工作分析與職務(wù)說明書報(bào)告
一、工作分析與職務(wù)說明書的含義
工作分析是：對某特定的工作,崗位做出明確規(guī)定,并確定完成這一工作所需要的知識(shí)技能等資格條件的過程.
職務(wù)說明書是工作分析的書面表達(dá)形式,其核心是工作分析.工作分析是人力資源管理體系的基礎(chǔ)系統(tǒng).在此基礎(chǔ)上人事管理劃分為招聘,培訓(xùn),考核和薪酬四大環(huán)節(jié),而這四個(gè)環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關(guān),因此對職務(wù)說明書進(jìn)行科學(xué)化,標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理是十分重要的.
二、工作分析與職務(wù)說明書的意義
工作分析是人力資源管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ),是科學(xué)管理在人事工作上的應(yīng)用,是制定人事制度的基本依據(jù)之一,也是人事管理法制化的基本前提.同時(shí),通過工作分析與職位分類,便于發(fā)現(xiàn)組織中存在的問題,并明確改進(jìn)方向,有利于各級(jí)組織管理的科學(xué)化,系統(tǒng)化.
(一)工作分析與職務(wù)說明書是人力資源管理各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)
1,使招聘工作有據(jù)可依,規(guī)范運(yùn)作.如果某部門一些崗位缺人,該部門就可以依該崗位職務(wù)說明書向人力資源部去提出招聘需求,人力資源部據(jù)此制定招聘計(jì)劃,人力資源部招聘人員并非僅憑自己的好惡來開展招聘活動(dòng),而是依據(jù)該崗位職務(wù)說明書中的"任職資格"一欄以及"特殊技能"要求發(fā)布招聘信息,并對求職者進(jìn)行一系列的篩選,以招到最合適的人選.這樣可以避免由于主觀因素而造成的不規(guī)范,導(dǎo)致招聘來的人員不能勝任該崗,同時(shí)也從一定程度上杜絕招聘中的舞弊行為,做到"因崗設(shè)人,因職擇人",從而大大提高工作效率.
2,使工作分配更具科學(xué)性,系統(tǒng)性.崗位職務(wù)說明書應(yīng)該是上級(jí)安排工作的主要依據(jù).管理層應(yīng)對部門內(nèi)員工所從事的崗位有充分的認(rèn)識(shí),崗位職責(zé)的劃分應(yīng)具有一定的科學(xué)性和相關(guān)性,什么崗位負(fù)責(zé)什么作并不是完全憑管理層主觀的想法,而是依據(jù)該崗位的職務(wù)說明書進(jìn)行合情合理的工作任務(wù)分配.
3,工作分析是崗位評(píng)價(jià)的前提和工具.崗位評(píng)價(jià)是在工作分析的基礎(chǔ)上,按照一定的客觀衡量標(biāo)準(zhǔn),對崗位的工作任務(wù),繁簡難易程度,責(zé)任大小,所需資格條件等方面進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)比與估計(jì).工作分析和職務(wù)說明書由于對各崗位工作進(jìn)行了理順和規(guī)范,為崗位評(píng)價(jià)打下了良好的基礎(chǔ).
崗位評(píng)價(jià)的作用與特點(diǎn):
對工作進(jìn)行科學(xué)定量測評(píng),以量值表現(xiàn)崗位特征;
使性質(zhì)相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評(píng)判和估價(jià)標(biāo)準(zhǔn),便于比較崗位間價(jià)值的高低;為公司崗位歸級(jí)列等奠定基礎(chǔ).
4,提供了績效考核的考核內(nèi)容.崗位職務(wù)說明書是確定員工考核范圍的主要依據(jù).在一個(gè)崗位,首先要完成本職工作,完成效果如何,要從考核來體現(xiàn),考核內(nèi)容的確定來自于職務(wù)說明書的工作職責(zé),工作內(nèi)容,工作目標(biāo)和要求,考核范圍也應(yīng)僅限于職務(wù)說明書中所列的工作內(nèi)容和職責(zé),對在崗員工完成職責(zé)過程中的德,能,勤,績幾個(gè)方面進(jìn)行較全面的考核.對于不屬于該崗位職責(zé)的工作,由于其他原因該員工做了這件事,也不應(yīng)列入對其業(yè)績的考核范圍.否則會(huì)造成"種了他人的田,荒了自己的地",這并不是公司所追求的目標(biāo).愛崗敬業(yè),"在一崗,專一事"應(yīng)當(dāng)是最起碼的要求.
