第1節(jié)”、“第2節(jié)”等這樣的小標題定義為“標題2”這種樣式。具體內(nèi)容就定為“正文文本”這種樣式。而目錄是自動生成的，它在自動生成的過程中就已經(jīng)自己定義好了。以上工作完成以后，就可以考慮具體的“標題1”應(yīng)該是多大號的字；“標題2”應(yīng)是什么樣子，“正文文本”的行距是多少等，而且不需要再對每段文字進行修改，只要修改樣式就可以了。當(dāng)然，以上都是理論，具體操作可看幫助文件中“長文檔”—“樣式和重復(fù)使用格式”一篇。下面只簡單敘述一下。
在菜單中點“格式”----“樣式和格式”，出現(xiàn)“樣式和格式”窗。
在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“新樣式”。在“名稱”框中鍵入樣式的名稱。再選擇字體、字號等選項，或者單擊“格式”以便看到更多的選項。
選中要修改的文字、段落，再在“樣式和格式”窗中點一下要應(yīng)用的樣式，選中的內(nèi)容就將變成相應(yīng)的樣式。
在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，用鼠標右鍵單擊要修改的樣式，然后單擊“修改”。選擇所需的選項。這里注意一點，不要點帶+號的樣式，如“正文文本+加粗”這類的，因為嚴格的說這樣的樣式不能算做真正的獨立的樣式。是手動更改了某一樣式后自動生成的。
“正文”樣式是樣式中的一個特例，它表示沒有樣式的意思。所以如果用樣式不要使用“正文”這種樣式。
有時發(fā)現(xiàn)當(dāng)樣式修改后，很多此樣式的文本并不跟著發(fā)生變化。這主要是因為Word允許相同的樣式有不同的樣子。那些沒有跟著變的文本都是手動修改過的。例如，我定義“正文文本”這種樣式的行距為單倍行距，而我又選中了一段“正文文本”這種樣式的文字，給它改成了1.09倍行距。這時我又把“正文文本”這種樣式的行距改為1.5倍，這時同樣是“正文文本”這種樣式，我剛改過的那段文字還將是1.09倍行距。所以使用樣式后，不要單獨改某一段文字，要改就用修改樣式的方式來改，或把樣式設(shè)成“自動更新”。如果出現(xiàn)上述不跟著變的情況，可以選中文本，按如下快捷鍵Ctrl+Shift+Z（重設(shè)字符）和Ctrl+Q（段落重置）。這樣就取消了所有手動的修改，統(tǒng)一變成樣式規(guī)定的樣子?；蛟?/span>“樣式和格式”窗中把相應(yīng)帶+號的樣式刪掉。
生成目錄前必須先做些準備工作，就是把文中的標題定義成“標題”（包括“標題1”、“標題2”、“標題3”……）這種樣式，方可實現(xiàn)目錄的自動生成。
以上的準備工作做好后，在菜單中點“插入”—“引用”—“索引和目錄”，點“目錄”選項卡，這里有許多的選項，可以生成各種模樣的目錄，也可以點擊“修改”選項進行修改，在此卡中有個顯示級別。
一個文檔排好后，其它的文檔還想和這個文檔一樣，這時就要用到模板了。如果不使用樣式，模板的用處不是很大，只是頁面設(shè)置不用調(diào)了。
打開一個已經(jīng)版好的文件，刪除里面的文字，然后點“文件”菜單----“另存為”，在“另存為”對話框的最下面“保存類型”里單擊“文檔模板”。在“文件名”框中，鍵入新模板的名稱，然后單擊“保存”按鈕。
如果計算機里裝了Word，那么在“開始”菜單的上端都能看到“新建Office文檔”，單擊此項，就能看到上面剛剛創(chuàng)建的的模板的名字，單擊此模板，就將新建一個文檔，此文檔的頁面設(shè)置和里面的樣式等都和模板一樣。
一、標題的升級和降級
要把2級標題變成1級標題，或者把3級標題變成2級標題，稱為標題的升級。反之，要把1級標題變成2級標題，或者把3級標題變成4級標題，就是標題的降級。
完成標題的升級和降級，有以下幾種操作方法：
方法一：用鍵盤完成升級和降級。把光標插入點定位到需要修改標題級別的標題前，按下“TAB”鍵即可對標題降一級，按下“Shift+Tab”鍵可對標題進行升級。
方法二：用鼠標指向選定需要調(diào)整級別的標題前面的加號標志上，當(dāng)光標呈十字箭頭形狀時按下鼠標，如果向左拖動則會使標題升級，向右拖動可以使標題降級。
方法三：把光標插入點定位到需要調(diào)整級別的標題上，然后單擊“大綱”功能區(qū)中的空心左箭頭按鈕，可以使標題升級，單擊雙左箭頭可以把標題直接設(shè)置為1級標題，單擊空心右箭頭可以使標題降級，單擊雙右箭頭可以直接把標題設(shè)置為正文級別。
二、在大綱中移動指定章節(jié)
如果要重組文檔，就需要在文檔中移動指定的章節(jié)。移動指定章節(jié)有以下幾種方法：
方法一：調(diào)整好顯示的大綱級別，選定需要移動的章節(jié)，然后在“大綱”功能區(qū)中單擊向上箭頭按鈕可以向上移動該章節(jié)，單擊向下箭頭按鈕可以向下移動該章節(jié)。
方法二：調(diào)整好顯示的大綱級別，然后選定需要移動的章節(jié)，用鼠標向上（或向下）拖動即可向上（或向下）移動，同時屏幕上會出現(xiàn)一道橫線，當(dāng)橫線到達指定位置時，松開鼠標即可完成指定章節(jié)的移動。
|
