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使用“郵件合并”功能打印信封也許很多人已經(jīng)用過了，但使用“郵件合并”功能打印證件卡、準(zhǔn)考證一類的也許有人沒試過，當(dāng)然也許有人認(rèn)為很簡(jiǎn)單（剛開始我就是這么認(rèn)為的），其結(jié)果是偶和一個(gè)同學(xué)折騰了半天，最終搞定。記錄于此，希望對(duì)那些有類似需求的朋友用所用處。
這里以批量打印準(zhǔn)考證為例，在某一Excel表格中記錄有參考人員名單及相關(guān)信息，大致情況如下圖。
 首先在Word中將準(zhǔn)考證的模板做好，接下來兩步算是比較關(guān)鍵的了，這里著重說明一下。
第一步：插入郵件域。在Word中，切換到“郵件”標(biāo)簽，執(zhí)行“選擇收件人→使用現(xiàn)有列表”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇存有相關(guān)數(shù)據(jù)的Excel文檔。
 在彈出的“選擇表格”對(duì)話框中選擇工作表（數(shù)據(jù)在哪個(gè)表就選擇哪個(gè)），如果表頭使用了標(biāo)題行，則勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”）。建議在Excel表中使用標(biāo)題行，這樣操作起來更容易辨別每一列的內(nèi)容。
 接下來凈鼠標(biāo)指針定位到模板中相應(yīng)的位置，依次執(zhí)行“插入合并域→……”等命令，使得在各個(gè)位置都插入了域標(biāo)記。
  至此，郵件合并的第一大步基本上就算完成了，接下來的第二步是準(zhǔn)考證一類的需要在一張A4紙上打印多張證件的非常關(guān)鍵的步驟，這一步?jīng)]處理好，是沒辦法在一張A4紙上按適當(dāng)?shù)谋壤蛴〕龆喾葑C件的。
第二步：生成證件文檔。雙擊模板的邊框使“繪圖工具”工具標(biāo)簽自動(dòng)浮于上方，然后選擇“位置→文字環(huán)繞”。
 接下來在“郵件”標(biāo)簽中執(zhí)行“完成并合并→編輯單個(gè)文檔”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“全部”并“確定”。
 這時(shí)Word會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)名為“信函1”的文檔，并且每頁(yè)一張準(zhǔn)考證，仔細(xì)查看準(zhǔn)考證的內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，是根據(jù)Excel中的數(shù)據(jù)生成的準(zhǔn)考證，說明“郵件合并”這一步?jīng)]有什么問題。
在“開始”標(biāo)簽中執(zhí)行“編輯→替換”命令。
 在打開的“查找和替換”對(duì)話框中，切換到“更多”模式，然后在“查找內(nèi)容”中輸入“特殊格式”的“分節(jié)符”，“替換為”中留空。
 最終的效果是在“查找內(nèi)容”文本框中出現(xiàn)“^b”標(biāo)記。
 單擊“全部替換”按鈕，這時(shí)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔出現(xiàn)變化了，一個(gè)頁(yè)面中出現(xiàn)了多個(gè)準(zhǔn)考證了，這時(shí)通過更改頁(yè)邊距進(jìn)行調(diào)整，就可以輕松實(shí)現(xiàn)在一張A4紙上打印出8張準(zhǔn)考證了。
 至于在一張A4紙上到底打印多少?gòu)堊C件，一般還會(huì)和證件本身的大小有關(guān)，掌握了方法，具體的打多少?gòu)堊约郝{(diào)吧。
注：
最后稍微小結(jié)一下需要注意的地方。
1.不要使用“郵件合并向?qū)?#8221;，直接使用“選擇收件人→使用現(xiàn)有列表”。
2.證件的模板格式要設(shè)置為“嵌入”型，即Word 2010中的“文字環(huán)繞”。
3.在“郵件合并”完成后生成的“信函1”文檔中，使用“替換”命令“刪除”“分節(jié)符”。
4.調(diào)整頁(yè)邊距。
再注：本文操作環(huán)境為Office 2010，其他版本請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行。基本上注意“注”中的四點(diǎn)，在任何版本的Office中應(yīng)該都不會(huì)有問題。
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