一、何謂照片檔案

　　照片檔案主要是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。

　　二、照片檔案的構(gòu)成及其特點(diǎn)

　　（一）構(gòu)成：

　　主要有底片、照片和文字說(shuō)明材料三部分組成。

　　說(shuō)明：用數(shù)碼照相機(jī)拍的照片沒(méi)有底片，需保存好電子版的照片檔案，并在電子版的照片上也要加說(shuō)明。

　　（二）特點(diǎn)：

　　1、形式規(guī)格，多式多樣。

　　版面尺寸有大有小，有一張一事的，有一事多張的，無(wú)一定規(guī)范。照片檔案有正片和負(fù)片之分。從制成材料來(lái)說(shuō)可分為紙制品和化學(xué)制品。

　　2、時(shí)間感、空間感強(qiáng)烈。

　　能把稍縱即逝的瞬間劃為永恒的形象保留下來(lái)。

　　3、形意結(jié)合，形像逼真。

　　一般的文字檔案不如照片檔案那樣給人以活靈活現(xiàn)的感覺(jué)。照片檔案中照片和文字說(shuō)明互相依存、互相印證，互相補(bǔ)充來(lái)客觀地反映事物。

　　三、照片檔案的收集

　　1、歸檔時(shí)間

　　照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫說(shuō)明，及時(shí)向檔案室歸檔。一般不應(yīng)跨年度。

　　2、收集范圍

　?。?/span>1）本單位召開(kāi)的重要會(huì)議照片

　?。?/span>2）中央、省、市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察、檢查工作的照片

　?。?/span>3）本單位在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)等重大活動(dòng)中形成的照片

　?。?/span>4）本單位工程建設(shè)、單位面貌等照片

　?。?/span>5）產(chǎn)品和重要設(shè)備照片

　?。?/span>6）重大事故照片

　　（7）重大項(xiàng)目檢查、驗(yàn)收、評(píng)比、評(píng)審時(shí)的照片

　?。?/span>8）各類榮譽(yù)證書、合格證、獎(jiǎng)狀（杯、旗）等照片

　?。?/span>9）先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人、勞動(dòng)模范的照片

　?。?/span>10）本單位參加或開(kāi)展技術(shù)操作比賽、重大文體活動(dòng)的照 片

　　（11）其他具有保存期價(jià)值的照片

　　3、收集要求

　?。?/span>1）對(duì)屬于收集和歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。

　?。?/span>2）對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。

　　（3）底片、照片、文字說(shuō)明齊全。對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片，對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。

　　（4）底片和照片的影像相符

　　四、照片檔案的整理與編目

　　1、組卷：按照片所揭示的內(nèi)容或?qū)ｎ}分類（可參照歸檔范圍）并結(jié)合保管期限分別組卷，有些單位照片特別少的也可不分類，直接按時(shí)間順序結(jié)合保管期限分別組卷。

　　2、排列：在一冊(cè)照片內(nèi)每張照片按時(shí)間順序排列，照片放入照片袋中，底片裝在底片袋內(nèi)。

　　3、編號(hào)：

　　照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、目錄號(hào)（或分類號(hào)、保管期限代號(hào)）、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。目錄號(hào)與分類號(hào)及保管期限代號(hào)任選其一，即用了目錄號(hào)就不用分類號(hào)及保管期限代號(hào)。

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　目錄號(hào)：案卷目錄的編號(hào)。

　　分類號(hào)：照片檔案類別的代碼，由漢語(yǔ)拼音或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。

　　保管期限代號(hào)：分別用“001、002、003”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。

　　冊(cè)號(hào)：即案卷號(hào)，在某一全宗某一保管期限內(nèi)（或某一目錄號(hào)內(nèi)）照片冊(cè)的排列從“1”開(kāi)始順序編號(hào)。

　　張?zhí)枺褐刚掌诿績(jī)?cè)照片中的順序編號(hào)，每?jī)?cè)照片從“1”開(kāi)始編號(hào)，每張照片一個(gè)號(hào)。

　　編頁(yè)號(hào)：同文檔，正面在右上角，背面在左上角。（視情況是否編）

　　4、加說(shuō)明

　?。?/span>1）要求：題名應(yīng)采用橫寫格式，準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。

