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61.在第二臺顯示器上安裝運行演示文稿 如果機器上安裝了多個監(jiān)視器，那可以通過下面的技巧在主監(jiān)視器上瀏覽普通視圖中的演示文稿，而在另外一臺監(jiān)視器上以全屏模式放映幻燈片：選擇“幻燈片放映”→“設(shè)置放映方式”，然后在彈出對話框的“多監(jiān)視器”列表中選擇用于幻燈片放映的監(jiān)視器，完成以后單擊“確定”關(guān)閉對話框即可。 62.打開 Web 服務(wù)器上的文件 在PowerPoint中，不僅可以打開存放在自己計算機上的演示文稿，還可以直接打開Web服務(wù)器上的文件：選擇“文件”→“打開”，在彈出“打開”對話框中，單擊左邊快捷方式列表中的“網(wǎng)上鄰居”。雙擊包含要打開文件的 Web 服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)位置，再雙擊包含要打開文件的文件夾，然后雙擊該文件即可打開。 63. 把的演示文稿發(fā)布到Web上 如果想把演示文稿發(fā)布到Web上，可以這樣來操作：先打開PowerPoint演示文稿，再選擇“文件”→“另存為 Web 頁”，接著在“另存為”對話框中單擊“發(fā)布”按鈕 。此時，PowerPoint會彈出“發(fā)布為Web頁”對話框中，并允許進行各種修改。如果要設(shè)置其他Web頁格式和顯示選項，請單擊“Web 選項”，再選擇所需的選項，然后單擊“確定”按鈕。在完成修改以后，在“發(fā)布一個拷貝為”之下，單擊“瀏覽”，從文件夾列表中選擇想要保存的位置，在“文件名”框中鍵入Web頁的名稱，在“保存類型”框中選擇“Web 頁”，再單擊“確定”。最后，單擊“發(fā)布”按鈕，演示文稿就會被保存成為一Web頁文件，并可以用IE進行瀏覽。 小提示：利用此轉(zhuǎn)換后，將會發(fā)現(xiàn)，PowerPoint把演示文稿轉(zhuǎn)換成了一個具有左右框架結(jié)構(gòu)的網(wǎng)頁。而左邊框架中是幻燈片的序號，只要在左邊窗口單擊一個序號，就會在右邊框架窗口中打開相應(yīng)的幻燈片了。 64.更改幻燈片起始編號 如果幻燈片不止一張，而且也希望在幻燈片中出現(xiàn)相應(yīng)編號，則可以通過更改幻燈片的起始編號來使它們連續(xù)起來：先打開欲更改編號的幻燈片，再選擇“文件”→“頁面設(shè)置”→“幻燈片編號起始值”，輸入或者選擇所需的起始編號。 65.將幻燈片錄制到錄像帶 把PowerPoint的演示文稿轉(zhuǎn)移到錄像帶的最簡單和最便宜的方法，就是使用PC-to-TV 掃描轉(zhuǎn)換器。該設(shè)備的作用是把顯示卡的輸出轉(zhuǎn)換為電視和錄像機可以使用的NTSC格式。但在購買時，一定要選擇一個能兼容你的顯示卡分辨率的轉(zhuǎn)換器。 轉(zhuǎn)換器安裝過程十分簡單：把PC連接到轉(zhuǎn)換器，再把轉(zhuǎn)換器連接到錄像機就可以了。如果演示文稿中包含了聲音，也需要把音頻線從計算機的聲卡（揚聲器或耳機插座）連接到錄像機的音頻輸入。然后，按下錄像機上的錄制按鈕并在PC上播放演示文稿就行了。 66.快速獲得幻燈片縮略圖 如果在“大綱”窗口，而不是在“幻燈片”選項卡中工作，或僅在顯示幻燈片的窗格的情況下，你將會發(fā)現(xiàn)幻燈片縮圖非常有用。可在幻燈片窗格中放大幻燈片或者使用灰度進行查看，但幻燈片縮圖保持不變，從而提供完整的、格式化的幻燈片視圖。不過，在默認(rèn)情況下，在 PowerPoint中，默認(rèn)情況下并不顯示幻燈片縮略圖。但通過下面的技巧，可以添加一個菜單項目或工具欄按鈕來激活它：選擇“工具”→“自定義”，在彈出對話框中單擊“命令”標(biāo)簽。