一、項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人：是該項(xiàng)目的發(fā)起人和所有者，其主要職責(zé)包括：

1. 審核項(xiàng)目總體計(jì)劃，對項(xiàng)目做宏觀控制；

2. 審議確定 ERP 項(xiàng)目的整體需求、目標(biāo)、范圍；

3. 審議確定 ERP 項(xiàng)目各種管理制度；

4. 審核并驗(yàn)收項(xiàng)目關(guān)鍵階段及成果；

5. 將決策層對項(xiàng)目的關(guān)注信息及時(shí)恰當(dāng)?shù)貍鬟f給公司員工；

6. 審議并嚴(yán)格兌現(xiàn) ERP 項(xiàng)目獎(jiǎng)懲制度。

二、項(xiàng)目經(jīng)理：接受項(xiàng)目所有者的指定，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的各個(gè)階段，保證項(xiàng)目成果，向項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人匯報(bào)，其主要職責(zé)包括：

1. 制定項(xiàng)目計(jì)劃，并根據(jù)各種變化及時(shí)調(diào)整計(jì)劃；

2. 實(shí)施項(xiàng)目的管理和質(zhì)量保證過程，確保進(jìn)度、績效和質(zhì)量目標(biāo)；

3. 制定有效的項(xiàng)目決策過程；

4.確保在項(xiàng)目周期中雙方遵循事先約定的政策；

5. 制定一個(gè)能夠精確衡量項(xiàng)目成本、進(jìn)度、質(zhì)量、績效的方案；

6. 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理；

7. 招聘和培訓(xùn)必須的項(xiàng)目成員，確定項(xiàng)目組組織結(jié)構(gòu)，并對本部門成員進(jìn)行評定；

8. 定期舉行項(xiàng)目評估(review)會(huì)議；

9. 確保內(nèi)外部有效溝通與協(xié)調(diào)，有效管理項(xiàng)目資源。

三、項(xiàng)目組核心用戶：是項(xiàng)目中全程參與并熟練掌握系統(tǒng)操作的人員，向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，其主要職責(zé)包括：

1. 掌握公司業(yè)務(wù)流程；

2. 全程參與及配合項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目實(shí)施工作；

3. 協(xié)助數(shù)據(jù)收集及整理工作；

3. 接受系統(tǒng)培訓(xùn)，并承擔(dān)內(nèi)部培訓(xùn)關(guān)鍵用戶和最終用戶的任務(wù)

四、項(xiàng)目組 IT 支持： 是項(xiàng)目中部分參與并熟練掌握系統(tǒng)相關(guān)維護(hù)的人員，向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，其主要職責(zé)包括：

1. 掌握系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程原理；

2. 接受系統(tǒng)操作及相關(guān)的維護(hù)培訓(xùn)，配合內(nèi)部培訓(xùn)工作；

3. 協(xié)助完成測試環(huán)境、正式環(huán)境期初數(shù)據(jù)導(dǎo)入；

4. 及時(shí)記錄和反饋系統(tǒng)運(yùn)行狀況，協(xié)助完成系統(tǒng) BUG 排除工作；

5. 負(fù)責(zé)項(xiàng)目過程中必要的現(xiàn)場資源協(xié)調(diào)工作。

（本公司選型為 ERP 托管式系統(tǒng)，因此在 IT 人員的配置方面無嚴(yán)格要求）

一、項(xiàng)目關(guān)鍵利益相關(guān)者：是公司的中層領(lǐng)導(dǎo)，是系統(tǒng)流程的所有者，是項(xiàng)目實(shí)施中的關(guān)鍵人員，對項(xiàng)目實(shí)施效果產(chǎn)生重要影響，在項(xiàng)目范圍內(nèi)與項(xiàng)目經(jīng)理直接溝通，其主要職責(zé)是：

1. 組織協(xié)調(diào)本部門人員參與項(xiàng)目調(diào)研、培訓(xùn)及實(shí)施等相關(guān)過程；

2. 確認(rèn)并準(zhǔn)確完整地提供本部門的流程、需求與數(shù)據(jù)；

3. 參與項(xiàng)目解決方案的討論，把握相關(guān)的方案，提出建議；

4. 記錄本部門員工對項(xiàng)目的意見、建議及需求等，及時(shí)向項(xiàng)目組經(jīng)理反饋；

5. 把握本部門項(xiàng)目參與程度及完成度，控制項(xiàng)目參與質(zhì)量，對本部門員工在項(xiàng)目中的表現(xiàn)進(jìn)行評定；

