集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化：從流程優(yōu)化開(kāi)始

集團(tuán)財(cái)務(wù)從哪里開(kāi)始？不同的管理基礎(chǔ)和管理模式會(huì)使集團(tuán)企業(yè)對(duì)這個(gè)問(wèn)題做出不同的回答。安徽合力股份有限公司的集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化案例，對(duì)于在單一業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上通過(guò)快速成長(zhǎng)發(fā)展起來(lái)的大中型企業(yè)集團(tuán)具有一定的借鑒意義。

　　安徽合力股份有限公司是國(guó)內(nèi)目前規(guī)模最大的叉車(chē)生產(chǎn)、科研和出口基地，每年生產(chǎn)銷(xiāo)售500多個(gè)系列品種，2萬(wàn)臺(tái)叉車(chē)。旗下?lián)碛惺鄠€(gè)分子公司、生產(chǎn)廠和100多個(gè)經(jīng)銷(xiāo)公司、銷(xiāo)售服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)。和很多在改革開(kāi)放中快速成長(zhǎng)起來(lái)的大型國(guó)企一樣，合力集團(tuán)是從單一業(yè)務(wù)公司逐步發(fā)展起來(lái)的。雖然每年保持著30-40%的快速增長(zhǎng)，安徽合力的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理工作卻顯得有條不紊，這一切要得益于安徽合力在集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)準(zhǔn)確選型的基礎(chǔ)上通過(guò)優(yōu)化流程統(tǒng)一集團(tuán)財(cái)務(wù)的實(shí)施策略。

從財(cái)務(wù)職能化到財(cái)務(wù)流程化

　　短短幾年內(nèi)，安徽合力已經(jīng)從單一企業(yè)發(fā)展為擁有合肥鑄鍛廠、合力配件公司、安慶車(chē)橋廠、蚌埠液力機(jī)械廠、寶雞合力叉車(chē)廠等多家實(shí)體和遍布全國(guó)的銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)體系的現(xiàn)代企業(yè)。按照傳統(tǒng)的職能化的財(cái)務(wù)管理方式，每增加一個(gè)分廠，一個(gè)子公司，不僅要增加一個(gè)完整的財(cái)務(wù)部門(mén)，還要在總部相應(yīng)增加財(cái)務(wù)核算人員匯總賬目。分子公司的財(cái)務(wù)職能化使整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理更加健全，但由此也帶來(lái)了幾個(gè)方面的問(wèn)題：

• 相關(guān)科目等設(shè)置缺乏統(tǒng)一性，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析難度大。
• 數(shù)據(jù)缺乏共享，部門(mén)與部門(mén)、機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)間存在信息孤島。
• 監(jiān)管存在部分權(quán)利真空，缺乏有效的集中式管理。
• 重復(fù)性勞動(dòng)過(guò)多，相關(guān)環(huán)節(jié)冗余。
• 信息傳遞的時(shí)效性差、成本高。

　　為了減輕財(cái)務(wù)人員的壓力，合力的一些分公司財(cái)務(wù)部門(mén)曾先后采用一些電算化系統(tǒng)或財(cái)務(wù)軟件，這些系統(tǒng)基本上都是采用DBASE、ACCESS等小型數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)本身的安全性較差、數(shù)據(jù)處理能力較弱、維護(hù)量也很大，數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)公司統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息匯總。同時(shí)分支機(jī)構(gòu)的上報(bào)數(shù)據(jù)僅僅限于簡(jiǎn)單報(bào)表，總部很難對(duì)其業(yè)務(wù)具體情況進(jìn)行及時(shí)查詢(xún)，更無(wú)法及時(shí)進(jìn)行管理與分析，為決策提供依據(jù)。可見(jiàn)，不進(jìn)行統(tǒng)一的集團(tuán)財(cái)務(wù)整合，單單在分支機(jī)構(gòu)設(shè)立財(cái)務(wù)部門(mén)，這些財(cái)務(wù)職能部門(mén)能發(fā)揮的作用也是十分有限的。

　　在這種情況下，安徽合力從2002年開(kāi)始通過(guò)啟用金蝶K/3集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，開(kāi)始實(shí)施“統(tǒng)一財(cái)務(wù)”信息化改造。與很多集團(tuán)企業(yè)認(rèn)為實(shí)施集團(tuán)財(cái)務(wù)就是上一套集中管理軟件不同的是，合力的集團(tuán)財(cái)務(wù)從一開(kāi)始就是一場(chǎng)流程優(yōu)化改革。在集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化過(guò)程中，公司領(lǐng)導(dǎo)層提出了以下目標(biāo)：

