趙珍大學(xué)剛畢業(yè)就順利進(jìn)入了HI信息服務(wù)公司（以下簡稱HI）。趙珍學(xué)的是國際企業(yè)管理專業(yè)，因此公司將她安排在人力資源部工作。在應(yīng)聘和面談過程中，她了解到這是一家中外合資企業(yè)，主要的經(jīng)營業(yè)務(wù)是為企業(yè)和個人提供軟件和硬件。公司自1994年創(chuàng)辦以來，發(fā)展迅速，通過靈活的經(jīng)營手段、高質(zhì)量的產(chǎn)品、優(yōu)良的售后服務(wù)，在信息激烈的競爭中保持了領(lǐng)先地位。HI管理層深知，作為一個知識密集型的企業(yè)，公司的發(fā)展將主要依賴于它所擁有的人力資源，企業(yè)間的競爭實(shí)質(zhì)是對于高質(zhì)量人力資源的競爭。因此，HI非常注重通過提高員工的工作滿意度來留住他們。至今為止，它的人員流動率接近于行業(yè)的平均水平。趙珍為自己能進(jìn)入這樣一個充滿活力的公司暗自高興。
               
            但是在聽了人力資源部張經(jīng)理的一番談話后，趙珍原來樂觀的想法改變了。張經(jīng)理告訴她，盡管從表面上看，HI有驕人的經(jīng)營業(yè)績和良好的發(fā)展勢頭，但是事實(shí)上公司內(nèi)部的管理制度有很多不完善的地方，這些方面將嚴(yán)重障礙HI的進(jìn)一步發(fā)展。張經(jīng)理舉例說，作為人力資源管理基礎(chǔ)工作之一的工作分析，在HI就沒有得到很好的貫徹落實(shí)，隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，新的工作不斷增加，但是相應(yīng)的工作描述和工作說明書卻沒有制定，原有的一些工作描述和工作說明書的內(nèi)容也與實(shí)際情況不完全匹配了。張經(jīng)理交給趙珍一份舊的工作說明書（見下表所示）。造成這種狀況的原因在于，初創(chuàng)時期HI的員工較少，公司內(nèi)部的局域網(wǎng)可以使上下級之間和同事之間非常伸暢地溝通，相對平坦的組織結(jié)構(gòu)也使公司各個層次的員工很容易接近。同部門的工作經(jīng)常由員工們共同協(xié)力完成，職位在HI被定義成是員工之間關(guān)于特定技術(shù)、專業(yè)能力和興趣的競賽。有超常能力和成就的員工常被錄用，接著很快獲得晉升。正因?yàn)槿绱?，HI并不注重為每個工作制定工作描述和工作說明書，因?yàn)閺哪撤N意義上來說，這只是一紙空文。
                 一個舊的工作說明書
                  職位助理程序員
                  基本目的在項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督下進(jìn)行編碼、測試、調(diào)試程序；
                  具體任務(wù)根據(jù)總體的程序設(shè)計(jì)，編碼、測試、調(diào)試程序，開發(fā)程序的文件資料。
                  在使用系統(tǒng)時培訓(xùn)用戶，為用戶提供幫助，按要求向管理者匯報(bào)服務(wù)管理信息。
                  任職資格至少：
                  在相關(guān)領(lǐng)域里具有BA/BC學(xué)位或相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)和知識；
                  具備FORTRAN語言編程知識；
                  在經(jīng)營和財(cái)務(wù)應(yīng)用方面具有較好的工作知識。
                  希望：
                  具有在分時環(huán)境下計(jì)算機(jī)編程經(jīng)驗(yàn)；
                  在COBOL、PLI或者裝配語言方面受到培訓(xùn)或者教育。

