高效時(shí)間管理訓(xùn)練第五天

嗨！有毅力的朋友們：

大家好！

今天已經(jīng)是第五天了，也許你當(dāng)時(shí)覺得一周很容易，也許你行動(dòng)后有多次放棄的想法，但不管怎么樣你都堅(jiān)持到了今天，這是一個(gè)可喜的進(jìn)步，鶴寧為你高興。其實(shí)任何事情都是三個(gè)階段：想起來容易、做起來難、做完后再看確實(shí)容易。很多人始終處在第一個(gè)階段，他們對什么事情都夸夸其談，唯一缺乏的就是行動(dòng)；第二種人比第一種強(qiáng)很多，但總是沒有毅力，容易放棄、容易找理由和借口告訴自己不行；只有堅(jiān)持到最后的人才會(huì)成為第三種人，當(dāng)你做完后再回頭看看：確實(shí)很簡單，而且收獲很大。在此祝愿大家都能成為堅(jiān)持到底的人。

自從第一天你親自動(dòng)手制訂過一份時(shí)間計(jì)劃后，我們已有好幾天沒進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練了。在這一節(jié)中，我們將進(jìn)行具體的時(shí)間管理規(guī)劃，為自己（而不是練習(xí)題中的人物）制訂一份完整的時(shí)間表。正如前一節(jié)所說的，不同的人適合不同的時(shí)間管理類型，因此，本節(jié)按由粗到細(xì)的順序介紹時(shí)間管理的程序，你可以選擇適合自己的細(xì)化度。

 準(zhǔn)備開始：

找出第三節(jié)中繪制的樹圖，以它為參考，開始規(guī)劃。

你也許會(huì)說，我只是想訂一個(gè)如何應(yīng)付下個(gè)月考試的計(jì)劃，并不想做出關(guān)于整整一生的宏偉計(jì)劃。整體計(jì)劃就像一座大廈，各段時(shí)間的計(jì)劃則像大廈中的一間間房子，如果你對整體目標(biāo)不明確，大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。不愿思考整體計(jì)劃有兩個(gè)原因：一是一切都由別人代為設(shè)計(jì)妥當(dāng)；二是從來沒有考慮過這個(gè)問題。一旦你開始考慮，就會(huì)發(fā)現(xiàn)有必要從大框架開始。例如個(gè)人理財(cái)學(xué)把人生分為幾個(gè)不同的階段：

20-30歲是由求知到收益的過渡；30-40歲是儲(chǔ)備時(shí)期；40-50歲應(yīng)正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整財(cái)務(wù)狀況；50-60歲則應(yīng)為退休做準(zhǔn)備；60 歲以后是幸福的晚年。然后再根據(jù)每個(gè)階段的特點(diǎn)制訂投資的具體策略。進(jìn)行時(shí)間管理也應(yīng)如此。只不過劃分階段的標(biāo)準(zhǔn)是你的人生目標(biāo)，而不用按著上面的樣子機(jī)械地劃分。盡可能詳細(xì)地描述你當(dāng)前所處的階段，寫下來，以便隨時(shí)提醒自己。這個(gè)階段的目標(biāo)是什么？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什么時(shí)候？你現(xiàn)在的感受如何？等等。明確階段目標(biāo)后，進(jìn)一步將其細(xì)化，對未來的一年進(jìn)行規(guī)劃。

進(jìn)行規(guī)劃并不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿當(dāng)當(dāng)，而是明確以下問題的答案：

下一步，我們就該為這一年寫時(shí)間規(guī)劃了。寫的時(shí)候，請注意下面幾點(diǎn)：

1. 首先安排固定項(xiàng)目

首先從工作或上課時(shí)間開始。這些時(shí)間段通常是事先就固定的。其他的活動(dòng)必須圍繞它們進(jìn)行。然后安排每天的日?；顒?dòng)，如睡覺和吃飯。把固定的項(xiàng)目安排完以后，你可以看到還剩哪些時(shí)間供你支配。注意在項(xiàng)目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。

2. 根據(jù)你的生物鐘安排時(shí)間

把重要的任務(wù)安排在你效率高、干擾少的時(shí)間段。把你的空余時(shí)間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值較高的時(shí)間段。例如，用大塊的時(shí)間學(xué)習(xí)新知識(shí)。