• 統(tǒng)一公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)原則。其中，尤其強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)科目等基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一；
• 建立集中管理系統(tǒng)。一方面建立集中的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器，另一方面將系統(tǒng)管理權(quán)限集中到公司總部。這樣可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中服務(wù)和共享，也保證了系統(tǒng)運(yùn)行的安全。同時(shí)，上級(jí)機(jī)構(gòu)從計(jì)算機(jī)上能做到即時(shí)查詢(xún)、審計(jì)，嚴(yán)格公司的內(nèi)部監(jiān)管制度，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理。
• 強(qiáng)化系統(tǒng)處理能力。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自動(dòng)處理能力，通過(guò)人為的程序設(shè)定，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)憑證，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)自動(dòng)上報(bào)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)匯總、合并和分析的能力。解放勞動(dòng)力，提高工作效率。
• 減少審批程序、強(qiáng)化控制體系。減少相關(guān)的審批程序，縮短業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的時(shí)間，通過(guò)強(qiáng)化控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部業(yè)務(wù)的管理和控制，如通過(guò)預(yù)算管理，目標(biāo)管理等加強(qiáng)內(nèi)部管理力度。
• 建立有效的信息反饋機(jī)制。服務(wù)決策是財(cái)務(wù)管理的根本目的，如何及時(shí)準(zhǔn)確地將財(cái)務(wù)報(bào)告反饋給決策者，是業(yè)務(wù)流程重組的最終目標(biāo)。

　　金蝶集團(tuán)財(cái)務(wù)顧問(wèn)認(rèn)為，安徽合力的集團(tuán)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化策略，實(shí)際上是金蝶倡導(dǎo)的企業(yè)績(jī)效管理在企業(yè)的實(shí)踐形式。明確集團(tuán)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化策略，最重要的意義在于它說(shuō)明了集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化不僅僅是要實(shí)現(xiàn)集中管理。集中管理只是手段，真正的出發(fā)點(diǎn)是通過(guò)流程優(yōu)化建立企業(yè)績(jī)效管理的財(cái)務(wù)監(jiān)控體系。

聚焦重點(diǎn)　快速合力

　　安徽合力的管理理念是“實(shí)時(shí)有效,追求卓越”。安徽合力的集團(tuán)財(cái)務(wù)從流程優(yōu)化起步，也體現(xiàn)了公司的這一管理理念，可以總結(jié)為“聚焦重點(diǎn)、快速合力”。

　　聚焦重點(diǎn)：安徽合力信息化整體規(guī)劃包含四個(gè)方面：集團(tuán)財(cái)務(wù)平臺(tái)、PDM平臺(tái)、三維設(shè)計(jì)平臺(tái)和生產(chǎn)運(yùn)作平臺(tái)。業(yè)內(nèi)都知道，安徽合力自主開(kāi)發(fā)的能力很強(qiáng)。但是在集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化過(guò)程中，安徽合力學(xué)會(huì)了兩條腿走路——產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)繼續(xù)其自主開(kāi)發(fā)的策略，集團(tuán)財(cái)務(wù)則選擇與金蝶合作。這使集團(tuán)財(cái)務(wù)的實(shí)施多了一些自由度，降低了財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的復(fù)雜度。也正是因?yàn)檫@個(gè)原因，集團(tuán)財(cái)務(wù)的以流程優(yōu)化為核心的實(shí)施目標(biāo)變得非常明確，需求也更容易掌握。

　　快速合力：如果把安徽合力的“合力”二字當(dāng)作動(dòng)詞，恰好可以說(shuō)明公司的信息化實(shí)施的既快又穩(wěn)的實(shí)施過(guò)程。我們的調(diào)查顯示，安徽合力“快速合力”的技巧主要體現(xiàn)在：

　　1、財(cái)務(wù)主導(dǎo)：財(cái)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)集團(tuán)財(cái)務(wù)對(duì)完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和快速優(yōu)化流程起到了決定作用。在企業(yè)只有財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)流程混亂和數(shù)據(jù)不統(tǒng)一感受最深，所以在實(shí)施的過(guò)程，財(cái)務(wù)部門(mén)最投入。最初的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置，包括會(huì)計(jì)科目、基本財(cái)務(wù)流程，就是財(cái)務(wù)部員工全面討論的結(jié)果。其中，僅僅是會(huì)計(jì)科目，財(cái)務(wù)部門(mén)就花了整整兩周時(shí)間進(jìn)行討論。這為系統(tǒng)實(shí)施后的順利運(yùn)行打下了基礎(chǔ)。

