1．范圍
   本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目（工程）（以下簡稱項(xiàng)目）文件歸檔與檔案管理的要求和方法。 
    本標(biāo)準(zhǔn)適用于大、中型及限額以上的基本建設(shè)的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗(yàn)收。一般建設(shè)項(xiàng)目可參照本標(biāo)準(zhǔn)。
2．規(guī)范性引用文件
    下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方面的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
    GB/T  10609.3  技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法
    檔發(fā)字[1997]20號   國家檔案局《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》
3．術(shù)語和定義
    下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)
3.1
    建設(shè)項(xiàng)目   construction project
    指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。
3.2
    單項(xiàng)工程   unit of project
    指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。
3.3
    單位工程   subunit of project
    指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。
3.4
    項(xiàng)目文件   records of project
    指建議項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。
3.5
    項(xiàng)目前期文件   prophase records of project
    指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。
3.6
    項(xiàng)目竣工文件   records on completion of preject
    指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件，主要由項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和監(jiān)理文件組成。
3.7
    項(xiàng)目施工文件   implementing records of proiect
    指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。
3.8
    項(xiàng)目竣工圖   drawing on completion of preject
    指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪制的圖紙。
3.9
    項(xiàng)目監(jiān)理文件   records of supervision
    指監(jiān)理單位對項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。
3.10
    項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件  records of test on completion
    指項(xiàng)目竣工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件。
3.11
    項(xiàng)目檔案   archives of project
    指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。
3.12
    項(xiàng)目文件歸檔   filing of preject records
    建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或受委托的承包單位提交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；項(xiàng)目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報(bào)送檔案管理機(jī)構(gòu)。
3.13
    項(xiàng)目檔案移交   transfer of project archives
    項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項(xiàng)目主管部門及有關(guān)檔案管理部門提交有關(guān)項(xiàng)目檔案。
4．總則
4.1  項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。
4.2  在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。
4.3  項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
4.4  建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。
5．項(xiàng)目文件的收集
5.1  項(xiàng)目文件的形成和積累
    項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程，其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。
5.2  項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任
5.2.1  項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
    建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。
5.2.2  項(xiàng)目施工階段
    項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。
    建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽認(rèn)竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告，驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。
5.2.3  項(xiàng)目試運(yùn)行階段
    試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行形成中的文件；項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。
5.3  收集范圍
    反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。
    項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見附錄A。
5.4  收集時(shí)間
    各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集；引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。
5.5  項(xiàng)目文件質(zhì)量要求
5.5.1  字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備。
5.5.2  需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
5.5.3  復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。
5.5.4  錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。
5.5.5  長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。
6．項(xiàng)目竣工文件的編制
6.1  竣工文件編制要求
6.1.1  項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制竣工文件。
6.1.2  竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料（構(gòu)、配件）質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測試（調(diào)試）及隨工檢查記錄、建筑、安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等。
6.1.3  根據(jù)附錄A及建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況，進(jìn)一步收集所缺少的重要文件；文件數(shù)量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數(shù)的，應(yīng)按要求復(fù)制補(bǔ)齊。
6.1.4  對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改或補(bǔ)充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。
6.1.5  與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨(dú)組卷，但應(yīng)由項(xiàng)目主管部門或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。
6.1.6  凡為易褪色材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。
6.2  竣工圖編制要求
6.2.1  各項(xiàng)新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工時(shí)要編制竣工圖。項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認(rèn)責(zé)任。
6.2.2  竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。
6.2.3  按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。
6.2.4  一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。
6.2.5  涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”并簽署竣工圖章。
6.2.6  同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。
6.2.7  建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。
6.2.8  竣工圖圖幅應(yīng)按GB/T  10609.3  要求統(tǒng)一折疊。
6.2.9  編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則，各專業(yè)目錄及編制情況。
6.3  竣工圖的更改方法
6.3.1  文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制。
6.3.2  利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號。
6.3.3  無法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說明。
6.3.4  圖上各種引出說明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條。
6.3.5  有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細(xì)表等有文字更改的，應(yīng)在修改變更處進(jìn)行杠改，當(dāng)更改內(nèi)容較多時(shí)，可采用注記說明。
6.3.6  新增加的文字說明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。
6.4   竣工圖章的使用
6.4.1  竣工圖章內(nèi)容、尺寸如圖1所示。
6.4.2  所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。
6.4.3  行業(yè)主管部門規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標(biāo)，并按要求簽署竣工圖標(biāo)。竣工圖標(biāo)的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。
6.4.4  竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。
6.5  竣工圖的審核
6.5.1   竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)要及時(shí)修改和補(bǔ)齊。
