華為時間管理 培訓(xùn)培訓(xùn)講師：甘遠(yuǎn)輝 真明麗教育訓(xùn)練中心 1 課程要點第一講：時間管理的概念與誤區(qū)第二講：時間管理的基本原則 第三講：時間管理的方法與技巧 2 第一講：時間管理的概念與誤區(qū)一、時間管理的概念 二、時間管理的誤區(qū)什么是時間 3 我們的哲學(xué)家說： 時間是物質(zhì)運動的順 序性和持續(xù)性，其特點是 一維性，是一種特殊的資 源。 4 時間的四項獨特性（1）供給毫無彈性 （2）無法積蓄 （3）無法取代 （4）無法失而復(fù)得 5 小案例分享如果銀行每天早晨向你的賬號撥款8、64 萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多 少就用多少，用途不作規(guī)定。條件只有一 個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不 能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8、64萬元。 請問：你怎么花。。。 6 什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少 時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。 由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是 指面對時間而進(jìn)行的“自管理者的管 理”。 7 案例分析：一個活到72歲的美國人對時間的花法睡覺 工作 個人衛(wèi)生 吃飯 旅行 21年 14年 7年 6年 6年 排隊 學(xué)習(xí) 開會 找東西 其它 6年 4年 3年 1年 3年 你有何感受？ 8 第一講：時間管理的概念與誤區(qū)一、時間管理的概念 二、時間管理的誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計劃誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 誤區(qū)之三：時間控制不夠 誤區(qū)之四：整理整頓不足 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識不強 9 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃案例分析：查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更 多的事，我交支付給你任意的顧問費。”李愛菲二是遞了一張紙給他，并向 他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)的做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然 后著手進(jìn)行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的 時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，尋么即使運用任何其它方法，你出同樣 無法完成它們，機(jī)時且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一 種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用。” 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒最后來之所以能夠躍升為世界最大 的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 10 不做或不重視計劃的原因： 1、因過分強調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思 考； 2、不做計劃也能獲得實效； 3、不了解計劃的好處； 4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；由于工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標(biāo)不明確 2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時間分配的原則 11 5、不知如何做計劃。 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) “事必躬親，親力而為” 溝通不良 工作時斷時續(xù) 解決問題的方法：首先，學(xué)會如何接受請托；其次，學(xué)會利用資源。 12 誤區(qū)之三：時間控制不夠小測試：“拖延商數(shù)測驗” 評分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分， “略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡?小于20分，表示你不是拖延者，也許你偶爾有拖延 的習(xí)慣。總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛 病，但不太嚴(yán)重。總分多于30分，表示你或許已患 上嚴(yán)重拖延的毛病。 13 我們通常在時間控制容易陷入下面的陷阱 1、習(xí)慣拖延時間。 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不擅處理無端電話的打擾。 4、泛濫的“會議病”困擾。 14 誤區(qū)之四：整理整頓不足文件處置測驗請快速解答以下十個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。 5、部屬交來（或你個人的）一份用于準(zhǔn)備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail. 8、客戶寄來的一封投訴信。 9、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 10、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。 15 假如你在以上10個問題的前面寫上了 兩個或兩個以上的“？”，則表示你 仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你 最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括 你的紙面文件夾和電腦文件夾）。 16 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識不強進(jìn)取意識不強主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 個人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口不干工作 唏噓不已，做白日夢工作中閑聊 17 送大家一句話：昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可以運用的現(xiàn)金。請善用它！ 18 第二講：時間管理的基本原則時間管理的六項基本原則： 1、明確目標(biāo) 2、有計劃有組織地進(jìn)行工作 3、分清工作的輕重緩急 4、合理地分配時間 5、與別人的時間取得協(xié)作 6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 19 原則之一：明確目標(biāo)目標(biāo)刺激我們奮勇向上 如何制訂目標(biāo)（SMART的工作目標(biāo)） 具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達(dá)到的（attainable） 相關(guān)的（relevant） 基于時間的（time-based） 20 原則之二：有計劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作， 就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃，通 過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 21 制定計劃的步驟： 1、確立目標(biāo) 2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑 3、選定最佳的完成方式 4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項 5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行 6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性 22 有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事！ 