5,為完善建立薪資,福利制度打下良好的基礎(chǔ).崗位職務(wù)說明書應(yīng)是評(píng)定員工薪資標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之一.公司應(yīng)根據(jù)不同的崗位,所包含的工作難易程度進(jìn)行評(píng)價(jià).對于薪酬制度來說,要公正的評(píng)價(jià)員工的能力,必然要考慮其所在崗位,所從事工作的難易程度,相同學(xué)歷或能力的員工由于所在崗位的不同,工作難易不同,表現(xiàn)也不盡相同,在簡單崗位上更易較好完成本職工作,表現(xiàn)出色,因此,全面衡量員工的能力,以薪酬制度來度量員工的工作及勞動(dòng)價(jià)值是一個(gè)系統(tǒng)工程.一般來講薪酬結(jié)構(gòu)包括幾部分:基本工資,工齡工資,職務(wù)工資,各種津貼,其他補(bǔ)助等,首先要對崗位確定一個(gè)基本的職務(wù)或崗位工資,在此崗位員工的崗位工資應(yīng)是相同的,只是不同員工的基礎(chǔ)工資,工齡工資,津貼等等其他的部分因各人具體情況而不同.崗位工資標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)職務(wù)說明書中所反映的工作內(nèi)容,通過職位評(píng)定專家小組進(jìn)行科學(xué)評(píng)定來較為公平合理地確定.
(二)職務(wù)說明書對員工個(gè)人工作及未來發(fā)展起著積極的指導(dǎo)作用
1,指導(dǎo)員工工作方向,有助于對照提高.職務(wù)說明書規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)容:什么是我該做的,什么是我負(fù)責(zé)的,什么是我應(yīng)當(dāng)協(xié)助的 我應(yīng)具有什么樣的特殊能力 我要在哪些知識(shí)技能方面提高 我還應(yīng)具備什么樣的知識(shí)等等,同時(shí)還可以通過制定工作規(guī)范,促使員工的行為符合規(guī)范,高效的原則,自覺地向公司所要求的方向努力.
2,為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考.職務(wù)說明書還具有指引員工未來職業(yè)發(fā)展方向的作用.比如員工可以認(rèn)識(shí)到目前所在崗位的上一級(jí)崗位是什么,其發(fā)展方向是什么,需要什么任職資格,自身目前具有哪些知識(shí)能力優(yōu)勢,還欠缺什么,如何通過努力提高知識(shí)技能,獲得提升等等.
三,工作分析的目的和方法
(一)進(jìn)行工作分析的目的
促使工作的名稱與含義在整個(gè)組織中表示特定而一致的意義,實(shí)現(xiàn)工作用語的標(biāo)準(zhǔn)化;
確定工作要求,以建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容;
確定員工錄用與上崗的最低條件;
為確定組織的人力資源需求,制定人力資源計(jì)劃提供依據(jù);
確定工作之間的相互關(guān)系,以利于合理的晉升,調(diào)動(dòng)與指派;
獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實(shí)際情況,利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致員工不滿,工作效率下降的原因;
為制定考核程序及方法提供依據(jù),以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進(jìn)行自我控制;
辨明影響安全的主要因素,以及時(shí)采取有效措施,將危險(xiǎn)降至最低;
為改進(jìn)工作方法積累必要的資料,為組織的變革提供依據(jù).
(二)工作分析采用的方法
觀察法;
面談法;
寫實(shí)法(職務(wù)調(diào)查表法,工作日志法,核對法);
工作實(shí)踐法;
典型事例法.
(三)工作分析中常用到的一些術(shù)語
任務(wù):為達(dá)到某一明確目的所從事的一系列活動(dòng).
職責(zé):組織要求的在特定崗位上需要完成的任務(wù).
職權(quán):依法賦予的完成特定任務(wù)所需要的權(quán)力.
職位:即崗位.是組織要求個(gè)體完成的一項(xiàng)或多項(xiàng)責(zé)任以及為此賦予個(gè)體權(quán)力的總和.
工作要素:工作中不能再繼續(xù)分解的最小動(dòng)作單位.
職務(wù):即工作.是按規(guī)定擔(dān)任的工作或?yàn)閷?shí)現(xiàn)某一目的而從事的明確的工作行為,由一組主要職責(zé)相似的職位所組成.
工作族(職系):由兩個(gè)或兩個(gè)以上有相似特點(diǎn)的工作組成.
