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管理例會(huì)是處理日常問(wèn)題的主要手段。但是，有管理經(jīng)驗(yàn)的人都有這樣的認(rèn)識(shí)：管理例會(huì)開(kāi)好了的不多，80％的會(huì)議都沒(méi)有什么效果。一般來(lái)講，務(wù)虛的會(huì)議好開(kāi)，務(wù)實(shí)的會(huì)議難開(kāi)；計(jì)劃性的會(huì)議好開(kāi)，解決問(wèn)題的會(huì)議難開(kāi)；問(wèn)題明顯，要求整改的會(huì)議好開(kāi)；問(wèn)題不明顯，分析責(zé)任源頭的會(huì)議不好開(kāi)。另外，例會(huì)中，情況匯報(bào)多，原因分析少；問(wèn)題說(shuō)明多，解決建議少；聽(tīng)得多，說(shuō)得少；會(huì)議記錄多，落實(shí)到位少。 那么，如何解決上述問(wèn)題呢？ 第一，要堅(jiān)持以下幾個(gè)原則與態(tài)度。 1、領(lǐng)導(dǎo)不要相信例會(huì)可以解決所有問(wèn)題。例會(huì)可以解決調(diào)度協(xié)調(diào)問(wèn)題，作業(yè)困難支持問(wèn)題，計(jì)劃安排、任務(wù)分配問(wèn)題。但是，問(wèn)題的根源性分析最好不要涉及，對(duì)于頻發(fā)問(wèn)題的刨根問(wèn)底不要在例會(huì)上進(jìn)行。要以“微服私訪”或者“調(diào)研小組”的形式把問(wèn)題根源搞清楚，然后面對(duì)面地研討對(duì)策和辦法。 2、領(lǐng)導(dǎo)不要把例會(huì)當(dāng)成追究責(zé)任的會(huì)議。例會(huì)的使命是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)難點(diǎn)，不是追究個(gè)人責(zé)任。在例會(huì)中，永遠(yuǎn)不要有追究個(gè)人責(zé)任這種意識(shí)，也不要讓干部有這種心理印象。會(huì)議就是呈現(xiàn)問(wèn)題、困難、計(jì)劃、分工，與對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)無(wú)關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)要讓問(wèn)題都在例會(huì)上暴露出來(lái)，但是，不追究任何人的責(zé)任，只探討解決辦法或者提供解決困境的支持。如果有人捂著、蓋著問(wèn)題，結(jié)果要自負(fù)。 3、參會(huì)人員不要把例會(huì)看成責(zé)任追究會(huì)議，更不要當(dāng)成攻擊異己的“媒體”，或者推諉責(zé)任、為自己辯護(hù)的“下院”。會(huì)議就是來(lái)談問(wèn)題、談困難、談?dòng)?jì)劃、談分工的地方，沒(méi)有任何其他意圖。領(lǐng)導(dǎo)層要打擊在會(huì)議上謹(jǐn)小慎微、別有用心的風(fēng)氣與心態(tài)。 4、例會(huì)不進(jìn)行任何務(wù)虛討論。例會(huì)就是分析企業(yè)現(xiàn)在需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題和需要安排的任務(wù)。 5、例會(huì)不進(jìn)行任何鼓動(dòng)宣傳工作。例會(huì)是抓事實(shí)，不是抓干勁的。 6、例會(huì)要有記錄。問(wèn)題、困難反映記錄，措施記錄，任務(wù)分工記錄，時(shí)間計(jì)劃記錄等等。在下一次會(huì)議中，檢查本次會(huì)議決議的落實(shí)情況。 第二，把例會(huì)內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)。 1、情況通報(bào)。就是日常工作進(jìn)行得怎么樣，以及上次例會(huì)的任務(wù)完成得怎么樣。 2、調(diào)度協(xié)調(diào)。工作中有什么困難、問(wèn)題需要在會(huì)上協(xié)調(diào)解決。比如：生產(chǎn)部需要增加××原材料供應(yīng)量，銷(xiāo)售部需要解決××產(chǎn)品的技術(shù)問(wèn)題等等。 3、計(jì)劃、任務(wù)分配。對(duì)某項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分工落實(shí)、時(shí)間規(guī)劃。 4、問(wèn)題、困難匯報(bào)。對(duì)于本部門(mén)不能解決的問(wèn)題和困難進(jìn)行總結(jié)與匯報(bào)。 第三，按照以下程序和思路展開(kāi)會(huì)議。 1、備會(huì) 內(nèi)容要點(diǎn)情況通報(bào)：①本職、本部門(mén)工作完成得怎么樣；②上次例會(huì)的要求落實(shí)得怎么樣；③管理活動(dòng)開(kāi)展得怎么樣，諸如5S、細(xì)節(jié)管理這樣的活動(dòng)調(diào)度協(xié)調(diào)；④計(jì)劃落實(shí)中，遇到什么問(wèn)題，需要哪些部門(mén)配合；⑤計(jì)劃落實(shí)中，人力、設(shè)備、權(quán)限上有何不足，需要什么支持；⑥問(wèn)題、困難匯報(bào)：技術(shù)裝備問(wèn)題，人員配備問(wèn)題，流程、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。 2、會(huì)議進(jìn)程控制 ?、俾?tīng)取匯報(bào)；②上次例會(huì)要求的落實(shí)檢查；③明確、確認(rèn)問(wèn)題和困難的含義；④解決辦法討論；⑤任務(wù)分配討論；⑥決議。 3、決議 ?、?gòu)?fù)述決議內(nèi)容；②沉默視為同意；③決議記錄在案，下次例會(huì)檢查落實(shí)的情況。 |
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