Word基礎(chǔ)知識(shí)

Word 2003是美國(guó)微軟(Microsoft)公司推出的辦公自動(dòng)化軟件Office 2003中的核心組件之一，是Windows平臺(tái)上功能強(qiáng)大的文字處理軟件。Word 2003集文字錄入、編輯、排版、存儲(chǔ)、打印于一體，適合制作如書籍、信函、傳真等各種文檔，它還具有較強(qiáng)的圖形和表格處理能力，制作出來(lái)的文檔圖文并茂，因而應(yīng)用十分普遍。

一、WORD界面簡(jiǎn)介

WORD界面可以分為標(biāo)題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、標(biāo)尺、編輯區(qū)、滾動(dòng)條、狀態(tài)欄。

二、WORD文檔編輯

（一）文本的選擇

1、選擇任意文本

將光標(biāo)定位在待選擇文本的開(kāi)始處，拖動(dòng)鼠標(biāo)指針至結(jié)束點(diǎn)，再釋放左鍵，就可以選定文本，用這種方法可以選擇任意大小的文本。

2、選擇列

將光標(biāo)定位于待選擇文本的開(kāi)始處，然后按住 Alt 鍵不放，拖動(dòng)鼠標(biāo)指針到待選擇的文本的末尾處，釋放左鍵，這樣就可以選擇一個(gè)矩形文本塊。

3、利用選擇條快速選取

選擇條是位于正文左邊的一個(gè)空白區(qū)域。將鼠標(biāo)指針移至編輯區(qū)的最左邊，當(dāng)指針變成右斜的箭頭ö時(shí)，表明鼠標(biāo)指針已位于選擇條上，此時(shí)單擊，可選定光標(biāo)所在的行；雙擊可選定光標(biāo)所在的段；在選擇條上拖動(dòng)，可選定多行或多段文本；三擊可選定整個(gè)文檔。

4、選擇整個(gè)文檔

可以使用快捷鍵CTRL+A

（二）文字的設(shè)置

文字的設(shè)置包括設(shè)置文字的字體、字號(hào)、顏色、字形、下劃線、字符間距、文字效果等。

修改方法：

1、選中文字后使用菜單命令：格式→字體命令進(jìn)行設(shè)置。

2、也可以選中文字后在選擇的文字區(qū)域中單擊鼠標(biāo)右鍵在彈出的快捷菜單中選擇“字體”

不管使用哪種方法，都可彈出“字體對(duì)話框”。字體對(duì)話框分為“字體”、“字符間距”、“文字效果”三個(gè)標(biāo)簽。在“字體”標(biāo)簽中可以設(shè)置文字的字體、字號(hào)、字形、字體顏色等。在“字符間距”標(biāo)簽中可以設(shè)置文字的縮放、間距、位置等內(nèi)容。在“文字效果”標(biāo)簽中可以設(shè)置文字的動(dòng)態(tài)效果。

（三）段落的設(shè)置

1．對(duì)齊方式

對(duì)齊方式是指段落在水平方向以何種方式對(duì)齊。Word 2003中有四種對(duì)齊方式：兩端對(duì)齊、居中、右對(duì)齊和分散對(duì)齊。在格式工具欄中分別用四個(gè)按鈕表示，從每個(gè)按鈕的圖標(biāo)就可以看出對(duì)齊的方式。

（1）兩端對(duì)齊

兩端對(duì)齊是Word 2003默認(rèn)的對(duì)齊方式。一般情況下，輸入文本時(shí)都以這種方式對(duì)齊，所以，格式工具欄上的“兩端對(duì)齊”按鈕被置亮。當(dāng)輸入的文本超過(guò)一行時(shí)，兩端對(duì)齊的效果就會(huì)顯示出來(lái)。

（2）居中對(duì)齊

有時(shí)，輸入的標(biāo)題或表格需要居中安放。此時(shí)，可以使用“居中”按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)。在輸入標(biāo)題之前，先選擇“居中對(duì)齊”，可以直接實(shí)現(xiàn)標(biāo)題的居中；如果在后期排版時(shí)要實(shí)現(xiàn)標(biāo)題的居中安放，可以先將插入點(diǎn)置于標(biāo)題所在行，然后單擊“居中”按鈕。

