總賬系統(tǒng)適用于各類企事業(yè)單位。主要提供憑證處理、賬簿處理、出納管理和期末轉(zhuǎn)賬 等基本核算功能，并提供個人、部門、客戶、供應(yīng)商、項目核算和備查簿等輔助管理功能。 在業(yè)務(wù)處理的過程中，可隨時查詢包含未記賬憑證的所有賬表，充分滿足管理者對信息及時 性的要求?？傎~系統(tǒng)是一個基本的系統(tǒng)，以處理憑證為核心，相應(yīng)進(jìn)行賬簿報表的查詢。各 業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的憑證與總賬無縫聯(lián)接，直接在總賬中進(jìn)行查詢。本文就流行面廣、應(yīng)用范圍 較大的“用友U852”、“金蝶K3標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)”財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)的若干特性，作一些比較和評 析。
　　
　　一、財務(wù)軟件建立賬套的比較
　　
　　建立賬套是使用財務(wù)軟件的第一步，建立賬套的實(shí)質(zhì)是在會計軟件環(huán)境里創(chuàng)建一系列的 數(shù)據(jù)庫文件，用以存放各種憑證賬簿資料。這個過程是由系統(tǒng)自動完成的。而需要用戶完成 的工作是，明確當(dāng)前會計主體的核算要求，輸入核算過程中應(yīng)遵循的規(guī)則，以及告訴系統(tǒng)這 個單位的一些業(yè)務(wù)背景資料。
　　1.用友U852財務(wù)軟件賬套的創(chuàng)建。在用友U852軟件創(chuàng)建賬套出現(xiàn)多個界面，要單獨(dú)指定賬套主管，較為煩雜。但只有系統(tǒng) 管理員（Admin）才有權(quán)建立賬套，控制嚴(yán)密。
　　2.金蝶K3標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)軟件賬套的創(chuàng)建。金蝶K3軟件創(chuàng)建賬套過程中，除了要求賬套名稱外，還要求賬套文件名并給出存儲路徑 ，同時提出建套向?qū)У母拍睿蔡峁競€界面，操作繁雜。
　　3.財務(wù)軟件賬套備份的比較。為了保證賬套數(shù)據(jù)的安全，也是賬套資料的到長期保存。財務(wù)軟件通常同時提供引出（ 引入）功能和備份（恢復(fù)）功能。金蝶K3所提供的這方面功能就比較全面，而用友U852卻是 用“輸出”和“引入”兩項功能代替?zhèn)浞菖c恢復(fù)。但是，金蝶K3雖然在每個模塊中都提供了 數(shù)據(jù)“引出”的功能，沒有提供數(shù)據(jù)“引入”的功能，這是金蝶K3的一個缺陷。
　　4.用友U852與金蝶K3在賬套創(chuàng)建的評價。用友U852與金蝶K3在建立賬套是，還要指定賬套主管，提供多個界面，控制嚴(yán)密，但較 為繁雜。今后的財務(wù)軟件在設(shè)計賬套程序時應(yīng)考慮提供現(xiàn)成模板，應(yīng)集簡明性、控制性與一 體。
　　
　　二、財務(wù)分工及權(quán)限比較
　　
　　為了保證會計信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供操作員設(shè)置功能，以便在會計信 息系統(tǒng)上進(jìn)行操作分工及權(quán)限控制，滿足內(nèi)部控制的要求。一方面可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員操 作系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密 。
　　1.賬套的人員操作權(quán)限比較。在財務(wù)軟件中一般有三類操作人員：系統(tǒng)管理員、賬套主管和普通操作員。這三類人員 在軟件中的各自權(quán)限和作用如下：“用友U852”中系統(tǒng)管理員(admin) 的主要工作任務(wù)是： 建立賬套；增加人員和設(shè)置人 員權(quán)限(包括財務(wù)主管的設(shè)置) ；賬套的“引入”和“輸出”；上機(jī)日志的管理等。系統(tǒng)管 理員(admin) 不能打開賬套，不能進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置和賬套業(yè)務(wù)操作。“用友U852”中賬套 主管是由系統(tǒng)管理員設(shè)定的，其主要工作是：打開賬套進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置和初始化工作；日 常業(yè)務(wù)操作；修改賬套參數(shù)和年初始化等，具有賬套內(nèi)業(yè)務(wù)操作的一切權(quán)限。