6. 評價(jià)與驗(yàn)收各項(xiàng)目階段的成果。

二、關(guān)鍵用戶：是各部門的業(yè)務(wù)骨干，是項(xiàng)目實(shí)施中重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)流程與操作細(xì)節(jié)的人員，在項(xiàng)目范圍內(nèi)首先向本部門經(jīng)理匯報(bào)，其主要職責(zé)是：

1. 參與調(diào)研，完整準(zhǔn)確地將業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)表述出來；

2. 參與項(xiàng)目方案討論，提出意見和建議；

3. 負(fù)責(zé)本部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理與審核；

4. 接受系統(tǒng)操作培訓(xùn)與操作手冊的制定，并給予本部門最終用戶必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)；

三、最終用戶：是系統(tǒng)日常操作人員，是項(xiàng)目實(shí)施中重點(diǎn)關(guān)注操作細(xì)節(jié)的人員，在項(xiàng)目范圍內(nèi)首先與本部門關(guān)鍵用戶或部門經(jīng)理溝通，其主要職責(zé)是：

1.保證準(zhǔn)時(shí)認(rèn)真地參與項(xiàng)目調(diào)研及相關(guān)的解決方案的討論工作；

2.整理并及時(shí)完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作；

3.接受系統(tǒng)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立操作。

一、范圍控制

1. 項(xiàng)目范圍經(jīng)由各部門參與討論后與實(shí)施方統(tǒng)一確定，該范圍作為項(xiàng)目實(shí)施過程中各部門統(tǒng)一遵循的標(biāo)志，同時(shí)也作為項(xiàng)目成果驗(yàn)收的依據(jù)；

2. 經(jīng)與實(shí)施方統(tǒng)一項(xiàng)目范圍之后，項(xiàng)目組將確保項(xiàng)目實(shí)施在事先商定的范圍內(nèi)進(jìn)行，如我方各部門產(chǎn)生需求變化，必須以書面形式發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理，抄送總經(jīng)理，經(jīng)審議后決策并反饋和公示決議。

二、計(jì)劃及進(jìn)度管理

1. 信息化項(xiàng)目的立項(xiàng)是從屬于公司的發(fā)展戰(zhàn)略及信息化建設(shè)規(guī)劃方案的，公司決策者需要使各部門明確項(xiàng)目決策及總體規(guī)劃；

2. 項(xiàng)目計(jì)劃由項(xiàng)目組與實(shí)施方協(xié)商后制定，并向公司全體成員開放，計(jì)劃內(nèi)容與進(jìn)度安排由項(xiàng)目組進(jìn)行解釋。

3.  項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃將充分考慮貿(mào)易業(yè)務(wù)階段性的特點(diǎn)，為了保證實(shí)施效果，將盡量避免各部門業(yè)務(wù)繁忙的階段，如由此而產(chǎn)生沖突則首先由該部門經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)未果則上報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批示；

4. 項(xiàng)目經(jīng)理每周向總經(jīng)理及各部門匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展及問題，對未完成進(jìn)度的部分進(jìn)行解釋。

三、質(zhì)量管理

對項(xiàng)目的質(zhì)量管理實(shí)行分階段驗(yàn)收的方式，即項(xiàng)目組首先將項(xiàng)目范圍與計(jì)劃進(jìn)行分解，結(jié)合調(diào)研目標(biāo)與解決方案制定階段性可交付成果要求，每一細(xì)分階段的完成均由實(shí)施方與項(xiàng)目組共同完成可交付成果報(bào)告，提交給各部門經(jīng)理進(jìn)行審核，審核通過須簽字確認(rèn)上報(bào)給總經(jīng)理，經(jīng)審批后由項(xiàng)目組存檔。

四、會(huì)議管理

1. 對項(xiàng)目會(huì)議實(shí)行分級管理，其中：

一級會(huì)議是每周固定時(shí)間、由固定人員參與的會(huì)議，主要有兩種：

Ⅰ一種是由總經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理與實(shí)施方項(xiàng)目組共同參與的會(huì)議，雙方回顧和檢查每周項(xiàng)目實(shí)施情況，確認(rèn)各項(xiàng)已解決或尚未解決的問題，實(shí)施顧問匯報(bào)當(dāng)前工作狀況及計(jì)劃，檢查應(yīng)交付文檔資料的完成情況，安排接下來一周的工作計(jì)劃；

Ⅱ另一種是每周部門例會(huì)，由項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)上一周項(xiàng)目各項(xiàng)進(jìn)展，對未按進(jìn)度實(shí)施的問題進(jìn)行解釋，匯報(bào)下周工作計(jì)劃，記錄和反饋會(huì)議中的決議；

