國家行政機關公文格式

 一、范圍

     本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中個要素排列順序和標識規(guī)則。本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關可參照執(zhí)行。適用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規(guī)定執(zhí)行。

二、引用標準

      下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出版時，所表版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

GB/T148—1997  印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸。

三、定義

本標準采用下列定義

（一）字word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

（二）行line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標識以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。

四、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%，橫向折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5～9.5。

五、公文用紙幅面及版面尺寸

（一）公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，尺寸允許偏差件GB/T148.

（二）公文頁邊與版心尺寸

公文用紙開頭（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙定口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

六、文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色

七、排版規(guī)格與印刷裝訂要求

（一）排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。

（二）制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（三）印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實，均勻；字面不花、不白、五斷劃。

（四）裝訂要求

公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘角平伏牢固；后背不可散頁明定。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

八、公文中各要素標識規(guī)則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱訓眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

（一）公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

1、秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“★”隔開。

2、緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

3、發(fā)文機關標識

有發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號有發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能大于或等于22mm×15mm。

聯(lián)合行文時應使用主板機關名稱在前。“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。

4、發(fā)文字號

發(fā)文字號有發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份英標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

5、簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空1字；前發(fā)熱后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅線與之的距離為4mm。

（二）主體

1、公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

2、主送機關

標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄上。

3、公文正文

主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

4.、附件

公文如有附件，在正文下空一行2字用3號仿宋體字標識“附件”，后表全角冒號和名稱，附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)問字號并在其后標識附件（或帶序號）。

5、成文時間

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”；成文時間的標識位置見8.2.6

6、公文生效標識  

（1）單一發(fā)文印章

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)問機關的名稱，只標識成文時間。成文右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即緊以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

（2）聯(lián)合行文印章

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右空7字；主板機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

黨聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一行如余一個或兩個印章，軍居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

7、特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

8、附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

（三）版記

1、主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后表全角用冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。

2、抄送

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空一字用3號仿宋字標識“抄送”，后表全角冒號抄送機關間用，頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關表句號。如主抄送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

3、印發(fā)機關和印發(fā)時間

位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

4、版記中的反線

版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。

5、版記的位置

版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

九、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各方一條4號一線字，一線字距版心下邊緣7mm。單頁碼局右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。

十、公文中的表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫標的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在定口的一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附表A3紙型表格，且黨最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白。將A3性表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

十一、公文的特定格式

（一）信函式格式

發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小宋體字，字號有發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙行線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

（二）命令格式

命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號有發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發(fā)人名章，簽發(fā)章左空2字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。在簽發(fā)人名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關方法同抄送機關。其他從本標準相關要素說明。

（三）會議紀要格式

會議紀要標識由“××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號有發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準規(guī)定。

十二、正文部分字體和標號：

正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。

文中的結構層次序數(shù)應準確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況 下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。

在正文中，只能用仿宋（小標宋、黑、楷3 種字體備選），均用3 號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第*小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。