數(shù)據(jù)錄入技巧

1．快速錄入分?jǐn)?shù)

通常在單元格內(nèi)輸入分?jǐn)?shù)8/9，將會(huì)顯示為8月9日。如果想避免這種情況發(fā)生，除了將單元格的格式設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”外(Excel 2000有分?jǐn)?shù)格式)，輸入8/9時(shí)在它前面添加一個(gè)0和一個(gè)空格即可。用此法輸入的分母最大不能超過99。

2．錄入文本格式數(shù)字

如果要在單元格中輸入文本格式的數(shù)字(如“身份證號(hào)碼”)，除了事先將單元格設(shè)置為文本格式的方法外，還可以在數(shù)字前面加一個(gè)【單引號(hào)】“'”即可。

3．行或列重復(fù)填充

如果要在同一行或列內(nèi)重復(fù)填充某些數(shù)據(jù)，可按以下方法操作：選中包含原始數(shù)據(jù)的單元格或區(qū)域；將鼠標(biāo)移至所選區(qū)域右下角的填充柄，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)楹谏譅顣r(shí)，按下左鍵不放，拖過所有需要填充的單元格，松開鼠標(biāo)左鍵即可。

注意：如果被選中的是數(shù)字或日期等數(shù)據(jù)，可能會(huì)以序列方式填充，這時(shí)應(yīng)按下【Ctrl】鍵再拖動(dòng)。

4．周圍數(shù)據(jù)填充

如果要填充的數(shù)據(jù)與周圍單元格(或區(qū)域)中的數(shù)據(jù)相同，可用以下方法快速重復(fù)填充。

（1）按【Ctrl】+【D】鍵，將上方單元格中的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來，按下【Ctrl+R】鍵，將左側(cè)單元格中的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來。

（2）單擊【編輯】>【填充】>【向上填充】（【向左填充】）菜單項(xiàng)，可將下方或右側(cè)單元格中的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來。

如果要填充的是一個(gè)區(qū)域，可先將其選中，再按上法操作，即可將對應(yīng)區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來。

5．簡單序列填充

數(shù)字、日期等簡單序列填充可按以下方法填充。

（1）在起始單元格中輸入序列的初值，然后在下方或右側(cè)的單元格中輸入序列的第二個(gè)值，這兩個(gè)值的差就是序列的步長。

（2）選中已輸入的所有單元格，將鼠標(biāo)移至所選區(qū)域右下角的填充柄，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樾『谑謺r(shí)，按下左鍵沿行或列拖動(dòng)。如果要按升序排列，應(yīng)由上而下或由左而右拖動(dòng)。如果要按降序排列，應(yīng)由下而上或由右而左拖動(dòng)。

6．自定義序列填充

如果你輸入的序列比較特殊，可以先加以定義，再向內(nèi)置序列那樣使用。自定義序列的方法是：

（1）單擊【工具】>【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，打開【選項(xiàng)】對話框中的【自定義序列】選項(xiàng)卡。

（2）在【輸入序列】框中輸入自定義序列的全部內(nèi)容，每輸入一條按一次回車鍵，完成后單擊【添加】按鈕。整個(gè)序列輸入完畢后，單擊對話框中的【確定】按鈕。

此后，只要輸入自定義序列中的前兩三項(xiàng)，就可以按前面介紹的方法將其輸入。

7．選擇填充

若需要填充前一兩個(gè)單元格面已輸入過的數(shù)據(jù)(文本或文本與數(shù)字的混合，純數(shù)字不行)?？梢圆捎靡韵路椒ǎ?SPAN lang=EN-US>

（1）讓光標(biāo)停留在需要填充的單元格。按【Alt】+【↓】鍵打開本列已填充內(nèi)容列表。選擇快捷菜單中的【選擇列表】命令，打開本列已填充內(nèi)容列表。

（2）用上下方向鍵選中列表中你需要填充的內(nèi)容回車，或直接用鼠標(biāo)單擊所需的內(nèi)容，它就被填入內(nèi)容列表上方的單元格。

8．雙擊序列填充

此法適用于填充列左側(cè)有完整數(shù)據(jù)列的情況，用于排名次等場合非常方便。填充方法是：

（1）若要填充數(shù)字序列，可在起始單元格中輸入兩三個(gè)數(shù)字，全部選中后雙擊填充柄。則產(chǎn)生的序列會(huì)自動(dòng)向下填充，直到左側(cè)數(shù)據(jù)列的空白單元格處為止。