二級會(huì)議是不固定時(shí)間但由主要固定人員參與的會(huì)議，主要包括實(shí)施方項(xiàng)目組、各部門經(jīng)理及其關(guān)鍵用戶；

2. 會(huì)議形式有到場會(huì)議與遠(yuǎn)程會(huì)議兩種，每次會(huì)議之前均由項(xiàng)目組通知會(huì)議議題、參與人員及會(huì)議安排；

3. 所有會(huì)議均由項(xiàng)目組進(jìn)行記錄，會(huì)議后將記錄發(fā)送給相關(guān)部門，會(huì)議記錄將作為項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)子階段中的小結(jié)；

4. 所有會(huì)議中形成的工作任務(wù)均由各部門經(jīng)理將任務(wù)落實(shí)到具體人員，明確完成時(shí)間，并在每次會(huì)議開始之前回顧上次會(huì)議中任務(wù)的執(zhí)行情況，各部門每周項(xiàng)目任務(wù)完成情況將作為該部門及其成員在項(xiàng)目中表現(xiàn)的記錄。

五、文檔及數(shù)據(jù)管理

1. 在項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于項(xiàng)目實(shí)施的復(fù)雜性，多方人員參加以及時(shí)間跨度長等因素，所以任何需求、建議、解決方案和結(jié)論都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便查閱和引用。實(shí)施文檔作為項(xiàng)目成果的一個(gè)組成部分；

2.  鑒于我公司缺乏信息化基礎(chǔ)，缺少對數(shù)據(jù)的日常管理和積累，因此各部門應(yīng)高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集工作，嚴(yán)格遵照項(xiàng)目組要求進(jìn)行，數(shù)據(jù)必須經(jīng)過部門關(guān)鍵用戶和部門經(jīng)理的雙重審核，數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確率由各部門自行負(fù)責(zé)；

六、溝通及反饋機(jī)制

1.  對于項(xiàng)目有關(guān)的信息傳遞，我公司施行自上而下結(jié)合自下而上的方式，即公司的決策等由總經(jīng)理-部門經(jīng)理-本部門員工的自上而下的傳達(dá)方式，傳遞信息做到及時(shí)、完整和準(zhǔn)確，使公司人員對于項(xiàng)目的認(rèn)識和步驟保持統(tǒng)一；同時(shí)對于項(xiàng)目中的意見和建議實(shí)行自下而上的溝通機(jī)制，將部門每位成員的思維調(diào)動(dòng)起來，并且遵照規(guī)定的程序逐級反饋，由部門經(jīng)理統(tǒng)一與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通，直至匯報(bào)總經(jīng)理，這個(gè)過程確保各部門經(jīng)理及時(shí)把握本部門員工在項(xiàng)目實(shí)施過程中的態(tài)度、思維成果與行動(dòng)的變化，從更細(xì)節(jié)的角度完善本部門對系統(tǒng)的需求。

2. 對于項(xiàng)目實(shí)施中所需的信息反饋，所有人員包括總經(jīng)理必須保證及時(shí)，反饋的及時(shí)性也將作為考核所有項(xiàng)目相關(guān)人員的依據(jù)之一。

七、風(fēng)險(xiǎn)管理

總結(jié)項(xiàng)目前期工作，針對我公司一期項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行總結(jié)，并提出相應(yīng)的管理思路，并將項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)向公司各部門開放：

1. 風(fēng)險(xiǎn)因素之一：業(yè)務(wù)流程和崗位的調(diào)整

由于公司發(fā)展所處的階段，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)對現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程加以調(diào)整，這些調(diào)整將會(huì)導(dǎo)致一些部門和崗位業(yè)務(wù)內(nèi)容的變化，同時(shí)也會(huì)使需求產(chǎn)生一定的變化，因此針對這種變化的風(fēng)險(xiǎn)我們采取在穩(wěn)定主流程的基礎(chǔ)上充分探求變化可行性的方式，即保證我們的基本流程不變，涉及到的業(yè)務(wù)配置和操作方式的改變，我們將充分探討新方式的穩(wěn)定性和可行性，在經(jīng)過各部門、項(xiàng)目組和實(shí)施方共同評估之后進(jìn)行調(diào)整；