3．把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊

當(dāng)你面對一個(gè)巨大的任務(wù)，被它壓得喘不過氣來的時(shí)候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然后相應(yīng)地安排你的時(shí)間。這樣做有幾個(gè)好處，首先，你明確了完成整個(gè)任務(wù)的各個(gè)步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會(huì)減輕；其次，把一個(gè)任務(wù)拆分為若干塊，可以使你的進(jìn)度顯得更顯著，并能多次體會(huì)達(dá)到目標(biāo)的喜悅；再次，較小的任務(wù)段易于估計(jì)時(shí)間，從而加強(qiáng)對完成時(shí)間的控制。

4. 充分利用零碎時(shí)間

從時(shí)間表中"剪裁"大塊大塊的時(shí)間后，剩下的邊角余料可不能浪費(fèi)。可以用它復(fù)習(xí)學(xué)過的知識(shí)、做一兩節(jié)操。一個(gè)利用小塊時(shí)間的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。

5. 為每件事情設(shè)定明確的起止時(shí)間

這樣可以防止項(xiàng)目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。

6．留出充分的休息和娛樂時(shí)間

在制訂時(shí)間表時(shí)，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)劃，就應(yīng)該為生活中真實(shí)的你“度身訂做”，預(yù)留出你需要的休息和娛樂時(shí)間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執(zhí)行的時(shí)候會(huì)不斷打亂計(jì)劃，不但沒有節(jié)省時(shí)間，反而使其他事情也脫離預(yù)定軌道。

7．留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，不要把所有的時(shí)間都填滿

為突發(fā)事件預(yù)留時(shí)間。一個(gè)填得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)挠?jì)劃表是沒有“防震”性能的，稍有意外，整個(gè)計(jì)劃都會(huì)“破碎”，無法執(zhí)行。訂完計(jì)劃后，按下面的標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查，修改計(jì)劃：

1．事情是按重要程度和緊急程度依次進(jìn)行的嗎？

先處理重要的和緊急的事情，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入了時(shí)間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。

2．每天應(yīng)有用于自省和修訂計(jì)劃的固定時(shí)間。如果遺漏了這一部分，請?jiān)跁r(shí)間表中補(bǔ)上。

3．對于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時(shí)間在時(shí)限內(nèi)完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費(fèi)更多時(shí)間，為它們留下充裕的時(shí)間。

 4．把用于生活不同方面的時(shí)間分別加總，各部分之間應(yīng)保持平衡。很多時(shí)候，在時(shí)間表的各個(gè)單項(xiàng)中看不出來的問題，會(huì)在合計(jì)數(shù)字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進(jìn)行調(diào)整。

下面總結(jié)了二十個(gè)節(jié)省時(shí)間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們：

1. 對目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。

2. 從優(yōu)先級(jí)最高的事物著手。

3. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。

4. 把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。

5. 為自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧靜，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時(shí)不起作用。

6. 找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。

7. 當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對別人說“不”。

8. 學(xué)會(huì)委派別人做事。

9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。

10. 減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過多時(shí)間。縮短低價(jià)值的事件。拋開沒有價(jià)值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù)。

11. 避免完美主義。記住80/20 定律。

12. 避免作出過多許諾。對你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度。

13. 不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件。

14. 設(shè)置時(shí)間限制。例如，做某些決定時(shí)，不應(yīng)超過3 分鐘。

15. 聚精會(huì)神地做手頭的事情。

16. 處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間。

17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀住?/p>

18. 文書工作爭取只處理一次。

19. 在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作。

20. 第一次就做好。

進(jìn)行時(shí)間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動(dòng)作，需要耐心、毅力、練習(xí)和計(jì)劃。進(jìn)行良好的時(shí)間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當(dāng)雞蛋越來越多，情況越來越糟的時(shí)候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規(guī)律——這正是時(shí)間管理的內(nèi)容。工作時(shí)，要持之以恒地進(jìn)行時(shí)間管理。你要參加業(yè)務(wù)會(huì)談，要趕在截止期前完成工作。時(shí)間管理的意義不僅在于幫助你達(dá)到工作上的目標(biāo)，它能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個(gè)人生活之間保持平衡。

不要小看今天的課程，無論你多么聰明，這堂課都會(huì)帶給你巨大的收獲，因?yàn)?，這是被無數(shù)成功者驗(yàn)證過的簡單有效的方法，如果你真要去上現(xiàn)場課程，這幾天的課程費(fèi)用至少要用五位數(shù)來計(jì)算。并且，我個(gè)人認(rèn)為這些課程的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不至這些。今天我只想提醒大家：容易得到的東西或者知識(shí)，人是最不知道珍惜的！我只希望大家能夠把這些知識(shí)精髓提煉給自己應(yīng)用，雖然你沒有付出什么，但是時(shí)間也是巨大的成本。加油！堅(jiān)持到底，不斷實(shí)踐，你一定會(huì)成功。