（2）若要填充含數(shù)字的文本序列(如“第1名”之類)，可在起始單元格中輸入序列初始值(如“第1名”)，將其選中后雙擊填充柄。則產(chǎn)生的序列就會(huì)自動(dòng)向下填充，直到左側(cè)數(shù)據(jù)列的空白單元格為止。

9．工作表重復(fù)填充

如果你想一次填充多張相同的工作表，省略以后的復(fù)制、粘貼等操作，可采用以下方法：

（1）選中需要填充相同數(shù)據(jù)的工作表。方法是：若要選中多張相鄰的工作表，可先單擊第一張工作表標(biāo)簽，按住【Shift】鍵后單擊最后一張工作表標(biāo)簽。若要選中多張不相鄰的工作表，可先單擊第一張工作表標(biāo)簽，按住【Ctrl】鍵后單擊要選中的其他工作表標(biāo)簽。

（2）在已選中的任意一張工作表內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，則所有選定工作表的相應(yīng)單元格會(huì)填入同一數(shù)據(jù)。

如果需要將某張工作表已有的數(shù)據(jù)快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下【Ctrl】鍵選中含有數(shù)據(jù)的工作表和待填充數(shù)據(jù)的工作表，再選中含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，最后單擊【編輯】>【填充】>【至同組工作表】菜單項(xiàng)，在對話框中選擇要填充的內(nèi)容(“全部”、“內(nèi)容”或“格式”)后單擊【確定】按鈕即可。

10.在單元格中插入特殊字符

在Excel工作表中，除了比較常用的數(shù)字、文本、日期以及公式外，有時(shí)還需要在單元格中插入特殊符號(hào)。這些特殊符號(hào)的類型通常有：中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、中文拼音、數(shù)字序號(hào)、數(shù)學(xué)符號(hào)和其他特殊字符。

這里以插入“‰”為例，將光標(biāo)定位要插入特殊符號(hào)的單元格，單擊【插入】>【特殊符號(hào)】菜單項(xiàng)，打開【插入特殊符號(hào)】對話框，切換到包括要插入特殊符號(hào)的選項(xiàng)卡，本例切換到【單位符號(hào)】選項(xiàng)卡，如圖1所示。然后單擊【確定】 按鈕，即可完成特殊符號(hào)的插入。

 圖1 【單位符號(hào)】選項(xiàng)卡

11.Excel快速錄入小數(shù)技巧

首先選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，選擇【工具】>【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，切換到【編輯】選項(xiàng)卡；選中【自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)】復(fù)選框。在【位數(shù)】文本框中，輸入需要的小數(shù)位數(shù)，單擊【確定】按鈕即可。

12.將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換為中文大寫金額

如果需要將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換為中文大寫金額。例如現(xiàn)有一些阿拉伯?dāng)?shù)字如圖5所示，使其轉(zhuǎn)換為中文大寫金額格式的具體操作步驟如下。

 圖2 輸入的阿拉伯?dāng)?shù)字

（1）選中需要轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域“A1:A6”。右鍵單擊該單元格區(qū)域，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】菜單項(xiàng)，打開【單元格格式】對話框。

（2）切換到【數(shù)字】選項(xiàng)卡，在【分類】列表框中選擇【自定義】選項(xiàng)，然后在【類型】文本框中輸入“[DBNum2]G/通用格式"元"”，如圖3所示。

圖3 【單元格格式】對話框

（3）單擊 【確定】按鈕，即可得到轉(zhuǎn)換后的效果，如圖4所示。

圖4 轉(zhuǎn)換為中文大寫金額的效果

從圖7中可以看出，單元格格式設(shè)置中對整數(shù)貨幣處理得較好，但是小數(shù)后面的數(shù)值卻沒有處理為角和分。要實(shí)現(xiàn)角和分的處理，還需要使用公式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，其具體操作步驟如下。