2. 風(fēng)險(xiǎn)因素之二：實(shí)施范圍或需求的變化及項(xiàng)目延期

在實(shí)施過程中，各部門對項(xiàng)目開始時(shí)所提出的目標(biāo)和要求有可能產(chǎn)生變化，以及由于業(yè)務(wù)繁忙等因素導(dǎo)致項(xiàng)目的延期，為避免這種情況的發(fā)生，我們會(huì)采取定期的項(xiàng)目會(huì)議結(jié)合預(yù)留方案最終確認(rèn)時(shí)間的方式對變化進(jìn)行控制，即嚴(yán)格審查每周項(xiàng)目的進(jìn)展，對項(xiàng)目會(huì)議中的遺留問題及時(shí)組織進(jìn)一步討論得出結(jié)論，同時(shí)在每個(gè)階段的解決方案產(chǎn)生之后向?qū)嵤┓綘幦∫欢〞r(shí)間的方案最終確認(rèn)，在此時(shí)間段內(nèi)各部門需將需求變化的詳細(xì)信息提供給項(xiàng)目組，經(jīng)過會(huì)議審議，通過后統(tǒng)一由項(xiàng)目組與實(shí)施方進(jìn)行協(xié)調(diào)，并反饋結(jié)果。

3. 風(fēng)險(xiǎn)因素之三：領(lǐng)導(dǎo)層的全力支持

領(lǐng)導(dǎo)層對項(xiàng)目實(shí)施的成功與否起到至關(guān)重要的作用，而信息化項(xiàng)目在實(shí)施的過程中由于多方面因素會(huì)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)層支持不夠的風(fēng)險(xiǎn)，主要來自于態(tài)度和能力兩個(gè)方面，這種風(fēng)險(xiǎn)給項(xiàng)目所帶來的失敗機(jī)會(huì)是顯而易見的，因此公司對于防范此類風(fēng)險(xiǎn)采取有針對性的培訓(xùn)同時(shí)實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲制度結(jié)合的方式，通過兩種方式的結(jié)合逐步將認(rèn)識與步驟相統(tǒng)一。

4. 風(fēng)險(xiǎn)因素之四：用戶不能準(zhǔn)確完整地表達(dá)需求

項(xiàng)目實(shí)施前期，各部門人員的思考可能尚未達(dá)到一定的細(xì)致和深度，會(huì)導(dǎo)致無法準(zhǔn)確完整地根據(jù)顧問要求表達(dá)他們的業(yè)務(wù)需求，往往隨著實(shí)施的不斷深入而有所改善，這就給調(diào)研工作成果的有效性帶來隱患，可能會(huì)產(chǎn)生調(diào)研工作的反復(fù)，為了盡量減少這種情況的發(fā)生，我們采取如下方式：

I. 在每次調(diào)研之前均由項(xiàng)目組向相關(guān)部門提出調(diào)研準(zhǔn)備思路及要求，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織本部門人員進(jìn)行調(diào)研之前的內(nèi)部討論工作，并整理相關(guān)的文檔，給各部門較為充分的準(zhǔn)備時(shí)間；

II. 在調(diào)研的過程中，針對一個(gè)流程細(xì)節(jié)或需求的討論，各部門經(jīng)理可以考慮安排 2 名或以上的人員共同參與，通過獲取更多員工對業(yè)務(wù)的描述，減少調(diào)研的漏洞，同時(shí)項(xiàng)目組成員結(jié)合相關(guān)部門或流程在調(diào)研中給予必要的提示；

III. 各部門經(jīng)理要從部門角度出發(fā)對本部門員工所表達(dá)的描述與需求進(jìn)行把關(guān)，項(xiàng)目組將整理各部門成員在項(xiàng)目實(shí)施過程中的結(jié)論提交給該部門經(jīng)理確認(rèn)，這樣以部門為單位對需求進(jìn)行層層把關(guān)，不斷對需求的表述進(jìn)行完善。

5. 風(fēng)險(xiǎn)因素之五：實(shí)施方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力

實(shí)施顧問尤其是實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)施過程中起很大的作用，因此，要對實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)做重點(diǎn)考察，我們計(jì)劃實(shí)行各方面考察的形式，實(shí)施方將新的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及架構(gòu)發(fā)送至我方，首先由我公司項(xiàng)目經(jīng)理與對方進(jìn)行溝通，通過對方項(xiàng)目經(jīng)理對我公司信息化發(fā)展戰(zhàn)略的認(rèn)識、對前期項(xiàng)目的認(rèn)識和對接下來實(shí)施工作的思路作以考察，將初步結(jié)論反饋給總經(jīng)理和各部門，再由總經(jīng)理和各部門經(jīng)理分別與其溝通，自行詢問以考察其能力等，匯總考察意見，并反饋給實(shí)施方高層，如偏差較大則與對方提出調(diào)整意見。

6. 風(fēng)險(xiǎn)因素之六：項(xiàng)目參與人員的流失或變動(dòng)