（3）右對(duì)齊

“右對(duì)齊”方式可以使整個(gè)段落在屏幕上靠右對(duì)齊，一般在表格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)使用這種對(duì)齊方式。單擊格式工具欄“右對(duì)齊”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)右對(duì)齊。

（4）分散對(duì)齊

分散對(duì)齊可以使整個(gè)段落中的每一行字符拉開(kāi)，均勻分布，占滿一行。只對(duì)英文有效，對(duì)中文，效果相當(dāng)于兩端對(duì)齊。

2．縮進(jìn)技術(shù)

縮進(jìn)指的是在水平方向上的段落排版格式，包括首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)和右縮進(jìn)4種。首行縮進(jìn)是指段落中第一行的縮進(jìn)；懸掛縮進(jìn)是指段落中除第一行外的文本的縮進(jìn)；左縮進(jìn)是指整個(gè)段落的左邊向右縮進(jìn)一定的距離；右縮進(jìn)是指整個(gè)段落的右邊向左縮進(jìn)一定的距離。這些縮進(jìn)可以通過(guò)Tab鍵、格式工具欄按鈕和標(biāo)尺三種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。

使用Tab鍵只能進(jìn)行首行縮進(jìn)和左縮進(jìn)，但進(jìn)行左縮進(jìn)時(shí)速度較慢，且每按一次只能縮進(jìn)固定的距離（0.75cm，即兩個(gè)五號(hào)字），因此，一般都用Tab鍵來(lái)進(jìn)行首行縮進(jìn)。在輸入新文本之前按一下Tab鍵，即可實(shí)現(xiàn)開(kāi)頭空兩格的格式；否則，應(yīng)先把插入點(diǎn)移到要縮進(jìn)的段落的第一個(gè)字符前，再按一下Tab鍵，才能實(shí)現(xiàn)首行縮進(jìn)。

利用格式工具欄右邊的“增加縮進(jìn)量”按鈕 和“減少縮進(jìn)量” 按鈕 ，同樣能起到縮進(jìn)作用，但只能進(jìn)行左縮進(jìn)。選定段落后，單擊“增加縮進(jìn)量”按鈕，可以使選定的段落整個(gè)向右縮進(jìn)一定距離，再單擊數(shù)次，可以每次再縮進(jìn)相等的距離。使用“減少縮進(jìn)量”按鈕，情況則相反。

在普通視圖和頁(yè)面視圖中，可以看到水平標(biāo)尺，在標(biāo)尺中有四個(gè)小圖標(biāo)，可用來(lái)設(shè)定段落格式，它們的位置和功能如圖3-19所示。

利用鼠標(biāo)和標(biāo)尺可以快速實(shí)現(xiàn)段落縮進(jìn)。

（1）首行縮進(jìn)

將插入點(diǎn)置于要進(jìn)行首行縮進(jìn)的段落中，拖動(dòng)“首行縮進(jìn)”標(biāo)記，這時(shí)該標(biāo)記下面會(huì)出現(xiàn)一條點(diǎn)劃線，表明縮進(jìn)的目標(biāo)位置，當(dāng)拖動(dòng)到合適位置時(shí)釋放鼠標(biāo)即可實(shí)現(xiàn)首行縮進(jìn)。如果有多個(gè)段落要進(jìn)行首行縮進(jìn)，只要先選定這些段落，其余方法同上。

（2）懸掛縮進(jìn)

懸掛縮進(jìn)與首行縮進(jìn)類似。進(jìn)行懸掛縮進(jìn)時(shí)，可先選定段落，然后拖動(dòng)“懸掛縮進(jìn)”標(biāo)記，到適當(dāng)位置，釋放左鍵即可。

（3）左縮進(jìn)

選定段落，將鼠標(biāo)指針指向“左縮進(jìn)”標(biāo)記，向右拖動(dòng)到適當(dāng)位置，再釋放左鍵，即可使所選段落向右縮進(jìn)一定距離。

（4）右縮進(jìn)

選定段落，將鼠標(biāo)指針指向“右縮進(jìn)”標(biāo)記，向左拖動(dòng)到適當(dāng)位置，釋放左鍵，即可使所選段落向左縮進(jìn)一定距離。