　?。?/span>2）說(shuō)明的格式

　　題名：一張或一組照片的標(biāo)題。

　　照片號(hào)：見(jiàn)前面內(nèi)容。

　　底片號(hào)：編號(hào)方法應(yīng)與照片號(hào)相一致。如果采用照片、底片合一編號(hào)法，可不填底片號(hào)。

　　參見(jiàn)號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。

　　時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。如：20000617。

　　攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。

　　文字說(shuō)明：對(duì)題名未及內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

　　A、一組（若干張）有聯(lián)系的密不可分的照片先寫總說(shuō)明，然后每張照片再加分說(shuō)明?？傉f(shuō)明在第一張照片的位置上書寫，總說(shuō)明中應(yīng)將該組照片的總張數(shù)說(shuō)清楚。

　　B、填寫人物姓名時(shí)，應(yīng)寫明從哪個(gè)方向（從左起還是從右起）二排以上時(shí)應(yīng)寫明第幾排，并且人物姓名應(yīng)寫完整。

　　5、填寫卷內(nèi)目錄

　　以一組或一張照片為單位填寫卷內(nèi)目錄。其項(xiàng)目有：照片號(hào)、題名、時(shí)間、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。如果是一組照片，照片號(hào)可以用破折號(hào)連起來(lái)，如“1-5”。

　　6、填寫卷內(nèi)備考表

　　卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在卷內(nèi)最后位置。

　　本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)照片（底片）缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對(duì)照片（底片）立卷以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫說(shuō)明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。

　　7、擬制案卷標(biāo)題

　　同文檔案卷標(biāo)題。應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會(huì)議照片”“某某單位獲得各類榮譽(yù)照片”等等。

　　8、標(biāo)簽格式

　　用四線格標(biāo)簽或文書檔案標(biāo)簽。

　　9、建立照片檔案案卷目錄

　　案卷目錄項(xiàng)目包括照片號(hào)、題名、年度、保管期限、備注等。已使用科怡檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。

　　五、照片檔案的保管

　　1、要放在專用的檔案箱內(nèi)（防磁柜），并要保持適宜的溫濕度，一般應(yīng)控制在溫度-10℃-21℃，相對(duì)濕度20%-50%，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃，相對(duì)濕度不應(yīng)大于±5%。有條件的單位應(yīng)將照片檔案數(shù)字化，刻錄成光盤。

　　2、照片冊(cè)應(yīng)豎放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的照片、底片受壓后造成粘連。

　　3、每隔兩年應(yīng)對(duì)照片、底片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過(guò)五年進(jìn)行一次全面檢查。

　　說(shuō)明：

　　1、對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片（底片），可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5㎝。以豎直放置為宜。大幅底片應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中。

　　2、對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。

3、對(duì)于大幅照片（底片），填寫目錄時(shí)應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。

　　照片檔案的整理方法

　　照片是采用感光材料,利用攝影的方法記錄影像的單個(gè)畫面。它是檔案的一種載體。

　　照片檔案與文書檔案具有共同性,它們都是在實(shí)踐活動(dòng)中形成的,并且有保存價(jià)值,可以起憑證和依據(jù)的作用。但照片檔案又有它的特殊性,即制成材料不同和具有形象化的特點(diǎn),而且又是藝術(shù)作品的一個(gè)種類。因此,做好照片檔案的收集和歸檔工作是檔案工作中一項(xiàng)重要的工作。歸納起來(lái),照片檔案就是指：國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,有保存價(jià)值的以感光材料為載體,以影像為主要反映方式,輔以文字?jǐn)⑹龅臍v史記錄。

　　照片檔案由底片、照片和說(shuō)明三部分組成。

　　一、照片檔案的收集

　　1、收集范圍：

　?、俜从潮締挝坏闹饕毮芑顒?dòng)和工作成果、生產(chǎn)建設(shè)的照片；

　　②領(lǐng)導(dǎo)人或某著名人物參加的公務(wù)活動(dòng)。如：中央、省、市各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人到我市或到一個(gè)具體基層單位檢查工作、視察、參觀等活動(dòng)的照片；

　?、勰硢挝唤M織的或參加的重要外事活動(dòng)的照片；

　?、苡涗浤硢挝荒车貐^(qū)重大事件、事故及災(zāi)害的照片；

　?、莘从衬车貐^(qū)的地理風(fēng)光、風(fēng)情、風(fēng)俗的照片；

　?、夼c其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片；

　?、咂渌哂斜４鎯r(jià)值的照片。

　　2、收集時(shí)間：

　?、僬掌?jīng)過(guò)沖洗加工后，由整理人按要求整理歸檔；

　?、谂c其他載體檔案有直接聯(lián)系的照片可與其同時(shí)歸檔。

　　3、收集要求：

　?、偈占掌瑱n案要力求做到底片、照片、說(shuō)明三部分齊全；

　?、谑占恼掌瑱n案要做到底片與照片內(nèi)容相符。

　　二、照片檔案的分類

　　根據(jù)照片反映的事件(事物)的發(fā)展規(guī)律,按其內(nèi)容、屬類、時(shí)間進(jìn)行整理。保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系,并給每張照片附上文字說(shuō)明,使觀看者和利用者感到有序有次,內(nèi)容明確,形象鮮明,印象深刻。這是分類工作的最基本的要求。照片檔案有底片和正片(照片)之分,不論底片還是照片都應(yīng)備有文字說(shuō)明材料。