23 原則之三：分清工作的輕重緩急小測試：請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好 那種方式？ 1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的事，再做難做的事。 4、先做只需花費少量時間就可做好的事，再做需花費大量時間的事。 5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 6、先做已排定時間的事，然后再做未排定時間的事。 7、先做別人的事，然后再做自己的事。 8、先做有趣的事，再做枯燥的事。 9、先做自己尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。 10、先做已發(fā)生的事，再做未發(fā)生的事。 24 處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情 的“重要程度”。 “重要程度”：即指實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。 25 四象限圖中的時間管理“急事”與“要事”的 關(guān)系：不緊急也 不重要事第四象限 重要又急 迫的事第一象限 緊急但不重要事第三象限 重要但急 迫的事第二象限 26 分組討論：你是否“知道”在哪些方面如果持續(xù) 有優(yōu)異表現(xiàn)，對個人生活或工作會有 積極影響？ 27 這些方面包括有： 1、改善人際關(guān)系 2、改善事先準(zhǔn)備工作 3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織 4、善待自己 5、抓住機(jī)會 6、充實自我 7、增進(jìn)能力 28 急迫性指數(shù)測驗 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)； 26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)； 46分以上嚴(yán)重急迫性心態(tài)。 29 原則之四：合理地安排時間巴列特定律（也稱80/20原理）： 總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20% 所形成的。 30 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 1、尊重對方的時間安排； 2、提前做好計劃。 31 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 1、在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作 應(yīng)于何時截止。 2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立 一個何時完成的目標(biāo)。 3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范 圍內(nèi)。 32 第三講：時間管理的方法與技巧一、分析自己使用時間的方式和狀況二、做好工作計劃 三、縮短別人干擾的時間 四、省時之道 33 一、分析自己使用時間的方式和狀況 表一：時間使用清單表表二：一星期日志與簡略分析表 表三：一星期時間總結(jié)表 34 表一：時間使用清單表項目活動一、公務(wù)活動類 1、上下班 2、開會 3、打電話 4、閱讀文件、整理通信 5、幫助下屬 6、接待賓客 7、向上級匯報 8、公務(wù)出差 9、拜訪客戶 10、其他工作上的活動 小計 小計 二、個  人活動類 1、整理儀容 2、飲食 3、睡覺三、家庭活動 1、煮飯 2、洗燙衣服 3、打掃房屋 4、雜務(wù)與家事 5、其他的逛街活動 6、看孩子 7、家庭外出 8、家庭溝通 9、繳款 10、其他家庭活動 小計 四、休閑活動 1、聽廣播與音樂 2、看電視 3、休閑閱讀 4、嗜好 5、觀看比賽 6、運動 7、旅游 8、聚會社交 9、其他休閑活動 10、其他活動 小計 35 表二：一星期日志與簡略分析表星期 具體花費時間項目活動 1、上下班 2、開會 3、打電話 4、閱讀文件、整理通信 5、幫助下屬 6、接待賓客 7、向上級匯報 8、公務(wù)出差 9、拜訪客戶 10、其他工作上的活動 11、整理儀容 12、飲食 13、睡覺 14、煮飯 15、洗燙衣服 16、打掃房屋 17、雜務(wù)與家事 18、其他的逛街活動 19、看孩子 20、家庭外出 21、家庭溝通 22、繳款 23、其他家庭活動 24、聽廣播與音樂 25、看電視 26、休閑閱讀 27、嗜好 28、觀看比賽 29、運動 30、旅游 31、聚會社交 32、其他休閑活動 33、其他活動 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 時間小計 36 表三：一星期時間總結(jié)表項目活動一、公務(wù)活動類二、個人活動類 三、家庭活動 四、休閑活動 五、其它活動 37 每星期估計花費的時間 每星期實際花費的時間 上兩項時間的差額占每星期的總時間的 （小時） （小時） （小時） 百分之比（%） 自檢題 1、我如何浪費我的時間？未來有何好途徑預(yù)防或減低時間的浪費？ 2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應(yīng)如何 預(yù)防不使其發(fā)生？ 3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 4、別人浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又緊急？ 6、我做的哪些事對我的目標(biāo)很重要？ 7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有， 38 原因何在？如果有，是哪些事？二、做好工作計劃 1、計劃的基礎(chǔ)概念：分類標(biāo)準(zhǔn) 按廣度分 按時間框架分 按明確性分 計劃類型 戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃短期計劃、長期計劃 具體性計劃、指導(dǎo)性計劃 39 2、注意事項（1）事先的了解所在部門的業(yè)務(wù)定位 所在崗位的業(yè)務(wù)定位 上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 上級主管對你的期望和要求 與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 Why What （2）遵循5W2H原則 When Where Who How to （3）設(shè)置控制點 How much 40 3、利用計劃工具（1）計劃管理之一：WBS 定義：WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所 必須進(jìn)行的全部活動的清單。（2）計劃管理之二：PERT 定義：PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖 的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案， 并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定 目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 41 三、縮短別人干擾的時間 1、打電話的藝術(shù) 事先的約定與準(zhǔn)備 保持簡短而明確的開場白控制電話時間、保持通話主題 過濾電話 2、當(dāng)你被打斷時 來自上司的打斷 來自同事的打斷 來自同事的打擾 42 四、省時之道科學(xué)省時之道： 1、等待的時候做什么 2、逆勢操作 3、追求互賴模式 43 THE END 祝大家都有一個有意義、充滿歡樂的人生！