5.3 教學(xué)任務(wù)書

案例背景
    在新學(xué)期開課之前，負責安排教學(xué)的工作人員要把“教學(xué)安排表”中的教學(xué)安排情況，以“教學(xué)任務(wù)書”的形式打印分發(fā)給相應(yīng)的任課教師，以便教師按照指定時間地點授課。
關(guān)鍵技術(shù)點
    要實現(xiàn)本案例中的功能，學(xué)員應(yīng)該掌握以下EXCEL技術(shù)點。
    ●基礎(chǔ)知識 插入/復(fù)制列、插入行
    ●函數(shù)應(yīng)用 ROW函數(shù) INDEX函數(shù)
    ●函數(shù)應(yīng)用 SUBTOTAL函數(shù)
最終效果展示

5.3.1創(chuàng)建“教學(xué)任務(wù)書”樣本
Step 1復(fù)制“教學(xué)安排表“工作表
打開“教學(xué)安排表.xls“工作簿，將“教學(xué)安排表”工作表復(fù)制，然后粘貼到一個新建的工作簿的“Sheet1”工作表中。
Step2保存工作簿，重命名工作表
單擊文件“保持”，將工作簿命名為”教學(xué)任務(wù)書.xls”。將“Sheet1”工作表重命名為“教學(xué)安排表”，將“Sheet2”工作表重命名為“任務(wù)書”。

Step3編制教學(xué)任務(wù)書
①單擊“任務(wù)書”工作表標簽，選中單元格區(qū)域A1：J1，設(shè)置格式為“合并及居中”，然后輸入表格標題“2007——2008學(xué)年度第一學(xué)期”，設(shè)置字號為“18”。
②選中單元格區(qū)域A2：J2，設(shè)置格式為“合并及居中”，然后輸入表格標題“教學(xué)任務(wù)書”，設(shè)置字形為“加粗”，字號為“18”。

Step4輸入表頭內(nèi)容
①在A4單元格輸入“張帆教師：”
②在A5單元格輸入“經(jīng)學(xué)院研究決定，2007年—2008學(xué)年度第二學(xué)期，請您承擔教師教育如下課程教學(xué)工作，請認真完成教學(xué)任務(wù)。并請您在開學(xué)第三周（3月9日——3月13日）將教學(xué)進度表交到教師教育辦公室?！?o:p>

Step5刪除多余列
切換到 “教學(xué)安排表”，按鍵后分別選中C列“所屬系”和J列“專業(yè)”，單擊菜單“編輯”“刪除”。

Step6輸入“任務(wù)書”內(nèi)容
①單擊菜單“數(shù)據(jù)”→ “篩選”→“自動篩選”
②單擊“教師”右側(cè)的下拉箭頭，從彈出的復(fù)選框中選擇“張帆”。
③選中篩選區(qū)域，按組合鍵復(fù)制，切換到“任務(wù)書”工作表，單擊單元格A7，按組合鍵粘貼。

Step7輸入表尾落款和時間
①選中單元格區(qū)域F13:H13，設(shè)置格式為“合并及居中”，輸入“教師教育辦公室”。
②選中單元格區(qū)域F13:H13，設(shè)置格式為“合并及居中”，輸入當前日期：2007-6-15。

至此“教學(xué)任務(wù)書”的樣本建立好了，下面按照在“任務(wù)書”工作表中建立的“教學(xué)任務(wù)書”樣本的樣式在“教學(xué)安排表”工作表中創(chuàng)建可以通過自動篩選生成的任意一名教師的“教學(xué)任務(wù)書”。
5.3.2制作可自動篩選的“教學(xué)任務(wù)書”
Step1取消自動篩選
切換到 “教學(xué)安排表”，單擊菜單“數(shù)據(jù)”→ “篩選”→“自動篩選”，這時即可取消自動篩選。
Step2增加輔助列
①單擊列標C選中C列，單擊菜單“插入”→“列”，在C1單元格輸入“輔助”
在C2單元格輸入格式：“=ROW（）”，按鍵確認即可返回該行行號“2”。

②左鍵雙擊單元格C2右下角的填充柄，即可完成公式填充。

Step3插入空白行
①選中第1行至第5行。
②右鍵單擊行號，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”，即可插入5個空白行。

Step4輸入表頭文字
切換到 “任務(wù)書”工作表，選中單元格區(qū)域A1:H5，按組合鍵復(fù)制，
切換到 “教學(xué)安排表”工作表，單擊單元格D1，按組合鍵粘貼。

Step5設(shè)置表頭公式
選中D3單元格，在編輯欄中輸入如下公式，然后按鍵確認
“=INDEX(B:B,SUBTOTAL(5,C:C))&"教師："”