6.5.2  竣工圖內(nèi)容應(yīng)與竣工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。
6.5.3  竣工圖按單位工程、裝置或?qū)I(yè)編制，并配有詳細(xì)編制說明和目錄。
6.5.4  竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章。
6.5.5  一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。
6.5.6  國外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。
6.6  竣工圖套數(shù)
    項(xiàng)目竣工圖一般為兩套，由建設(shè)單位向業(yè)主和生產(chǎn)（使用）單位移交；建設(shè)項(xiàng)目主管單位或上級主管機(jī)關(guān)需要接收的，按主管機(jī)關(guān)的要求辦理。按照FIDIC《設(shè)計(jì)—建造與交鑰匙工程合同條件》建設(shè)的項(xiàng)目，竣工圖套數(shù)按合同條件的規(guī)定提交。在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》第五條的規(guī)定，另編制一份與城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理有關(guān)的主要建筑物及綜合管線竣工圖。
6.7  編制竣工圖的費(fèi)用
6.7.1  編制竣工圖所需的費(fèi)用應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)投資中解決，由建設(shè)單位或有關(guān)部門在與承包單位簽訂合同時(shí)確定。
6.7.2  施工單位應(yīng)向建設(shè)單位提交兩套屬于職責(zé)范圍內(nèi)形成的竣工文件，其費(fèi)用由施工單位負(fù)責(zé)。
6.7.3  建設(shè)單位主管部門要求增加套數(shù)或行業(yè)主管部門要求由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)編制竣工圖的，費(fèi)用由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。
6.7.4  因修改需重新繪圖的，除合同規(guī)定外，應(yīng)由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)繪制新圖的費(fèi)用。
6.8  合同要求
6.8.1  建設(shè)項(xiàng)目中各方應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任；可在施工合同或設(shè)計(jì)合同中明確，也可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。
6.8.2  由施工單位編制竣工圖，應(yīng)在設(shè)計(jì)合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機(jī)關(guān)要求套數(shù)），以及因修改增加新圖責(zé)任；凡由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。
6.8.3  施工合同中應(yīng)明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。
7．項(xiàng)目文件的整理與歸檔
7.1  項(xiàng)目文件整理
7.1.1  建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。
7.1.2  建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理。
7.1.3  勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。
7.1.4  施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
7.1.5  設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。
7.2  項(xiàng)目文件的組卷
7.2.1  組卷要遵循項(xiàng)目文件形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
7.2.2  項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程更改洽商單、監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
7.2.3  案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。
7.3   案卷與卷內(nèi)文件的排列
7.3.1  管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。
7.3.2  施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)記錄、評定、驗(yàn)收排列。
7.3.3  設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。
7.3.4  竣工圖按專業(yè)、圖號排列
7.3.5  卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
7.4  案卷編目
7.4.1  卷內(nèi)文件頁號的編寫
    卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。
7.4.2  卷內(nèi)目錄的編制
    卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：
    ——序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號；
    ——文件編號，應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目代號；
    ——責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；
    ——文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；
    ——日期，應(yīng)填寫文件形成日期；
    ——頁號，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號；
    ——備注（需要時(shí)填寫）。
7.4.3  案卷封面和脊背的編制
    案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：
    ——案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；
    ——立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門；
    ——起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；
    ——保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；
    ——密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；
    ——檔號，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號、分類號和案卷流水號。
    案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞。
    案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。
7.4.4  卷內(nèi)備考表
    ——卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。
    示例：文字材料100頁，照片10張，附圖1張。
    ——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。
    ——互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明其載體形式。
 7.5  案卷裝訂要求
 7.5.1  文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式：圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。
 7.5.2  案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。
 7.5.3  單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。
 7.5.4  外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。
 7.6  卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料
 7.6.1  卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為310mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮紙板雙裱壓制。
 7.6.2  案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm。
7.6.3  卷盒和卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。
7.7  聲像材料整理
    聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明，對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。
7.8  項(xiàng)目文件的歸檔
7.8.1  建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。
7.8.2  根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。
7.8.3  歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合5.5的規(guī)定。
7.8.4  勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。
7.8.5  外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
7.9  項(xiàng)目文件的歸檔審查
    施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審；經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。
7.10  項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間
    除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。
8．項(xiàng)目檔案的整理與移交
8.1  項(xiàng)目檔案的整理
    全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括：
    a）根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號規(guī)則以及項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類，大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類。
    b)依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號體系對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號的，建設(shè)單位（并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位）可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號。
    c）對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
    d)  負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格。
8.2  項(xiàng)目檔案的移交
8.2.1  項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。凡分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。
8.2.2  建設(shè)單位與業(yè)主單位，生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)；建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
8.2.3  竣工驗(yàn)收以后，在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。