項(xiàng)目參與人員的變更是不可預(yù)測的，因此在項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)盡量避免人員的流失或者變動(dòng)，防止人員變更對項(xiàng)目實(shí)施的影響。為了防范風(fēng)險(xiǎn)，我們采取如下方式：

建議各部門均制作以部門為單位的項(xiàng)目相關(guān)的工作記錄，保存并積累各項(xiàng)文檔資料，并由指定人員負(fù)責(zé)保管；所有的需求，進(jìn)展和解決方案等均以書面形式留存，項(xiàng)目組將向各部門發(fā)送相關(guān)文檔；

八、可量化管理及考核

1. 項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃中的可交付成果（見項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃中“可交付成果”一項(xiàng)），根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃所分解的各個(gè)子階段及其需要交付的成果可以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目經(jīng)理各個(gè)階段工作完成情況的量化考核；

2. 對項(xiàng)目進(jìn)度控制的程度，可依據(jù)項(xiàng)目會(huì)議中對每周項(xiàng)目進(jìn)度完成情況的記錄進(jìn)行考核，每周會(huì)議匯報(bào)完畢后由總經(jīng)理和各部門經(jīng)理現(xiàn)場進(jìn)行評定打分，由相關(guān)考核部門進(jìn)行記錄；

總經(jīng)理和各部門經(jīng)理每月根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理工作完成情況和其在各方面的管控情況給予評分，包括以下指標(biāo)：

（1）計(jì)劃執(zhí)行力；

（2）組織協(xié)調(diào)力；

（3）風(fēng)險(xiǎn)管理能力。

1. 數(shù)據(jù)及信息收集是否及時(shí)、完整，由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)其工作任務(wù)交付時(shí)間和成果進(jìn)行評定；

2. 培訓(xùn)成果考核，核心用戶接受實(shí)施方的系統(tǒng)功能和操作培訓(xùn)之后，考核核心用戶獨(dú)立操作系統(tǒng)的完成度，由實(shí)施方與項(xiàng)目經(jīng)理共同對核心用戶的學(xué)習(xí)成果進(jìn)行評定；

由項(xiàng)目經(jīng)理每月對核心用戶的工作表現(xiàn)進(jìn)行評分，包括以下指標(biāo)：

（1）執(zhí)行力；

（2）溝通和協(xié)調(diào)能力；

1. 對系統(tǒng)流程的掌握，由項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)其對系統(tǒng)獨(dú)立操作文檔的拷貝進(jìn)行考核；

2. 數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作的完成情況，由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)其在數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作階段的要求和量化指標(biāo)進(jìn)行考核；

3. 系統(tǒng)運(yùn)行跟蹤管理工作，系統(tǒng)上線后，每周向項(xiàng)目經(jīng)理提交系統(tǒng)運(yùn)行報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行考核；

由項(xiàng)目經(jīng)理每月對 IT 支持人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評分，包括以下指標(biāo)：

（1）執(zhí)行力；

（2）溝通和協(xié)調(diào)能力；

1. 各部門業(yè)務(wù)流程及需求提供是否及時(shí)完整，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)每月各部門項(xiàng)目會(huì)議記錄和調(diào)研成果進(jìn)行考核；

2. 項(xiàng)目會(huì)議到場記錄，由項(xiàng)目組根據(jù)每次項(xiàng)目會(huì)議各部門人員的出席情況進(jìn)行考核；

九、培訓(xùn)方案

1. 項(xiàng)目啟動(dòng)階段：

《ERP 實(shí)施：態(tài)度決定結(jié)果》、《企業(yè)中層在實(shí)施 ERP 中的重要性》、《導(dǎo)致ERP 失敗的原因分析》、《如何考察實(shí)施顧問團(tuán)隊(duì)》、《系統(tǒng)定位與特點(diǎn)》

2. 需求調(diào)研階段：

《調(diào)研工作流程》、《ERP 實(shí)施要點(diǎn)》《如何驗(yàn)收項(xiàng)目》《ERP 財(cái)務(wù)實(shí)施難點(diǎn)》《供應(yīng)鏈與企業(yè)競爭力》

3. 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段 ：

《如何進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備》

4. 培訓(xùn)階段 ：

 《如何做培訓(xùn)筆記》 《培訓(xùn)合格的標(biāo)準(zhǔn)》

5. 測試階段 ：

《ERP 系統(tǒng)測試階段的準(zhǔn)備和注意事項(xiàng)》

6. 上線 ：

《部門經(jīng)理如何把握 ERP 帶來的變化》 《并行階段的關(guān)鍵點(diǎn)》