Step6輸入表尾
切換到 “任務(wù)書”工作表，選中單元格區(qū)域F13:F14，按組合鍵復(fù)制，
切換到 “教學(xué)安排表”工作表，單擊單元格G94，按組合鍵粘貼。

Step7 按“教師”篩選
選中單元格區(qū)域A6:I92，為表格設(shè)置藍色邊框，然后單擊菜單“”數(shù)據(jù)→“篩選”→“自動篩選”。單擊B6單元格右側(cè)的下拉箭頭，從彈出的選項框中選中“韓紅”教師。

此時“教學(xué)安排表”工作表中就會顯示“韓紅”教師的教學(xué)任務(wù)書。

5.3.3設(shè)置打印區(qū)域
Step1設(shè)置打印區(qū)域
①選中單元格區(qū)域D1：I95，單擊“文件”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”。

②單擊常用工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，再單擊“縮放”按鈕，這時在“打印預(yù)覽”窗口就會顯示“韓紅”教師一張放大的“教學(xué)任務(wù)書”。

Step2關(guān)閉預(yù)覽窗口
單擊“打印預(yù)覽”窗口的關(guān)閉按鈕關(guān)閉該窗口。
Step3打印教師的“教學(xué)任務(wù)書”
單擊B6單元格右側(cè)的下拉箭頭，選中任意一個需要打印任務(wù)書的教師姓名，然后單擊“常用”工具欄中的“打印”按鈕就可以打印任意一名教師的“教學(xué)任務(wù)書”了。

關(guān)鍵知識點講解
1.SUBTOTAL函數(shù)
函數(shù)名稱：SUBTOTAL
主要功能：返回列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總。通常，使用“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令可以容易地創(chuàng)建帶有分類匯總的列表。一旦創(chuàng)建了分類匯總，就可以通過編輯 SUBTOTAL 函數(shù)對該列表進行修改。
使用格式：SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...)
參數(shù)說明：
Function_num    為 1 到 11（包含隱藏值）或 101 到 111（忽略隱藏值）之間的數(shù)字，指定使用何種函數(shù)在列表中進行分類匯總計算。

Ref1, ref2,     為要進行分類匯總計算的 1 到 29 個區(qū)域或引用。
函數(shù)說明
    ●如果在 ref1, ref2,… 中有其他的分類匯總（嵌套分類匯總），將忽略這些嵌套分類匯總，以避免重復(fù)計算。
    ●當 function_num 為從 1 到 11 的常數(shù)時，SUBTOTAL 函數(shù)將包括通過“格式”菜單的“行”子菜單下面的“隱藏”命令所隱藏的行中的值。當您要分類匯總列表中的隱藏和非隱藏值時，請使用這些常數(shù)。當 function_num 為從 101 到 111 的常數(shù)時，SUBTOTAL 函數(shù)將忽略通過“格式”菜單的“行”子菜單下面的“隱藏”命令所隱藏的行中的值。當您只分類匯總列表中的非隱藏數(shù)字時，使用這些常數(shù)。
    ●SUBTOTAL 函數(shù)忽略任何不包括在篩選結(jié)果中的行，不論使用什么 function_num 值。
    ●SUBTOTAL 函數(shù)適用于數(shù)據(jù)列或垂直區(qū)域。不適用于數(shù)據(jù)行或水平區(qū)域。例如，當 function_num 大于或等于 101 時需要分類匯總某個水平區(qū)域時，例如 SUBTOTAL(109,B2:G2)，則隱藏某一列不影響分類匯總。但是隱藏分類匯總的垂直區(qū)域中的某一行就會對其產(chǎn)生影響。
    ●如果所指定的某一引用為三維引用，函數(shù) SUBTOTAL 將返回錯誤值 #VALUE!。
應(yīng)用示例

打印工作表的特定區(qū)域
    如果希望打印一張工作表的部分區(qū)域而不是全部區(qū)域，可以先選定待打印的單元格區(qū)域，然后單擊“文件”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”。打印區(qū)域既可以是工作表中一個連續(xù)的單元格區(qū)域，也可以是不連續(xù)的幾個單元格區(qū)域。如果打印區(qū)域被設(shè)置為工作表中不連續(xù)的幾個單元格區(qū)域，那么每個區(qū)域會被打印到不同的頁次上。
案例公式解析：
本例中的公式為
“=INDEX(B:B,SUBTOTAL(5,C:C)) ”
又因為
SUBTOTAL(5,C:C)=7
其值帶入上式中，可以化簡為
“=INDEX(B:B,7) ”
其各個參數(shù)值制定INDEX函數(shù)返回B列中第7個單元格（B7）的引用