然后再在“類別”列表中，單擊“視圖”，在“命令”列表中，將“幻燈片縮圖”拖至你要添加到的菜單或工具欄中。這樣，就可以隨時單擊該按鈕或命令就可以激活幻燈片縮圖。 68.自定義幻燈片放映 通過下面的技巧，可以讓在所有的幻燈片中有選擇地進行放映，這對于經(jīng)常需要進行文稿演示，且演示內(nèi)容基本不變的來說，將是一個非常方便的功能：先打開欲自定義放映的文稿，選擇“幻燈片放映”→“自定義放映”，會彈出 “自定義放映”對話框。單擊“新建”按鈕，在彈出的“定義自定義放映”對話框中，即可選中幻燈片，再按下“添加”按鈕，把演示文稿中的幻燈片添加到自定義放映的幻燈片中。并為自定義放映的幻燈片命名，按下“確定”按鈕，返回“自定義放映”對話框，按下“放映”鍵就可以開始此自定義放映了。 69.自定義計時器 PowerPoint是一個很精確的軟件，可以使用計時器來進行排練以確定放映時間。選擇“幻燈片放映”→“排練計時”，開始幻燈片放映，可以使用“預(yù)演”對話框中的不同按鈕暫?；脽羝庞?、重新播放幻燈片、以及換到下一張幻燈片。PowerPoint 會記錄每一張幻燈片出現(xiàn)的時間，并設(shè)置放映的時間，如果不止一次地顯示同一張幻燈片，例如：在自定義放映中，PowerPoint 會記錄最后一次放映的時間。完成排練之后，會彈出一個提示框，可以選擇接受該項時間或者重新試一次?；脽羝荘PT中比較重要的元素，關(guān)于它的技巧也相當(dāng)多，筆者在此作了一些搜羅。希望對大家有所幫助。由于技巧較多，因此分為上、中、下三部分陸續(xù)刊登。這里刊登的是第三部分。 70.創(chuàng)建一個摘要幻燈片 有時，在創(chuàng)建好一個PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一個簡介、議程或小結(jié)。其實，PowerPoint本身就提供了向現(xiàn)有演示文稿中快速添加摘要幻燈片的方法：打開需要添加摘要的演示文稿，選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，并在幻燈片瀏覽視圖中選擇所需幻燈片的標(biāo)題（也可以配合Ctrl和Shift鍵選擇多張幻燈片，當(dāng)然一般應(yīng)當(dāng)選擇那些最能概括該演示文稿的幻燈片作為摘要）。再單擊幻燈片瀏覽工具欄上的摘要幻燈片按鈕，PowerPoint將會自動利用所選幻燈片的標(biāo)題創(chuàng)建名為“摘要幻燈片”的新幻燈片，該幻燈片將出現(xiàn)在所選幻燈片的前面，并作為摘要。小提示： 可以雙擊該幻燈片，更改標(biāo)題、編輯現(xiàn)有項或添加新項來做進一步修改和完善。 71.快速重復(fù)上一動作 在PowerPoint中有時會進行很多的重復(fù)動作，不過，在執(zhí)行了一個動作后，只要按下F4鍵即可重復(fù)這個動作。F4鍵只是重復(fù)最后一個動作，并不能記錄一系列動作，因此不能用它來完成多于一個動作的操作。 72.將最喜歡工作視圖作為默認(rèn)視圖 PowerPoint的默認(rèn)編輯視圖是普通視圖，并帶有“幻燈片”和“大綱”子窗口、備注窗格和幻燈片窗格。如果你更喜歡其他的默認(rèn)視圖（如，只有幻燈片窗格，而沒有幻燈片縮略圖、大綱或備注等），也可以自定義默認(rèn)視圖：選擇“工具”→“選項”→“視圖”，然后在“默認(rèn)視圖”下邊的下拉列表中，選擇所需的視圖即可。當(dāng)然，如果選擇“保存在文件中的視圖”，那下次打開PowerPoint時，將會使用保存在當(dāng)前文件中的精確視圖。 