　　“金蝶K3”中系統(tǒng)管理員(Administrator) 與賬套主管統(tǒng)一為同一個人，具有對所有賬 套進(jìn)行操作的一切權(quán)限。這種設(shè)計思想的優(yōu)點(diǎn)是操作十分簡單方便，但從會計制度設(shè)計嚴(yán)密 性角度上講是有所缺陷的，系統(tǒng)管理員對賬套“天馬行空”般的超級權(quán)限缺乏制約機(jī)制，不 利于會計監(jiān)督。另外，這種軟件功能的設(shè)計也使得軟件無法租給多家公司多賬套地進(jìn)行會計 業(yè)務(wù)核算，因為任何一家公司都不會容忍本公司賬目對外部人員(系統(tǒng)管理員) 是透明的。
　　2.用戶管理。金蝶K3財務(wù)軟件中提供與用友U852財務(wù)軟件相類似的針對操作員的管理，通過用戶管理 ，金蝶K3可以有效地對財務(wù)人員進(jìn)行管理、分工，對用戶權(quán)限設(shè)置的功能，能有效保護(hù)賬套 和數(shù)據(jù)的安全性。與“用友U852”不同的是“金蝶K3”把用戶進(jìn)行分組管理，即把財務(wù)人員 按不同方式進(jìn)行分組來進(jìn)行管理。但也和“用友U852”的角色管理相類似。
　　3.評價用友U852與金蝶K3財務(wù)分工的優(yōu)缺點(diǎn)。
　　(1)用友U852的優(yōu)缺點(diǎn)。 ①優(yōu)點(diǎn)。由系統(tǒng)管理員建立賬套、指定賬套主管、增加操作員、指定操作員的賬 套歸屬，比較符合內(nèi)部控制的要求。 ②缺點(diǎn)。操作界面復(fù)雜，賦權(quán)方式不直觀，不易操作。
　　(2)金蝶K3的優(yōu)缺點(diǎn)。 ①優(yōu)點(diǎn)。功能全面，增加了用戶組的設(shè)置功能，獨(dú)創(chuàng)目錄樹結(jié)合復(fù)選框的授權(quán)方式。 ②缺點(diǎn)。沒有賬套管理員的權(quán)限概念，新增操作員的安全碼設(shè)置容易和用戶口令混 淆且意義不大，個人的權(quán)限適用范圍設(shè)置也不太必要，使用起來比較復(fù)雜。在用戶授權(quán)界面 中的右部分的撤銷口令按鈕不合理，因為操作員的口令不能由非本人隨意撤消。另外選項框 的“系統(tǒng)管理員”概念應(yīng)該是“賬套主管”。意思是以系統(tǒng)管理員的身份將當(dāng)前人員指定為 “賬套主管”。
　　總的來說， 用友U852與金蝶K3在財務(wù)分工模塊設(shè)計主要功能大體相當(dāng)，但風(fēng)格各異且 內(nèi)部控制思想差異較大。用友U852復(fù)雜，控制比較嚴(yán)謹(jǐn)；金蝶K3的設(shè)計風(fēng)格超前，較難掌握 。
　　
　　三、用友U852與金蝶K3總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理
　　
　　總賬系統(tǒng)初始化設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是 通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢和打印輸出各種日記賬、明細(xì)賬和總分 類賬，同時對個人往來和單位輔助賬進(jìn)行管理。
　　1.憑證處理的比較。會計核算處理系統(tǒng)是以證—賬—表為核心的有關(guān)企業(yè)財務(wù)信息加工系統(tǒng)。會計憑證是整 個會計核算系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源，是整個核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)，會計憑證的正確性將直接影響到 整個會計信息系統(tǒng)的真實(shí)性、可靠性，因此系統(tǒng)必須能保證會計憑證錄入數(shù)據(jù)的正確性?？?賬系統(tǒng)為您提供十分安全、可靠、準(zhǔn)確快捷的會計憑證處理功能。
　　(1)用友U852的憑證處理特點(diǎn)。功能豐富強(qiáng)大，控制嚴(yán)密。憑證界面華麗，金額欄以線條間隔，視覺上略顯雜亂，如果 金額輸入錯誤，不便于修改。在憑證編號方面，如果是網(wǎng)絡(luò)版，幾個人同時制單時，在憑證 的右上角，系統(tǒng)將提示一 個參考編號，真正的編號只有在憑證已填制并保存完畢才給出。若只有一個制單或使用單用 戶版制單時憑證右上角的憑證號即是正在填制的編號。
　　在金額方面，金額不能為零，在金額處按“=”，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動計算此筆 分錄的金額。
　　(2)金蝶K3的憑證處理特點(diǎn)。金蝶軟件憑證輸入功能豐富，控制嚴(yán)密。憑證界面和用友差不多，界面華麗、金額欄以 線條間隔，視覺雜亂，如果金額有輸入錯誤，不便于修改。額外增加“順序號”，沒有太大 現(xiàn)實(shí)意義，在使用中容易使操作員將其和憑證號混淆。特別注意，在系統(tǒng)初始設(shè)置時一定要 進(jìn)行憑證輸入個性設(shè)置，否則當(dāng)前憑證保存后，系統(tǒng)不會自動增加新憑證。