3、利用菜單實(shí)現(xiàn)“首行縮進(jìn)”及“首字下沉”。

（1）“首行縮進(jìn)”的具體操作步驟

第一步：在需要縮進(jìn)的段落行首單擊鼠標(biāo)左鍵；

第二步：選擇“格式”菜單下的“段落”子菜單

第三步：在出現(xiàn)的對(duì)話框中的“特殊格式”下拉框中選擇“首行縮進(jìn)”

第四步：設(shè)置首行縮進(jìn)的度量值，可以直接輸入縮進(jìn)的數(shù)值。也可以點(diǎn)擊上下按鈕設(shè)置，一般設(shè)置為“2”。

第五步：點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可完成“首行縮進(jìn)”的設(shè)置。

第六步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”，將設(shè)置好的文件保存。

（2）“首字下沉”的具體操作步驟

第一步：在需要設(shè)置“首字下沉”的段落行首單擊鼠標(biāo)左鍵；

第二步：選擇“格式”菜單下的“首字下沉”子菜單。

第三步：在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇需要的首字下沉類型（“無(wú)”“下沉”或“懸掛”），并對(duì)相應(yīng)的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置。

第四步：點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可完成“首字下沉”設(shè)置。

第五步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”，將設(shè)置好的文件保存。

（四）查找與替換

輸入篇幅較長(zhǎng)的文檔后，對(duì)于輸入錯(cuò)誤的文字，若用手工方法一一查找出現(xiàn)錯(cuò)誤的位置，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。利用“查找與替換”功能，可以迅速將錯(cuò)誤找出來(lái)，并且可以自動(dòng)進(jìn)行修改。

1、查找

單擊“編輯（E）”菜單中的“查找（F）”，或“替換（E）”，或“定位（G）”命令，都將彈出“查找和替換”對(duì)話框。

在“查找內(nèi)容（N）”框中輸入欲查找的字符串，單擊“高級(jí)（M）”按鈕，打開(kāi)“搜索選項(xiàng)”對(duì)話框，其中：“搜索范圍”框中有“全部”“向上”和“向下”三個(gè)選項(xiàng)，用來(lái)指定搜索的方向，系統(tǒng)默認(rèn)值為“全部”，搜索時(shí)從插入點(diǎn)處開(kāi)始向下搜索至文檔末，再?gòu)奈臋n頭開(kāi)始搜索至插入點(diǎn)處；“向上”指的是從插入點(diǎn)處開(kāi)始向前搜索至文檔首；“向下”指的是從插入點(diǎn)處開(kāi)始向后搜索至文檔末。另外還有“區(qū)分大小寫（H）”“全字匹配（Y）”“使用通配符（U）”“同音（K）”“區(qū)分全/半角（B）”和“查找單詞的各種形式（M）”等六個(gè)檢查選項(xiàng)，可以根據(jù)需要分別選擇不同的選項(xiàng)進(jìn)行精確的查找。設(shè)置好各種選項(xiàng)后，單擊“查找下一處（F）”按鈕，Word 2003將從插入點(diǎn)處開(kāi)始查找，并會(huì)在第一處符合查找內(nèi)容的地方停止，以反白顯示要查找的文本，此時(shí)可以修改文檔，然后單擊“查找下一處（F）”按鈕，Word 2003繼續(xù)往下找，直到查完整篇文檔。

2、替換

通常，“查找”與“替換”兩個(gè)命令是配合使用的，為了將查找到的文本自動(dòng)替換為其他新的內(nèi)容，可以在“查找和替換”對(duì)話框中單擊“替換（P）”標(biāo)簽，此時(shí)對(duì)話框中又出現(xiàn)了“替換為（I）”框，在“替換為（I）”框中輸入修改后的文本，然后單擊“替換（R）”或“全部替換（A）”按鈕，便可實(shí)現(xiàn)替換。使用“替換（R）”按鈕，每次查找到文本后，Word 2003都會(huì)詢問(wèn)“此處是否替換？”，若單擊“替換（R）”按鈕，則用新文本替換舊文本；若單擊“查找下一處（F）”按鈕，則不進(jìn)行替換，繼續(xù)尋找下一處。如果使用“全部替換（A）”按鈕，Word 2003自動(dòng)將所有查找到的文本替換為修改后的文本，中途不再詢問(wèn)是否替換。