在Authorware中使用PowerPoint文件 Authorware和PowerPoint是兩種常用的課件制作軟件，Authorware功能強大，交互性強，而PowerPoint在制作字幕和圖像處理方面較為方便，這兩者結(jié)合能夠制作出使用更加靈活、操作更加方便的多媒體課件。下面將告訴大家如何在Authorware調(diào)用PowerPoint。 啟動PowerPoint，并建立一個用于鏈接到Authorware中的演示文稿文件，命命名為link.ppt。接著打開Authorware，并拖動一個顯示圖標(biāo)到流程線上，雙擊該顯示圖標(biāo)打開展示窗口，再選擇Insert→OLE Object命令，此時將會顯示Insert Object對話框。選擇“從文件創(chuàng)建”，輸入框中單擊“瀏覽”按鈕找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，選中其下的“鏈接”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕可將link.ppt插入到當(dāng)前文件中，展示窗口中會出現(xiàn)link.ppt幻燈片的第一屏內(nèi)容。 此時，選擇Authorware中的Edit菜單，再選擇“Linked 演示文稿 OLE Object ”，選擇Attributes選項，屏幕上將會出現(xiàn)Object Attributes對話框。選擇Activation Trigger下拉列表框，選擇Single Click項，再選擇Trigger Verb下拉列表框，從中選擇“放映”項，并注意在對話框下方選中Package as OLE object復(fù)選框。 設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可設(shè)置放映的方式為單擊放映。這樣，運行Authorware，在屏幕上單擊PowerPoint相應(yīng)的圖標(biāo)，即可播放幻燈片。用這一方法制作成的多媒體課件，同時具有Authorware和PowerPoint兩種軟件的優(yōu)點，所插入的幻燈片如需修改、增添內(nèi)容，只需對插入的幻燈片對象直接進行修改即可 在PowerPoint中插入幾何畫板文件。 用過幾何畫板的人都知道，該軟件提供的很多專業(yè)功能非常強大。只是界面有些欠缺，而PowerPoint則被廣泛地應(yīng)用于很多領(lǐng)域。不過，完全可以在PowerPoint中插入幾何畫板文件，制作出幾乎完美的課件。先安裝這兩個軟件，然后在PowerPoint和幾何畫板中把相應(yīng)的文件制作完畢。再啟動PowerPoint，打開繪圖工具欄，選擇“自選圖形”→“動作按鈕”，再用鼠標(biāo)畫出一個按鈕，插入按鈕后，PowerPoint會自動打開“動作設(shè)置”對話框，在“單擊鼠標(biāo)”選項卡中的“超鏈接到”下拉框中選擇“其他文件”，再在“超級鏈接到其他文件”對話框中找到先前制作的幾何畫板文件，單擊“確定”按鈕即可。經(jīng)過上述設(shè)置后，在幻燈片放映時，只要單擊剛剛新添加的按鈕，即可快速打開相應(yīng)的幾何畫板，而關(guān)閉幾何畫板后便立即返回到剛才的幻燈片中，非常方便。 73.演示文稿合并技巧 此功能與Word XP中的文檔合并非常類似，你可以將多個PowerPoint XP演示文稿合并成一個，而且每一部分仍保持原來的外觀：先打開一個PowerPoint演示文稿，選擇“工具”→“比較并合并演示文稿”，在對話框中找到待合并的目標(biāo)文件，單擊對話框中的“合并”按鈕。按提示繼續(xù)操作，目標(biāo)文件的所有幻燈片即插入當(dāng)前選中的幻燈片之前，保存后就會成為一個新的演示文稿。 74.幻燈片瀏覽技巧 用鼠標(biāo)選中大綱視圖或幻燈片縮略圖中的幻燈片，可以拖動并直接插入橫線指示的新位置。