職組:工作性質(zhì)相近的若干職系綜合而成為職組.
職業(yè):由不同時(shí)間內(nèi)不同組織中的相似工作組成.
職級(jí):工作內(nèi)容,難易程度,責(zé)任大小,所需資格皆很相似的職位.
職等:工作性質(zhì)不同或主要職務(wù)不同,但其困難程度,職責(zé)大小,工作所需資格等條件充分相同的職級(jí)為同一職等.
四,職務(wù)說明書的內(nèi)涵
職務(wù)說明書主要包括四個(gè)主要部分.
(一)基本資料
職務(wù)名稱;
直接上級(jí)職位;
所屬部門;
工資等級(jí);
工資水平;
所轄人員;
定員人數(shù);
工作性質(zhì).
(二)工作描述
工作概要;
工作活動(dòng)內(nèi)容:活動(dòng)內(nèi)容,時(shí)間百分比,權(quán)限等;
工作職責(zé);
工作結(jié)果;
工作關(guān)系:受誰監(jiān)督;監(jiān)督誰;可晉升,可轉(zhuǎn)換的職位及可升遷至此的職位,與哪些職位有聯(lián)系;
工作人員運(yùn)用設(shè)備和信息說明.
(三)任職資格說明
最低學(xué)歷;
所需培訓(xùn)的時(shí)間和科目;
從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn);
一般能力;
興趣愛好;
個(gè)性特征;
性別,年齡特征;
體能要求:工作姿勢,對視覺,聽覺,嗅覺有何特殊要求,精神緊張程度,體力消耗大小.
(四)工作環(huán)境
工作場所;
工作環(huán)境的危險(xiǎn)性;
職業(yè)病;
工作時(shí)間特征;
工作的均衡性;
工作環(huán)境的舒服程度.
(五)職務(wù)說明書填寫時(shí)的注意事項(xiàng)
對事不對人;
盡可能具體,可操作;
表述準(zhǔn)確;
剔除廢話;
任職資格與崗位責(zé)任對應(yīng).

五,北大縱橫項(xiàng)目組的工作步驟
步驟一,準(zhǔn)備與培訓(xùn)
由于****電子的具體情況,北大縱橫項(xiàng)目組認(rèn)為首先應(yīng)該對有關(guān)人員進(jìn)行工作分析與職務(wù)說明書的理論培訓(xùn)與具體指導(dǎo),明確該項(xiàng)工作的目的和意義所在,才能引起各級(jí)人員的重視,達(dá)到較好的效果.
 (三)主要問題:
1,形式和格式上的細(xì)節(jié)性問題
(1)漏項(xiàng)未填,信息不完整;
(2)內(nèi)容空泛,不具體,應(yīng)當(dāng)注明具體內(nèi)容;
(3)工作職責(zé)與內(nèi)容混在一起,沒有歸類,而且未按格式要求填時(shí)間比例;
(4)崗位名稱不統(tǒng)一,包括相互有所關(guān)聯(lián)的崗位在互相提及時(shí)名稱不同,容易分辨不清;
(5)任職資格要求填寫不合理,未經(jīng)討論和認(rèn)定,有些人只是填寫了自身目前的條件,而不是從工作的角度出發(fā)要求的任職資格.
2.具體職責(zé)與崗位的問題
(1)某些部門正,副部長的職責(zé)完全相同,管轄人數(shù)也相同;
(2)領(lǐng)導(dǎo),上下級(jí)關(guān)系不清;
(3)崗位工作量大小與人員設(shè)置是否合理有待討論;
(4)填寫空缺現(xiàn)象.有些說明書填寫的崗位直接上級(jí),及有些管理崗位說明書填寫所轄人員均為空缺,上下級(jí)匯報(bào)關(guān)系模糊;
(5)部分現(xiàn)有崗位無說明書.
對問題產(chǎn)生原因分析,除上述提到的部門職責(zé)劃分不清,崗位職責(zé)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等之外,還由于公司及領(lǐng)導(dǎo)對員工培訓(xùn)教育不夠,人員學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)不足,另外公司也存在著人員緊張,事務(wù)多,領(lǐng)導(dǎo)亂指揮,抓人干活的現(xiàn)象,導(dǎo)致有些崗位人員對職責(zé)要求及本人實(shí)際做的事分不清,對上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系不明確,工作匯報(bào)主體不明,因此對本職工作職責(zé)認(rèn)識(shí)不清,對上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系有所誤解,存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí).