　　2、目標(biāo)選型：從目標(biāo)出發(fā)而不是從產(chǎn)品功能和系統(tǒng)好壞的簡(jiǎn)單對(duì)比進(jìn)行產(chǎn)品選型，這個(gè)選型策略也體現(xiàn)了計(jì)劃信息處張孟清處長(zhǎng)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）的流程化思維。他認(rèn)為關(guān)鍵的問(wèn)題是要明確我們選擇的集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)是拿來(lái)干什么的？合力的目標(biāo)就是統(tǒng)一財(cái)務(wù)，我們只需要告訴員工這一系統(tǒng)多么重要就可以了。所以，集團(tuán)財(cái)務(wù)選型的時(shí)候并沒(méi)有大張旗鼓，只是根據(jù)事先調(diào)查的結(jié)果，邀請(qǐng)了兩家供應(yīng)商。在經(jīng)過(guò)一些細(xì)節(jié)的比較之后，選定了金蝶K/3集團(tuán)財(cái)務(wù)解決方案。

　　3、流程創(chuàng)新：集團(tuán)財(cái)務(wù)的流程優(yōu)化是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，不可能一蹴而就。這要求軟件系統(tǒng)支持業(yè)務(wù)流程的不斷創(chuàng)新和快速配置。事實(shí)證明，金蝶K/3的快速配置平臺(tái)成了合力不斷優(yōu)化集團(tuán)財(cái)務(wù)流程的最理想的工具。財(cái)務(wù)部要求，總部和機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員每年都要對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用流程進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，每個(gè)財(cái)務(wù)人員都要具有創(chuàng)新應(yīng)用的能力。結(jié)果，合力的金蝶k/3財(cái)務(wù)系統(tǒng)每年都在更新，而且流程開(kāi)發(fā)的數(shù)量特別大，為了配合這些新設(shè)計(jì)的流程，每到年末歲初，合力財(cái)務(wù)部都對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行初始化。而現(xiàn)在，金蝶已經(jīng)推出K/3的專(zhuān)用快速配置平臺(tái)——金蝶K/3 BOS，進(jìn)一步增強(qiáng)了金蝶系統(tǒng)的柔性化流程設(shè)計(jì)能力，為企業(yè)可持續(xù)的流程創(chuàng)新打開(kāi)了自由的空間。

　　4、通過(guò)培訓(xùn)推動(dòng)觀念轉(zhuǎn)變：業(yè)務(wù)流程重組的本質(zhì)是思想觀念的重塑，因此，開(kāi)展廣泛的培訓(xùn)工作是項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。安徽合力集團(tuán)財(cái)務(wù)培訓(xùn)過(guò)程貫穿了整個(gè)實(shí)施過(guò)程，主要的的培訓(xùn)對(duì)象包括：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理干部和一般員工。培訓(xùn)內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)流程再造知識(shí)教育、企業(yè)新業(yè)務(wù)流程的講解、財(cái)務(wù)信息化軟件應(yīng)用培訓(xùn)等。公司要求45歲以下的員工必須通過(guò)培訓(xùn)考試。

　　5、具有“合力”的實(shí)施團(tuán)隊(duì)：整個(gè)實(shí)施和切換過(guò)程中，合力自己的項(xiàng)目組成員與金蝶的實(shí)施顧問(wèn)共同為各地財(cái)務(wù)人員提供培訓(xùn)和工作指導(dǎo)，耐心細(xì)致的工作將推行的阻力下降到最小。在合力，我們并沒(méi)有看到具體的支持口號(hào)，但是卻可以從制度中找到真正的支持。

　　在合力，信息化項(xiàng)目的投資回報(bào)考核一向是充滿了信任和長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光的，合力的每個(gè)具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人也能夠體會(huì)信息化給自己工作帶來(lái)的真實(shí)價(jià)值。

安徽合力集團(tuán)財(cái)務(wù)基于金蝶快速實(shí)施方法的實(shí)施過(guò)程

　　天時(shí)，地利，人和，是任何信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵?！疤鞎r(shí)”來(lái)自于企業(yè)的快速成長(zhǎng)，“地利”和“人和”卻需要企業(yè)創(chuàng)造?！爸攸c(diǎn)聚焦、快速合力”可謂為安徽合力的集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化創(chuàng)造了難得的“天時(shí)，地利，人和”的條件。

流程優(yōu)化打開(kāi)集團(tuán)財(cái)務(wù)價(jià)值空間

　　VBM（基于價(jià)值的管理）管理思想認(rèn)為，以財(cái)務(wù)管理為導(dǎo)向的企業(yè)管理已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)金融化條件下最為合乎形勢(shì)發(fā)展的新的企業(yè)管理模式。企業(yè)價(jià)值最大化成為企業(yè)管理活動(dòng)所追求的基本目標(biāo)，財(cái)務(wù)管理活動(dòng)居于企業(yè)管理活動(dòng)的核心。從財(cái)務(wù)流程優(yōu)化著手集團(tuán)財(cái)務(wù)改造，體現(xiàn)了企業(yè)價(jià)值與集團(tuán)財(cái)務(wù)管理行為的內(nèi)在聯(lián)系，因此，必將打開(kāi)集團(tuán)財(cái)務(wù)價(jià)值增長(zhǎng)的新空間。