PowerPoint的大綱視圖和幻燈片縮略圖整合為普通視圖，只需單擊“普通視圖”左側(cè)的選項卡標(biāo)簽，就可以看到幻燈片的大綱視圖或幻燈片縮略圖。選中其中的任意一張幻燈片，按上下方向鍵能順序瀏覽演示文稿中的所有幻燈片。 75.添加并設(shè)置頁眉 PowerPoint大家平時只用它來制作演示文稿，很少有人給自己的演示文稿添上頁眉頁腳的。其實，PowerPoint也為演示文稿準(zhǔn)備了很強的頁眉和頁腳功能：只要選擇PowerPoint“視圖”菜單下的“頁眉和頁腳”，就會彈出“頁眉和頁腳”對話框。在這個對話框中有兩個標(biāo)簽，一個是“幻燈片”標(biāo)簽，另一個是“備注和講義”標(biāo)簽。在“幻燈片”標(biāo)簽中可以在“幻燈片包含內(nèi)容”中看到一個復(fù)選框“日期和時間”，如果這個復(fù)選框被取消，那么其下的兩個單選框?qū)⒉荒軌虮患せ?。把它選中，并且選中“固定”復(fù)選框，然后即可在固定的文本框中輸入日期如“2002年5月15日制作”等信息，這樣幻燈片頁眉就設(shè)置好了。但使用這種方法生成的是“固定”日期，還可以選中“自動更新”單選框，然后在其下找到一種合適的時間格式，以后頁眉上的日期信息就會隨系統(tǒng)而自動更改。 76.添加并設(shè)置頁腳 選中“頁腳”復(fù)選框，就能自行設(shè)置頁腳內(nèi)容，如現(xiàn)在可輸入“太子夢幻主頁制作”等信息。另外，在“頁腳”的最下方還有一個“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選框，如果選中它，那么在“標(biāo)題幻燈片”中將不會顯示頁眉和頁腳。而如果不選中這個復(fù)選框，那么“標(biāo)題幻燈片”將被顯示，而且會顯示在幻燈片的頁眉上而不是頁腳上！即如果的幻燈片中沒有“標(biāo)題幻燈片”，那么設(shè)置的“頁眉和頁腳”信息只會被放置到頁腳部分，而不會放置到頁眉部分。這一點，務(wù)必注意。 77.設(shè)置備注和講義 設(shè)置完了幻燈片的“頁眉頁腳”，讓再來看看“備注和講義”標(biāo)簽中的內(nèi)容。它主要是用于調(diào)整幻燈片備注和講義的頁眉和頁腳，其使用方法和使用幻燈片標(biāo)簽是一樣的，不再重復(fù)說明。 78.取消快速保存減肥文檔 選擇“工具”→“選項”，在彈出的對話框中單擊“保存”標(biāo)簽，再選中“允許快速保存”復(fù)選框，再單擊“確定”關(guān)閉對話框就可以了。 由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存時都在文件尾增加本次的更改情況，因此才使得文件存貯了大量修改信息，變得越來越大。取消了“快速保存”功能，不保存這些信息，因此可以用它來減肥。 79.另存文件減肥法 選擇“文件”→“另存為”，再把當(dāng)前PowerPoint文件另存一下即可讓PowerPoint文件減肥，效果絕對立竿見影！ 80.減小圖片的長寬 首先看圖片的幾何尺寸有多大，也就是圖片的長和寬是多少。如果圖片比顯示器屏幕區(qū)域還大，就可以把圖片縮小，一般最多和屏幕一樣大。這步很容易，在畫筆、microsoft Photo Editor、PhotoShop等圖形工具中都可以將圖片縮小。一幅BMP圖片，長和寬都縮小到50%后，文件能減小四倍。 81.圖片建議保存為JPG文件 有時拿到兩份同樣幾十頁的PowerPoint文件，而且圖片數(shù)量、質(zhì)量都差不多，但它們的大小相關(guān)卻很大。這時最好仔細(xì)檢查一下導(dǎo)入圖片的格式和大小。如果原圖片尺寸很大，最好用圖形處理工具先壓縮一下，而且盡量存成JPG等占用磁盤空間較少的格式。