步驟四,協(xié)助填寫
對以上發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行總結(jié),在與公司項(xiàng)目協(xié)調(diào)小組,高層領(lǐng)導(dǎo)見面時(shí)作了介紹和匯報(bào),公司領(lǐng)導(dǎo)對此非常重視,確定了下一步推進(jìn)計(jì)劃:
1.公司召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議,要求各部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)理順崗位職責(zé)及崗位結(jié)構(gòu),完成職務(wù)說明書,同時(shí)我們向大家指出了發(fā)現(xiàn)的一些主要問題,并提出指導(dǎo)意見和具體規(guī)范,加強(qiáng)協(xié)助配合與指導(dǎo);
2.撰寫《工作分析與職務(wù)說明書填寫指導(dǎo)意見》發(fā)放各部門,針對第一次填寫中出現(xiàn)較多的問題,對職務(wù)說明書上每一項(xiàng)內(nèi)容的填寫進(jìn)行了說明,防止類似錯(cuò)誤再次發(fā)生;
3.雙方項(xiàng)目小組共同抽調(diào)人員組成四個(gè)小組,分別對研發(fā),市場,客服,供應(yīng),生產(chǎn)等部門進(jìn)行指導(dǎo),協(xié)助理順部門崗位結(jié)構(gòu)與職責(zé)劃分,規(guī)范職務(wù)說明書的填寫.
步驟五,職務(wù)說明書的再次回收
根據(jù)公司要求,我們對其中41個(gè)重點(diǎn),典型崗位的職務(wù)說明書(具體名稱及各崗位職務(wù)說明書見附錄3)著重進(jìn)行了修改與規(guī)范,從而在雙方的共同努力下將工作分析與職務(wù)說明書的工作做好,以達(dá)到較好效果,利于下一步工作的開展.
六,工作分析與職務(wù)說明書工作中存在的問題及建議
從以上我們對工作分析及職務(wù)說明書的理論及重要作用分析中可以了解到該項(xiàng)基礎(chǔ)工作的意義,但在此之前公司科學(xué)管理基礎(chǔ)較為薄弱,這一工作開展不夠,對職務(wù)說明書的重視程度也有所不足,此外也存在著一些管理上的缺點(diǎn):
1,公司還沒有系統(tǒng)組織全公司范圍的職務(wù)說明書填寫.
2,不少管理人員缺乏對職務(wù)說明書的了解及重要性的認(rèn)識(shí).
3,公司缺乏系統(tǒng)地職責(zé)規(guī)劃,沒有形成一整套完整的公司工作分析系統(tǒng).
我們看到公司也做了一定的工作,有些部門有崗位規(guī)劃及職責(zé)劃分,在ISO9000質(zhì)量文件及其他有關(guān)文件中也可以見到有關(guān)部門的崗位職責(zé)及說明書,但較零散,不系統(tǒng).現(xiàn)有崗位職責(zé)說明沒有統(tǒng)一規(guī)范,對其它相關(guān)具體工作的開展及員工個(gè)人完成本崗位任務(wù)不能起到很好的指導(dǎo)作用.
4,部門職責(zé)不清現(xiàn)象的存在.據(jù)工作前一階段了解情況,不少員工不同程度地反映公司存在著職責(zé)不清情況.部門職責(zé)不清直接影響到崗位之間職責(zé)劃分不科學(xué).
針對以上問題,我們認(rèn)為,填寫職位說明書,本身就是對各個(gè)崗位職責(zé)進(jìn)行梳理與明確的過程.職位說明書是一種工作分析的手段,對工作內(nèi)容進(jìn)行確定和描述,而且我們要求在填寫過程中在部門領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下由本崗位員工自己填寫,目的在于使員工和領(lǐng)導(dǎo)就工作職責(zé),有關(guān)程序與具體要求互動(dòng)交流,進(jìn)一步明確崗位職責(zé)及工作要求,希望通過填寫職位說明書的過程,能夠從一定程度上促進(jìn)以上問題的解決,對公司職責(zé)分工進(jìn)一步系統(tǒng)化和規(guī)范化,達(dá)到較好地效果.在此基礎(chǔ)上,公司下一步要將該項(xiàng)工作作為一個(gè)長期的工程來看待,還要做大量的日常工作.