（1）在工作表中輸入數(shù)據(jù)，如圖5所示。

 圖5 原始數(shù)據(jù)表

（2）在單元格B1中輸入公式。

=IF((17-INT(17))=0,TEXT(17,"[DBNUM2]")&"元整",IF(INT(17*10)-17*10=0,TEXT(INT (17),"[DBNUM2]")&"元"&TEXT((INT(17*10)-INT(17)*10),"[DBNUM2]")&"角整",TEXT (INT(17),"[DBNUM2]")&"元"&IF(INT(17*10)-INT(17)*10=0,"零",TEXT(INT(17*10)–INT (17)*10,"[DBNUM2]")&"角")&TEXT(RIGHT(17,1),"[DBNUM2]")&"分"))

（3）拖動(dòng)單元格B1右下角的填充句柄，將單元格B1中的公式復(fù)制到單元格區(qū)域“B2:B4”中，結(jié)果如圖6所示。

圖6 轉(zhuǎn)換為大寫金額

13.在Excel中輸入0開頭數(shù)字

在日常工作中，經(jīng)常需要在Excel單元格里輸入類似“04170”這樣的數(shù)字，例如輸入成績時(shí)需要輸入學(xué)生學(xué)號(hào)（假設(shè)學(xué)生學(xué)號(hào)為04001到04100），但是直接輸入時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)前面的“0”消失了，可以采用以下兩種方法。

（1）首先輸入一個(gè)單引號(hào)，然后輸入需要的數(shù)字，前面的“0”就不會(huì)消失了。但是這種方法是把這些數(shù)字作為文本格式輸入，這樣一來就不能用自動(dòng)填充功能進(jìn)行填充。

（2）設(shè)置該單元格格式為自定義格式，選中該單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】菜單項(xiàng)，打開【單元格格式】對話框，切換到【數(shù)字】選項(xiàng)卡中，在【分類】列表框中選擇【自定義】選項(xiàng)，然后在其右側(cè)的類型文本框中輸入“00000”。

利用這個(gè)方法既可以保留輸入的“0”，同時(shí)又可以用填充功能實(shí)現(xiàn)學(xué)號(hào)的自動(dòng)生成。自定義了內(nèi)容的長度后，如果你輸入的內(nèi)容長度不夠設(shè)定的位數(shù)，Excel就會(huì)在前面補(bǔ)上相應(yīng)位數(shù)的“0”。

14.巧用Excel輸入分?jǐn)?shù)

Excel在數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)功能方面確實(shí)很強(qiáng)大，但在一些細(xì)節(jié)上也有不盡如人意的地方，例如想輸入一個(gè)分?jǐn)?shù)，就可采用以下幾種方法。

（1）整數(shù)位+空格+分?jǐn)?shù)

如果需要在單元格中輸入二分之一，可以輸入0(空格)1/2；如果要輸入一又三分之一，可以輸入1(空格)1/3。

（2）使用ANSI碼輸入

如果需要輸入二分之一，可以先按住【Alt】鍵，然后輸入“189”，再放開“Alt”鍵即可(“189”要用小鍵盤輸入，在大鍵盤輸入無效)。

（3）設(shè)置單元格格式

如果需要輸入二分之一，可以選中一個(gè)單元格后，選擇【格式】>【單元格】菜單項(xiàng)，在打開的【單元格格式】對話框中切換到【數(shù)字】選項(xiàng)卡中，在【分類】列表框中選擇【分?jǐn)?shù)】選項(xiàng)，然后在其右側(cè)的下拉列表中選擇【分母為一位數(shù)】選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕后，返回工作表中。在此單元格輸入0.5，即可以顯示出“1/2”。

（4）自定義輸入法

如果需要輸入二分之一，首先選中該單元格，選擇【格式】>【單元格】菜單項(xiàng)，在打開的【單元格格式】對話框中切換到【數(shù)字】選項(xiàng)卡中，在【分類】列表框中選擇【自定義】選項(xiàng)，然后在其右側(cè)的文本框中輸入“#(空格)??/2”，單擊【確定】按鈕后，返回工作表中，再在此單元格中輸入分?jǐn)?shù)。

15.輸入人名時(shí)使用分散對齊

在Excel表格中輸入人名時(shí)為了美觀，一般要在兩個(gè)字的人名中間空出一個(gè)字的間距。首先選中“姓名”列，選擇【格式】>【單元格】菜單項(xiàng)，打開【單元格格式】對話框，切換到【對齊】選項(xiàng)卡中，在【水平對齊】下拉列表中選擇【分散對齊】選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕即可。