也可以把圖片中無用的內(nèi)容剪裁掉。 82.插入WMF格式文件令文檔更小 如果插入的圖片是WMF格式的剪貼畫，那PowerPoint文件也將會很小。 83.內(nèi)部壓縮法 為了減少幻燈片占用的空間，用戶必須采用事先壓縮圖片等手段，影響了幻燈片的制作速度。為了解決這個問題，PowerPoint XP增加了圖片壓縮功能，用戶可以壓縮幻燈片中的一幅或者多幅圖片，而且不影響圖片的質(zhì)量。具體操作方法是：鼠標(biāo)右鍵單擊幻燈片中的圖片，選擇快捷菜單中的“設(shè)置圖片格式”，然后單擊“圖片”選項卡中的“壓縮”按鈕。你可以在“壓縮圖片”對話框中設(shè)置壓縮的范圍（選中的圖片還是文檔中的所有圖片），選擇或更改分辨率以及是否刪除圖片的裁減區(qū)域等。 84.使用鏈接的對象代替嵌入對象 將對象嵌入到Word文檔中后，可以將原對象刪除，這樣顯然是方便了許多。但這一方面會增加文檔的容量，二來不便于對象的修改。其實，使用鏈接對象不僅僅可以在源文件中的內(nèi)容改變時，方便地更新PowerPoint文檔中的內(nèi)容，同時也能夠使文檔的容量變小。在PowerPoint中，我們要制作出漂亮的演示效果，少不了要和文本和字體打交道。這次連載我們就來告訴大家一些在PPT使用文本和字體的超酷技巧。由于內(nèi)容較多，我們將其分為了兩部分，這是上半部分。 85.更改樣式檢查 在演示文稿中進行樣式檢查時，PowerPoint會在標(biāo)點符號、大寫和文本的可視元素（如磅的最小尺寸）等方面檢查一致性。但有時，可能需要對這些作一些設(shè)置：選擇“工具”→“選項”，再在彈出對話框中使用“拼寫檢查和樣式”選項卡。再在“樣式”之下，選中“樣式檢查”復(fù)選框，再單擊“樣式選項”。接下來，就可以在“樣式選項”對話框中進行自由設(shè)置：在“大小寫與句尾標(biāo)點”選項卡上，選中要檢查其樣式的任何復(fù)選框，然后單擊復(fù)選框旁邊的列表來指定樣式檢查的類型；在“視覺清晰度”選項卡上，選擇要更改的可視樣式檢查，然后在列表框或旋轉(zhuǎn)中選擇一個新編號。如果你希望還原到默認(rèn)設(shè)置，請單擊“默認(rèn)”。 86.選擇莊重/輕快字體 如果你的觀眾屬于保守型的，或要呈現(xiàn)的內(nèi)容較嚴(yán)肅，那建議選擇Times New Roman 字體；對于一些輕快消息，可以選擇“活潑的”字體，如Comic Sans MS字體。 87.注意一致性 由于Windows上的字體很多，而且各有各的特點，因此保持字體的一致性就顯得很重要。如果字體變化過于頻繁，則可能向觀眾表達的消息會不一致。在同一演示文稿中使用的字體最好不要超過三種或四種。 88.使用較強對比 字體顏色與背景之間應(yīng)有較強的對比以確保可讀性。 89.使用適當(dāng)聯(lián)機查看字體 當(dāng)設(shè)計為聯(lián)機幻燈片查看時，請使用適合聯(lián)機查看的字體。Verdana、Tahoma 和 Bookman等字體都是專門為聯(lián)機查看設(shè)計的。而且字體 Arial 和 Times New Roman 也是不錯的。 90.旋轉(zhuǎn)表格中的文本 如果你的幻燈片中包含有表格，那也可以旋轉(zhuǎn)表格中的文本以達到某種特殊效果。如先選中欲旋轉(zhuǎn)文本的表格，選擇“格式”→“設(shè)置表格格式”→“文本框” →“將單元格內(nèi)的文本旋轉(zhuǎn) 90 度”，然后單擊“確定”即可把文本變?yōu)樨Q排的。 小提示：在“格式”→“設(shè)置表格格式”→“文本框”下還有很多命令，利用這些命令還可以制作出更多的效果。 |
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