　　安徽合力的集團(tuán)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化從哪些方面打開(kāi)了集團(tuán)財(cái)務(wù)價(jià)值增長(zhǎng)的新空間：

　　第一、統(tǒng)一基礎(chǔ)科目提高了財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的可比性和通用性
　　安徽合力股份有限公司將下屬公司科目統(tǒng)一至二級(jí)，并對(duì)有關(guān)科目規(guī)定了核算項(xiàng)目。在原來(lái)的分散賬務(wù)信息系統(tǒng)下，由于信息傳遞速度低、不準(zhǔn)確，經(jīng)常出現(xiàn)公司上下科目設(shè)置不一致的情況，給公司財(cái)務(wù)管理和各公司之間業(yè)務(wù)的對(duì)比分析和管理帶來(lái)很大困難。而通過(guò)統(tǒng)一科目和規(guī)定核算項(xiàng)目，總部對(duì)下屬單位的財(cái)務(wù)核算、預(yù)算、資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控和對(duì)比分析等問(wèn)題就得到了解決，公司內(nèi)外部資源整合，發(fā)揮總部的計(jì)劃與控制作用等需求也都得到了滿足。

　　第二、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)流程提高了財(cái)務(wù)的實(shí)時(shí)核算和實(shí)時(shí)控制能力
　　只要核算時(shí)輸入的基礎(chǔ)信息充分、正確，系統(tǒng)就能自動(dòng)按照設(shè)定的業(yè)務(wù)模板進(jìn)行相應(yīng)的憑單的賬務(wù)處理，并自動(dòng)生成資金、往來(lái)、費(fèi)用報(bào)表，資金管理、往來(lái)管理、產(chǎn)品管理信息可以迅速反映到?jīng)Q策層，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的協(xié)同和實(shí)時(shí)監(jiān)控。

　　第三、及時(shí)準(zhǔn)確的合并報(bào)表提升了企業(yè)價(jià)值評(píng)估能力。
　　過(guò)去，安徽合力總部很難對(duì)其業(yè)務(wù)具體情況進(jìn)行及時(shí)查詢(xún)，更無(wú)法及時(shí)進(jìn)行管理與分析，為決策提供依據(jù)?，F(xiàn)在，通過(guò)金蝶合并報(bào)表，集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能及時(shí)自動(dòng)上報(bào),上級(jí)機(jī)構(gòu)能對(duì)上報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、合并和分析，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握全公司的經(jīng)營(yíng)狀況，為其提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)，提升了企業(yè)價(jià)值評(píng)估能力，提高了公司的市場(chǎng)應(yīng)變能力。

　　第四、提高了全面預(yù)算管理水平，提升了企業(yè)價(jià)值的預(yù)算控制能力。
　　安徽合力集團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)以目標(biāo)利潤(rùn)為出發(fā)點(diǎn)，編制全面的銷(xiāo)售預(yù)算、采購(gòu)預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、成本預(yù)算、現(xiàn)金收支預(yù)算和損益預(yù)算，并提供全面預(yù)算的編制、預(yù)警控制、預(yù)算追蹤及預(yù)算分析，為公司的預(yù)算管理提供流程控制，并建立成本中心、利潤(rùn)中心和投資中心的績(jī)效考核體系，使公司企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能沿著預(yù)算管理軌道科學(xué)合理地進(jìn)行。

　　以下指標(biāo)從安徽合力近五年來(lái)的的盈利能力、經(jīng)營(yíng)能力、償債能力三個(gè)方面進(jìn)行分析，說(shuō)明財(cái)務(wù)流程優(yōu)化對(duì)打開(kāi)集團(tuán)財(cái)務(wù)的價(jià)值空間已經(jīng)產(chǎn)生了效果。

　　1、保持了企業(yè)的可持續(xù)增長(zhǎng)，其中2002年和2003年的主營(yíng)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)明顯快于前兩年，分別達(dá)到了41%和36.8%。同期，凈資產(chǎn)收益率保持了增長(zhǎng)，表明流程優(yōu)化使企業(yè)保持了健康的、可持續(xù)的成長(zhǎng)。

　　 2、資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率從2002年開(kāi)始保持連續(xù)兩年的增長(zhǎng)，其增長(zhǎng)幅度和相對(duì)水平遠(yuǎn)高于同行業(yè)平均水平。表明在流程優(yōu)化過(guò)程中，經(jīng)營(yíng)能力得到了大幅度的提升。

　　3、盈利能力和資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率的改善大幅提升了流動(dòng)比率。同時(shí)，資產(chǎn)負(fù)債率保持平穩(wěn)，并低于行業(yè)平均水平。表明流程優(yōu)化在集團(tuán)資金管理方面發(fā)揮了應(yīng)有的作用，保障了企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

（注：本文創(chuàng)作于2004年5月）