通過以上的比較可以看出：用友U852與金蝶K3財務(wù)軟件的憑證輸入功能各有千秋，界面 華麗，功能豐富；但金額欄過多的間隔線影響了實(shí)用性；金蝶K3提供的功能鍵查詢給用戶提 供了方便；但金蝶K3 軟件的“順序號”功能有畫蛇添足之嫌。
　　2.憑證審核及記賬的比較。
　　(1)用友U852與金蝶K3的憑證審核。用友U852與金蝶K3財務(wù)軟件都提供了審核方法，有 屏幕查看法和二次輸入法（用友U852 的提法是對照審核，而金蝶K3的說法是雙敲審核）。屏幕審核流程比較簡單，易于組織，但 審核人較疲勞，且不易留下審核依據(jù)。而次輸入法是最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒ǎ珜徍巳藛T工作量太大 。同時用友U852與金蝶K3也都提供了成批審核的功能，減少審核員的工作量，提高工作效率 。 但是采用這種方法不易發(fā)現(xiàn)錯誤或有異議的憑證，也有違于設(shè)置審核員的目的，違背會計制 度的規(guī)定。金蝶K3的“成批審核憑證”的功能提供兩個選項：可以將會計序時簿中所有憑證 成批審核了，也可以選擇反審核將已審核憑證成批反審核。每個審核員可以根據(jù)具體情況酌 情選擇適合自己的審核方法。
　　(2)用友U852與金蝶K3的記賬的比較。金蝶K3在憑證過賬提供了人機(jī)友善界面，可分設(shè)多套 賬目處理多個用戶的數(shù)據(jù)。在記賬 前軟件會對需登賬的會計憑證進(jìn)行校驗，并讓用戶進(jìn)行選擇：“若憑證編號不一致，是否繼 續(xù)登賬”。若不選擇該項，則對記賬憑證編號不連續(xù)的憑證拒絕登賬；若有尚未審核的憑證 ，系統(tǒng)會予以提示，并拒絕登賬。
　　金蝶K3在憑證過賬是否須經(jīng)過審核可根據(jù)自己的需要選擇。只要通過選擇，該軟件允許 在一個期間內(nèi)憑證既可審核后記賬，也可無須審核而記賬?！稌嫼怂丬浖竟δ芤?guī)范》 第17條規(guī)定“會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后 即不能再提供對機(jī)內(nèi)憑證的修改。會計核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對核算功能與輸入修改功能的 使用權(quán)限控制。”可見制度要求機(jī)內(nèi)憑證一律需經(jīng)審核。未經(jīng)審核的憑證記賬，從健全內(nèi)部 控制的角度來說，制度規(guī)定更為合理。
　　用友U852“憑證”菜單下所謂的“恢復(fù)記賬前數(shù)據(jù)”與“反記賬”實(shí)質(zhì)相同。記賬后選 擇“恢復(fù)記賬前數(shù)據(jù)”模塊下的“最近一次記賬狀態(tài)”或“月初狀態(tài)”，系統(tǒng)均會恢復(fù)到相 應(yīng)的記賬前狀態(tài)。這與《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第18條規(guī)定“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通 過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或補(bǔ)充更正法進(jìn)行更正”相悖， 并不合理。但是，如果由于斷電或人為因素導(dǎo)致記賬錯誤時，可調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功 能，將數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)并進(jìn)行調(diào)整。
　　用友U852與金蝶K3財務(wù)軟件對于記賬的處理流程和實(shí)質(zhì)基本相同，只在界面上略有不同 。在結(jié)賬的具體操作過程中都采用了幫助提示的方式進(jìn)行，只要按照相應(yīng)的提示功能做簡單 的選擇確定，就可以完成操作。同時用友U852與金蝶K3財務(wù)軟件都考慮了安全的問題，在記 賬 前都提供了備份功能。都規(guī)定只有上個月已經(jīng)結(jié)賬的情況下本月才能記賬。但是考慮到一些 特殊需要，用友U852與金蝶K3都提供了“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”的功能，以應(yīng)付結(jié)賬后又檢查出 錯誤的特殊情況，但該功能的操作只能由賬套主管執(zhí)行，以防止濫用逆記賬。
　　
　　四、用友U852與金蝶K3總賬系統(tǒng)的月末處理
　　
　　1.用友U852與金蝶K3的月末結(jié)轉(zhuǎn)。用友U852對損益類科目月末采用結(jié)賬法。設(shè)置“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”與“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”產(chǎn) 生重復(fù)。損益類科目月末結(jié)賬無需事先確定自動轉(zhuǎn)賬憑證的借貸方科目，所編制的結(jié)轉(zhuǎn)憑證 為多借多貸分錄。