注意，有時(shí)替換我們還要替換格式或其它設(shè)置，這里就要用到高級(jí)選項(xiàng)。

還有替換特殊字符。如從其它位置找到的文檔，粘貼過(guò)來(lái)以后，里面空格或其它無(wú)用字符太多，可以利用高級(jí)中的‘特殊字符’來(lái)查找替換。

（五）圖片編輯

1、如果我們呀插入圖片，并為其加上邊框，具體操作步驟如下：

第一步：鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊正文中需要插入圖片的位置，選擇“插入”菜單下的“圖片”子菜單中“來(lái)自文件”或者“剪貼畫”命令，選擇需要的圖片插入文檔中。

第二步：鼠標(biāo)左鍵單擊選中圖片，選擇“格式”菜單下的“邊框和底紋”子菜單。

第三步：在彈出的對(duì)話框中，選擇需要的邊框類型，并設(shè)置相應(yīng)的參數(shù)，點(diǎn)擊確定按鈕即可。

第四步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”，將設(shè)置好的文件保存。

2、對(duì)于圖片的格式，還可以進(jìn)行大小的變化：

第一步：右鍵點(diǎn)擊圖片，在彈出的慘淡中選擇“設(shè)置圖片格式”命令

第二步：在彈出的“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框中選擇“大小”選項(xiàng)卡，在“高度”下拉框和“寬度”下拉框中填入要求的尺寸大小，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可；

第三步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”，將設(shè)置好的文件保存。

在彈出的“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框中的“版式”標(biāo)簽，可以設(shè)置文字的環(huán)繞方式，包括嵌入型、四周型、襯于文字下方、浮于文字上方、緊密型等。其中，嵌入型的圖片是不能拖動(dòng)的。

（六）表格的操作

第一步：打開(kāi)Word，選擇“表格”菜單下的“插入”子菜單下的“表格…”命令

第二步：根據(jù)需要，在出現(xiàn)的對(duì)話框中更改表格的行數(shù)和列數(shù)，再選擇“自動(dòng)調(diào)整”的設(shè)置，點(diǎn)擊“確定”；

第三步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”。

表格建立成功之后，還可以對(duì)表格進(jìn)行行的刪除、單元格的合并等操作：

【刪除表格中的行】選中要?jiǎng)h除的行，選中要?jiǎng)h除的行，選擇“表格”菜單下的“刪除”子菜單下的“行”命令，就可刪除一行。

【合并單元格】選中要合并的單元格，選擇“表格”菜單下的“合并單元格”命令，就可將選中的單元格合并為一個(gè)單元格

（七）設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳及頁(yè)碼

1、加入頁(yè)眉頁(yè)腳具體操作步驟

第一步：選擇“視圖”菜單下的“頁(yè)眉頁(yè)腳”子菜單

第二步：出現(xiàn)頁(yè)眉頁(yè)腳菜單及頁(yè)眉輸入框點(diǎn)擊菜單中的“頁(yè)眉頁(yè)腳切換按鈕”，可切換到頁(yè)腳輸入框。

第三步：在頁(yè)眉或頁(yè)腳菜單中，點(diǎn)擊不同的按鈕可以插入頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)、日期、時(shí)間等，也可以根據(jù)自己的需要直接在頁(yè)眉或也叫輸入框中輸入文字

第四步：設(shè)置完畢后，關(guān)閉頁(yè)眉頁(yè)腳菜單；

第五步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”，將設(shè)置好的文件保存。

2、設(shè)置頁(yè)碼

如果要為已經(jīng)建立好的文檔插入頁(yè)碼，具體操作步驟如下：

第一步：選擇“插入”菜單下的“頁(yè)碼”子菜單，出現(xiàn)頁(yè)碼菜單

第二步：在頁(yè)碼設(shè)置菜單的各個(gè)下拉子菜單中，根據(jù)自己的需要進(jìn)行設(shè)置；

第三步：點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”，將設(shè)置好的文件保存。

三、利用Word撰寫科研報(bào)告

第一步：定義每一級(jí)標(biāo)題。打開(kāi)欲插入目錄的科研報(bào)告，選擇“格式”菜單中的“樣式與格式”，會(huì)在Word編輯窗口右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)“樣式和格式”欄。這里面我們主要會(huì)用到標(biāo)題1，標(biāo)題2和標(biāo)題3三級(jí)標(biāo)題，用它們分別來(lái)定義欲生成目錄的每一級(jí)標(biāo)題。定義的方法很簡(jiǎn)單。