七,建議
為根本上提高公司的整體管理水平并發(fā)揮職務(wù)說明書的作用,****需從以下一些方面著手:
1,加強(qiáng)對公司管理人員的管理知識(shí)與技能培訓(xùn),提高管理水平,以保證工作井然有序,運(yùn)轉(zhuǎn)高效,避免層次混亂,指揮不力現(xiàn)象的發(fā)生;
2,強(qiáng)調(diào)人力資源管理對公司發(fā)展的重要意義,爭取各級(jí)管理人員對人力資源基礎(chǔ)工作的重視;
3,理順公司組織結(jié)構(gòu)及部門職責(zé)劃分;
4,完善公司各項(xiàng)人力資源規(guī)章制度,科學(xué)管理,使包括工作分析及職務(wù)說明書在內(nèi)的各項(xiàng)人力資源管理工作有據(jù)可依,有制度可循;
5,公司人力資源管理部門在本次工作分析與職務(wù)說明書填寫工作及典型崗位職務(wù)說明書的基礎(chǔ)上,建立公司職務(wù)說明書系統(tǒng),制定崗位工作規(guī)范,制訂成冊,發(fā)給各部門,以指導(dǎo)在崗人員工作,同時(shí)作為開展考核,職業(yè)生涯規(guī)劃等各項(xiàng)工作的依據(jù).
附錄1:****電子股份有限公司職位說明書(空白)
附錄2:****電子股份有限公司職位說明書填寫指導(dǎo)
附錄3:****電子股份有限公司典型崗位崗位名稱表
附錄4:****電子股份有限公司典型崗位職位說明書
附錄1:
****電子股份有限公司職務(wù)說明書
附錄2:
****電子股份有限公司
工作分析與職務(wù)說明書填寫指導(dǎo)
一,工作說明書填寫程序
二,填寫規(guī)范
(一)字體統(tǒng)一,用宋體五號(hào)字,不要加粗,如果從其它地方粘貼來的,注意格式改正.
(二)標(biāo)號(hào)要用1,2,3,的序號(hào)及(1)(2)(3),不要用項(xiàng)目符號(hào)及A,B,C.
三,填寫注意事項(xiàng):
(一)該職務(wù)說明書應(yīng)當(dāng)在有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下,由崗位人員填寫,并由部門領(lǐng)導(dǎo)審核;
(二)請完整填寫表格每項(xiàng)內(nèi)容,除以下特別說明可以不填外,不要漏填;
(三)"職務(wù)名稱"要統(tǒng)一,不要省略;
(四)"別名"一欄,如該崗位無別名,則標(biāo)明"無";
(五)"部門編號(hào)"由公司人力資源部統(tǒng)一編號(hào)填寫;
(六)"所轄人員"請同時(shí)填寫數(shù)量及名稱;
(七)"工資等級(jí)與工資水平"的填寫依據(jù)現(xiàn)在的工資狀況;
(八)"分析人"應(yīng)當(dāng)是本崗位人員;
(九)"批準(zhǔn)人"應(yīng)當(dāng)是本部門領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)負(fù)審核該職務(wù)說明書的責(zé)任;
(十)"工作職責(zé)與具體內(nèi)容"一欄
1,按照范本填寫,把職責(zé)歸類,下分具體內(nèi)容;
2,職責(zé)與內(nèi)容要相符;
3,就每項(xiàng)職責(zé)估計(jì)出大概時(shí)間比例填寫;
4,請?zhí)顚懢唧w,詳細(xì),不要出現(xiàn)"完成本職工作"等含糊不清的詞語;
(十一)"任職資格"一欄,是工作崗位對人員知識(shí),技能,素質(zhì)的要求及對工具,環(huán)境的要求,請客觀填寫,避免出現(xiàn)任職資格學(xué)歷及工作經(jīng)歷要求不符合實(shí)際或僅依據(jù)本人現(xiàn)有情況確定的情況;
(十二)"有密切關(guān)系的其他崗位和人員"一欄,要填寫部門名稱及有關(guān)崗位名稱;
(十三)"所需記錄文檔及傳送部門,人員",請?jiān)敿?xì)填寫文檔名稱及相應(yīng)部門;
(十四)"工作結(jié)果及建議考核標(biāo)準(zhǔn)"是兩項(xiàng)內(nèi)容,要分開填寫;工作應(yīng)當(dāng)達(dá)到何種效果,按職責(zé)分類填寫,"建議考核標(biāo)準(zhǔn)"則應(yīng)當(dāng)填寫比較具體化的指標(biāo).以定量為主,定量與定性相結(jié)合.