　　(一)底片的分類方法

　　底片應(yīng)逐張裝在半透明的光滑紙袋里,其主要分類方法有下列幾種：

　　1、按底片的尺寸分類：這種分類方法比較方便,可按所需要的尺寸制做出各種規(guī)格的盒子來(lái)裝底片。這種方法適應(yīng)于收集的照片檔案材料多,各個(gè)歷史時(shí)期形成不同規(guī)格的底片。

　　2、按制形成材料分類：如硬質(zhì)片(玻璃底片)或軟質(zhì)片(膠片底片)分類。適應(yīng)報(bào)社、出版社、圖片社。

　　3、按年度分類：即按照片產(chǎn)生的不同歷史時(shí)期分類。

　　4、按拍攝者分類：即按照相作者分類。

　　5、按內(nèi)容(問(wèn)題、工程等)再按年度分類(屬于跨年度的事件及工程等)。

　　以上幾種常用分類方法,具體到一個(gè)單位,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而選用其中一種。但是,不論采用哪一種分類方法,一定要將彩色照片的底片和黑白照片的底片分開(kāi),機(jī)密照片底片與一般照片底片分開(kāi)。底片較少的單位分類不宜分得太細(xì)。

　　底片經(jīng)分類后,可以一張或以一組有機(jī)聯(lián)系的底片為一個(gè)保管單位,編一個(gè)底片號(hào),用刻筆或用鋼筆在底片右上角處寫上編號(hào)。以一組底片編一個(gè)號(hào)的,其中每一張底片應(yīng)在底片號(hào)后邊應(yīng)加上一個(gè)分號(hào)。如012①,012②。012是一組底片的編號(hào),①即是這組底片中的第一張底片,②是第二張底片。底片號(hào)也是檔案號(hào)。

　　底片目錄包括：底片號(hào)、內(nèi)容、拍攝者、時(shí)間、地點(diǎn)、底片數(shù)量,技術(shù)情況,收到日期(收進(jìn)檔案室)及備考表等項(xiàng)目。

　　(二)照片的整理

　　照片的整理方法,一般以一個(gè)問(wèn)題、人物、事物分類。從眾多的照片中挑選比較有代表性,比較能反映問(wèn)題,人物的活動(dòng)和事物的照片。使同一類內(nèi)容或同一性質(zhì)事件的照片歸入同一類中去,從而組成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的體系,并保持其內(nèi)在的和歷史的聯(lián)系,以便于查找和系統(tǒng)地提供利用。照片可按專題貼(裝)在專用的照片簿上,分門別類地存放。分類好后的照片要編制目錄,填寫總說(shuō)明、分說(shuō)明及編目。

　　1、總說(shuō)明

　　每一組有機(jī)聯(lián)系的照片要編寫總說(shuō)明,總說(shuō)明的內(nèi)容包括：時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六個(gè)要素。

　?、贂r(shí)間：事件發(fā)生或變化的時(shí)間；

　?、谑掠桑赫掌跋袼从车氖录橛?；

　　③地點(diǎn)：照片中事件發(fā)生的地點(diǎn)；

　?、苋宋铮赫掌系闹饕宋锏男彰?、身份；

　?、荼尘埃航忉屨掌c主要有密切關(guān)系的背景；

　　⑥攝影者：拍攝照片的責(zé)任人姓名。

　　2、分說(shuō)明

　　分說(shuō)明是以每一組照片中的自然張為單元編寫的簡(jiǎn)要說(shuō)明,可以用表格式進(jìn)行填寫。一般格式是：(詳見(jiàn)附表①)

　　3、編目

　　照片分類后,按類別裝(貼)入專用照片專用簿(冊(cè)),并給照片編上號(hào)。編照片號(hào)可案卷內(nèi)照片的順序號(hào)。然后填寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄。卷內(nèi)目錄以照片的自然張或有總說(shuō)明的若干張為單元填寫卷內(nèi)目錄。