第二步：修改標(biāo)題格式。標(biāo)題1，標(biāo)題2，標(biāo)題3的屬性（如字體大小，居中，加粗等）都是可以自行修改的。修改方法是：右鍵點(diǎn)擊標(biāo)題“標(biāo)題1”選擇“修改”，會(huì)彈出修改菜單，你可以根據(jù)自己的要求進(jìn)行修改。

第三步：?jiǎn)螕裟阋迦肽夸浀目瞻孜恢茫x擇“插入→引用→索引和目錄”，在“索引和目錄”對(duì)話框中選擇“目錄”選項(xiàng)卡。

第四步：在“目錄”選項(xiàng)卡中，勾選“顯示頁(yè)碼”，則會(huì)在目錄的右方顯示頁(yè)碼；勾選“頁(yè)碼右對(duì)齊”，則頁(yè)碼以右對(duì)齊的方式顯示，這能使目錄更美觀。

第五步：在“目錄”選項(xiàng)卡的“格式”下拉列表選項(xiàng)中，可以選擇使用現(xiàn)有的樣式格式，也可以選擇Word內(nèi)置的其他格式。比如我們選擇“來(lái)自模板”，在“顯示級(jí)別”數(shù)值框中，可以設(shè)置船艦?zāi)夸浀臉?biāo)題樣式級(jí)別，缺省時(shí)將創(chuàng)建3級(jí)目錄。

第六步：勾選“目錄”選項(xiàng)卡中的“使用超級(jí)鏈接而不使用頁(yè)碼”，則在目錄中按住Ctrl并單擊鼠標(biāo)可跟蹤鏈接。如果不勾選，則沒(méi)有超級(jí)鏈接功能。

第七步：設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕，一個(gè)目錄就自動(dòng)生成了。

如果修改了文章內(nèi)容，想更新一下目錄，方法很簡(jiǎn)單：在目錄區(qū)域內(nèi)，點(diǎn)擊右鍵，選擇“更新域”，在彈出對(duì)畫框中選擇“只更新頁(yè)碼”，則只更新頁(yè)碼，標(biāo)題內(nèi)容不變；如果選擇“更新整個(gè)目錄”，則整個(gè)目錄都會(huì)更新，最后點(diǎn)擊“確定”即可。

四、用Word為科研報(bào)告從第n頁(yè)插入頁(yè)碼

在撰寫可研報(bào)告時(shí)，我們常遇到前幾頁(yè)，如封面、目錄等不再顯示頁(yè)碼，或想采用“I、II……”的頁(yè)碼形式，頁(yè)碼“1”從正文才開(kāi)始顯示的情況。

第一步：打開(kāi)要編輯頁(yè)碼的文檔，將光標(biāo)移到第二頁(yè)最后一行的末尾處，選擇“插入→分隔符”命令，彈出“分隔符”對(duì)話框，選擇“分節(jié)符類型”中的“下一頁(yè)”，單擊“確定”按鈕。

第二步：點(diǎn)擊第三頁(yè)任意位置，選擇“插入→頁(yè)碼”命令，在隨后出現(xiàn)的“頁(yè)碼”對(duì)話框中，單擊“格式”按鈕，在“頁(yè)碼編排”一欄中選擇“起始頁(yè)碼”從“1”開(kāi)始，選擇“確定”。

第三步：點(diǎn)擊“頁(yè)碼”對(duì)話框中的“確定”后，從第三頁(yè)起頁(yè)碼開(kāi)始從“1”顯示，但是前面的兩頁(yè)，也有頁(yè)碼“1”和“2”。我們要將前兩頁(yè)的頁(yè)碼刪除。首先將光標(biāo)移到第三頁(yè)，選擇“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”，彈起“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具條單擊“在頁(yè)眉頁(yè)腳間切換按鈕”再點(diǎn)擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕，取消和前一節(jié)的鏈接。

第四步：將光標(biāo)移到第一頁(yè)，選擇“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”，點(diǎn)擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具條上的切換按鈕，切換到頁(yè)腳，刪除頁(yè)碼。前兩頁(yè)的頁(yè)碼就刪除了。