               
            但是這種忽視工作分析的做法，隨著HI的規(guī)模日益擴(kuò)大，顯示出越來越多的對人力資源管理工作的負(fù)面影響。張經(jīng)理坦率地告訴趙珍，在HI，人力資源部被認(rèn)為是一個低效率的團(tuán)隊(duì)。比如說本來通過績效評估，發(fā)現(xiàn)員工績效不符合標(biāo)準(zhǔn)的原因，并安排各種培訓(xùn)和鍛煉機(jī)會以提高這部分員工的技能，增強(qiáng)他們的信心，這應(yīng)該是人力資源部門的職責(zé)。但是由于缺乏準(zhǔn)確的工作描述和工作說明書，人力資源部門就沒有確切的標(biāo)準(zhǔn)來衡量員工的工作績效，因而也無從發(fā)現(xiàn)員工究竟哪些地方需要改進(jìn)和提高，更別提為員工制定適宜的培訓(xùn)計(jì)劃了。因此在HI，沒有部門認(rèn)為人力資源部的員工有這方面的能力和經(jīng)驗(yàn)。另外，公司主要的獎勵系統(tǒng)也似乎和人力資源部沒有太大關(guān)系。甚至公司的年度職工表彰會也被認(rèn)為是來自外方總經(jīng)理的激賞而與人力資源部無關(guān)。而按慣例，員工的薪酬獎勵計(jì)劃應(yīng)該是由人力資源部根據(jù)工作描述和工作說明書，判斷每個工作崗位的相對價值以后，再以此為依據(jù)制定的。
            正是由于缺乏細(xì)致的工作分析，HI的人力資源部在開展工作時顯得力不從心。近期，HI又將大規(guī)模招聘新員工，張經(jīng)理決定先從工作分析這一環(huán)節(jié)抓起，徹底改變?nèi)肆Y源部以往在人們心中的形象。他將此重任交給趙珍，要求她在6個月的時間內(nèi)修正所有的職位說明書。
            討論問題：
                1.如果你是趙珍，你如何看待工作分析在人力資源管理職能中的作用？
                2.為了修改舊的工作說明書，制訂新的工作說明書，你將通過哪些具體步驟開展這一工作？
                3.你將采用哪些方法收集必要的工作分析信息？
                4.請嘗試修改助理程序員的工作說明書？
            參考答案：
               
            1．工作分析是人力資源管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，工作分析的結(jié)果可以運(yùn)用在企業(yè)內(nèi)組織決策、人力資源管理、工作和設(shè)備設(shè)計(jì)等方面，也可以用于制定教育課程計(jì)劃、職業(yè)咨詢等企業(yè)外部。對人力資源管理工作而言，只有做好工作分析，才能保證在人員招募與配置過程中的適人適位；才能保證人員培訓(xùn)、績效評價、工資報(bào)酬、職業(yè)生涯規(guī)劃等人力資源管理職能的規(guī)范化，從而最大限度的提高人力資源的使用效率，降低人力資源的使用成本。具體來說，工作分析的作用表現(xiàn)在（1）選拔和任用合格的人員；（2）
            制定有效的人事預(yù)測方案和人事計(jì)劃；（3） 設(shè)計(jì)積極的人員培訓(xùn)和開發(fā)方案；（4） 提供考核、升職和作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)；（5）
            提高工作和生產(chǎn)效率；（6） 建立先進(jìn)、合理的工作定額和報(bào)酬制度；（7） 改善工作設(shè)計(jì)和環(huán)境；（8） 加強(qiáng)職業(yè)咨詢和職業(yè)指導(dǎo)。
            在HI信息服務(wù)公司的案例中，由于工作分析未能很好的完成，因此，目前而言主要對績效評估、員工培訓(xùn)與開發(fā)、工資報(bào)酬確定這三方面產(chǎn)生不利影響，當(dāng)然必定也將影響到其他幾方面。所以大家分析時，應(yīng)著重放在績效評估、員工培訓(xùn)與開發(fā)和工資報(bào)酬確定這三個方面。
                2．工作分析是一個細(xì)致和全面的評價過程，包括一系列的活動，我們主要將工作分析的過程分為準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、分析階段和完成階段。
               
            3．工作分析收集信息的方法多種多樣，有問卷調(diào)查法、實(shí)地觀察法、面談法、實(shí)驗(yàn)法、關(guān)鍵事件記錄法和日記法等等，各有各的優(yōu)點(diǎn)和局限性。我們應(yīng)該根據(jù)工作分析的目的和內(nèi)容的不同，選擇合適的方法。既要考慮方法的可行性，又要考慮方法的經(jīng)濟(jì)性。例如，針對HI信息服務(wù)公司的工作主要是知識密集型的工作，能否采用主要是針對大量標(biāo)準(zhǔn)化的、周期短、體力勞動為主的工作較為合適的實(shí)地觀察法？并且，我們應(yīng)注意，工作分析方法并不是孤立存在的，可以結(jié)合起來使用，以取得豐富的信息，提供收集信息的信度和效度。
               
            4．首先我們應(yīng)區(qū)分工作說明書和工作描述。工作描述是確定工作的具體特征，主要涉及工作崗位的研究，對工作崗位的目的、承擔(dān)的工作職責(zé)和工作任務(wù)、與其他崗位之間的關(guān)系等。而工作說明書也可以稱為任職說明，主要是任職資格的研究，是對工作人員特征的研究，是勝任該項(xiàng)工作的任職者必須具備的條件和資格。工作描述沒有標(biāo)準(zhǔn)格式，但有些基本的部分，如工作名稱、工作身份、工作說明、工作職責(zé)。工作說明書也可以作為工作描述中的一部分，列示在工作描述的最后部分。撰寫工作說明書，應(yīng)注意文字簡潔、直接、用詞簡練；其次，要求用詞準(zhǔn)確。