無論是打印電子表格還是Word文檔，我們或許常常會遇到這樣一種情形，那就是用Excel制作電子表格時只有最后兩三行位于下一頁的起始位置，或者用Word編寫材料時只有最后一兩行處于下一頁的開頭位置；面對這種特殊情形，如果直接打印目標文檔的話，不但打印效果無法讓人滿意，而且還會造成打印紙張的浪費，畢竟一張打印紙只顯示了幾個字或幾行內(nèi)容確實有點可惜。為了節(jié)省打印紙張，相信不少人都會采用手工修改的方法，來調(diào)整目標文檔的頁邊距或字號參數(shù)，不過這種方法并不是最簡單的，更為快捷的方法就是使用Word或Excel的自動縮放功能來實現(xiàn)節(jié)約打印紙張的目的！

著眼自動縮放字體



如果待打印的材料是Word文檔，我們就可以利用Word程序自帶的縮小字體填充功能，來快速地將下一頁中的幾行內(nèi)容前一張打印頁面中，這種功能并不是隨意地減少目標文檔的字號尺寸，它在不改動原始打印效果的基礎(chǔ)上對目標文檔字號進行自動縮小，而且還要確?？s放后的字號尺寸與原始文檔的字號尺寸最為接近，同時確保后一頁的內(nèi)容恰好能夠完全顯示在前一頁面中；下面就是使用Word程序自帶的自動縮放字體功能，來節(jié)省打印紙張的具體操作步驟：





圖 1

首先運行Word應用程序，打開事先已經(jīng)編排好的目標Word文檔材料，并在編輯窗口中單擊“文件”菜單項，從彈出的下拉菜單中執(zhí)行“打印預覽”選項命令，將屏幕從文本編輯狀態(tài)自動切換到打印預覽狀態(tài)；



接著在打印預覽界面中單擊一下工具欄的“縮小字體填充”按鈕，如圖1所示；隨后，Word應用程序就會對目標打印文檔的原始文字字號進行自動分析，并在原始字號基礎(chǔ)上適當縮小字號尺寸，以便能夠?qū)⑾乱豁摰膸仔形淖挚s到前一張頁面中，從而實現(xiàn)節(jié)約打印紙張的目的。



倘若在啟用“縮小字體填充”功能后，我們發(fā)現(xiàn)打印預覽效果無法讓自己滿意的話，可以直接單擊圖1界面中的關(guān)閉打印預覽按鈕，重新返回到文檔編輯狀態(tài)，再打開“編輯”菜單，執(zhí)行其中的“撤消縮小字體填充”命令就會取消先前使用的縮小字體填充效果了。



小提示：如果待打印的材料只是供自己檢查校正使用時，我們還可以按照如下的方法來縮小文檔字號，實現(xiàn)更大程度地紙張節(jié)約目的：首先打開事先已經(jīng)編排好的目標Word文檔材料，并在編輯窗口中依次執(zhí)行“文件”/“打印”菜單命令，進入到待打印文檔的打印屬性界面；找到其中的“縮放”參數(shù)選項，同時單擊一下“每頁的版數(shù)”處的下拉按鈕，從其后出現(xiàn)的下拉列表中我們將看到Word為我們提供了多種縮放比例；比方說，如果我們將縮放比例設(shè)置為“8版”時，那就意味著將8頁材料內(nèi)容自動縮小打印到一張紙上。

著眼自動縮放頁面



倘若待打印的材料是電子表格，我們就可以利用Excel程序自帶的頁面自動縮放功能，來快速地將下一頁中的幾行表格縮小顯示到前一張打印頁面中，這種功能并不是通過縮小目標文檔字號的方法來實現(xiàn)節(jié)約打印紙張目的的，而是通過調(diào)整打印頁面輸出區(qū)域的大小達到將下一頁中的幾行表格顯示到前一頁面目的的，這種縮放方法也不會修改原始文檔的打印效果。下面就是該方法的具體實現(xiàn)步驟：





圖 2

首先運行Excel應用程序，打開事先已經(jīng)編排好的目標電子表格，然后在編輯窗口中單擊“文件”菜單項，從彈出的下拉菜單中執(zhí)行“頁面設(shè)置”選項命令，打開目標電子表格的打印頁面設(shè)置窗口；



其次單擊該窗口中的“頁面”選項卡，打開如圖2所示的選項設(shè)置頁面；在該設(shè)置頁面的“縮放”設(shè)置項處，檢查一下“調(diào)整為”選項是否處于選中狀態(tài)，要是還沒有選中的話，我們必須及時將它重新選中，同時在“頁寬”列表框中選中數(shù)字“1”，在“頁高”列表框中也選中數(shù)字“1”，最后單擊“確定”按鈕；這么一來，當我們?nèi)蘸笤俅未蛴∧繕穗娮颖砀駮r，Excel程序就會對電子表格的行高、列寬參數(shù)進行自動縮放，同時調(diào)整打印頁面的相關(guān)參數(shù)，確保目標電子表格內(nèi)容只能輸出到一張打印紙中。

著眼自動縮放紙型



無論是Word應用程序還是Excel應用程序，其實都還有一種按照打印紙型縮放文檔的功能，通過該功能我們也能有效地將后一頁的幾行內(nèi)容打印到前一頁面中；這種功能與我們平時使用到的復印機縮小、放大功能有點相似，它能按照我們事先指定好的打印紙型不同，來對目標文檔的內(nèi)容進行縮放打印，而不用對目標文檔的字號或頁邊距參數(shù)進行修改，就能實現(xiàn)節(jié)約打印紙張的目的。例如，要是某一目標Word文檔原先被排版成B4幅面時，出現(xiàn)了只有幾行內(nèi)容顯示到下一頁面的現(xiàn)象，如果我們對打印幅面不是太在乎時，此時只需要目標Word文檔內(nèi)容縮放打印到A4幅面的紙張中，就能快速地實現(xiàn)節(jié)約下一張紙的目的；在將B4幅面的文檔內(nèi)容縮放打印到A4紙張上時，可以按照如下方法進行操作：





圖 3

首先打開事先已經(jīng)編輯好的Word文檔文件，并單擊文本編輯窗口的“文件”菜單項，從彈出的下拉菜單中選擇“打印”項目，進入到待打印文檔的屬性設(shè)置界面；



找到該設(shè)置界面的“縮放”設(shè)置項，并單擊“每頁的版數(shù)”處的下拉按鈕彈出下拉列表，從中選擇“1版”；隨后打開“按紙張大小縮放”紙型列表框（如圖3所示），從中選擇“A4”項目，最后單擊“確定”按鈕，那樣的話Word程序就會自動將B4幅面的文檔內(nèi)容縮放打印到A4幅面的紙張中了，由于A4幅面尺寸大于B4幅面尺寸，所以在B4幅面下原本需要兩頁才能顯示的內(nèi)容打印到A4幅面的紙張中后，只需要一張頁面就能顯示了，這么一來就實現(xiàn)節(jié)約紙張的目的了。同樣地，在Excel應用程序狀態(tài)下，我們也可以實現(xiàn)按照紙型縮放功能來節(jié)約打印紙張的目的，只要依次單擊“文件”/“頁面設(shè)置”命令，然后在“頁面”標簽頁面中，選中“縮放比例”項目，同時將紙張大小設(shè)置為“A4”，最后單擊“確定”按鈕就可以了。