　　金蝶K3對損益類科目月末結(jié)賬采用的是賬結(jié)法，所以在調(diào)用結(jié)賬模塊中的結(jié)轉(zhuǎn)損益之前 ，打開資產(chǎn)負(fù)債表，會發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)負(fù)債表兩邊不平。調(diào)用結(jié)賬模塊中的結(jié)轉(zhuǎn)損益，完成之后再 打開資產(chǎn)負(fù)債表，發(fā)現(xiàn)表仍然不平。原因在于結(jié)賬模塊中的結(jié)轉(zhuǎn)損益并未包括憑證過賬。由 于該憑證的生成必然要伴隨著憑證的過賬，否則報表會出錯，所以設(shè)置結(jié)轉(zhuǎn)損益時把憑證過 賬包括其中，以減少會計人員的工作量。上述損益類科目的月末結(jié)賬無須事先確定自動轉(zhuǎn)賬 憑證的借貸科目，這一工作在軟件設(shè)計時就已做好了，其所編制的結(jié)轉(zhuǎn)分錄為多借多貸分錄 ，但易于看懂，前一半分錄為結(jié)轉(zhuǎn)收入，后一半分錄為結(jié)轉(zhuǎn)成本費(fèi)用，故可行。
　　金蝶K3固定資產(chǎn)的計提折舊模塊能自動計提折舊生成轉(zhuǎn)賬憑證。該憑證仍需經(jīng)過審核、 過賬、結(jié)賬后才能進(jìn)入報表。這是其不完善的地方，因為在固定資產(chǎn)其他情況如原值、殘值 、用途、使用年限等一定的基礎(chǔ)上，折舊計提憑證也就定了，因此，該機(jī)內(nèi)自動生成的憑證 無須經(jīng)過審核、過賬程序，完全可以直接記賬，以防止在此期間被人有意或無意篡改。若未 計提折舊就進(jìn)行結(jié)賬、編表，軟件會進(jìn)行提示，這可防止會計人員粗心大意。但軟件并不強(qiáng) 制執(zhí)行，若操作人員不理睬提示，仍繼續(xù)操作，系統(tǒng)也會結(jié)賬編表。在這個方面，系統(tǒng)應(yīng)強(qiáng) 制執(zhí)行折舊計提，以免產(chǎn)生漏洞。此模塊另一個缺點(diǎn)是，在固定資產(chǎn)資料輸入過程中，一項 固定資產(chǎn)只對應(yīng)一種用途，其折舊費(fèi)用只能對應(yīng)一個科目。在一幢大樓既有廠房又有辦公房 時，只能將該房原值分拆，變成幾項固定資產(chǎn)輸入。在計提折舊時，系統(tǒng)會提示讓用戶選擇 所生成的憑證為轉(zhuǎn)字或付字，由于計提折舊憑證一定為轉(zhuǎn)賬憑證，故此項實(shí)屬多余。
　　2.用友U852與金蝶K3的反結(jié)賬。金蝶K3結(jié)賬后進(jìn)行反結(jié)賬，月末自動結(jié)轉(zhuǎn)損益的轉(zhuǎn)賬憑證并 未進(jìn)行同步可逆操作，即此 時的報表與反結(jié)賬前的報表一樣。在進(jìn)行反記賬時，自動結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證同步進(jìn)行了可逆操 作，這時打開報表可發(fā)現(xiàn)表中數(shù)據(jù)均為零。為了避免再度結(jié)賬時重復(fù)結(jié)轉(zhuǎn)損益，可在憑證查 詢模塊中將自動轉(zhuǎn)賬模塊予以刪除。將反結(jié)賬、反記賬模塊明確置于工具欄之中并不合理。
　　用友U852對已結(jié)賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”鍵可以進(jìn)行反結(jié)賬操作，盡管操作的 權(quán)限在主管的手里，但是結(jié)賬模塊的設(shè)置還是與電算化制度相悖。
　　總之，用友U852與金蝶K3財務(wù)軟件對于結(jié)賬的處理流程和實(shí)質(zhì)基本相同，只在界面上略 有不同。
　　
　　五、結(jié)束語
　　
　　經(jīng)過以上對“用友U852”、“金蝶K3”財務(wù)軟件的總賬系統(tǒng)部分特性的比較和討論，我 們可以看到：“用友U852”軟件是一個模塊比較完備，功能比較齊全的大型財務(wù)軟件，有比 較嚴(yán)密的會計稽核和控制手段，這是很突出的。在某些操作易用性上，如果進(jìn)一步求精，制 作得更完美些就更好了。“金蝶K3”軟件模塊和功能也比較全，易用性好，界面簡潔明快是 一個突出優(yōu)點(diǎn)。軟件在實(shí)踐中不斷提高，功能在使用中逐漸完善。可以相信，隨著我國經(jīng)濟(jì) 的迅速發(fā)展，將要求和推動會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展。財務(wù)軟件不但在使用性能上，而且 在模塊結(jié)構(gòu)上、軟件的功能定位上將會有更大的發(fā)展和嶄新的未來。