以協(xié)作技術(shù)為核心的知識管理是IBM Lotus堅(jiān)定不移的發(fā)展策略。在IBM Lotus看來，知識管理的對象是知識，產(chǎn)生知識的主體是人，人們在工作、學(xué)習(xí)和與他人的交流與協(xié)作的過程中產(chǎn)生了知識，因此，人、場所和事件便構(gòu)成了產(chǎn)生知識的三大要素。但通常情況下，企業(yè)員工的知識往往存在于人的頭腦中，難以為他人所共享，從而難以成為企業(yè)的知識資產(chǎn)。通過信息技術(shù)把這種存在于人腦中的知識轉(zhuǎn)換為企業(yè)知識，成為一種企業(yè)能夠共享的、可以指導(dǎo)行動的企業(yè)知識資產(chǎn)便成為知識管理的重要內(nèi)容。IBM Lotus的知識管理策略是緊緊圍繞著“人、場所和事件”提供了豐富的知識管理產(chǎn)品，為用戶構(gòu)建基于知識管理的信息管理系統(tǒng)提供使強(qiáng)有力的幫助，使用戶能夠?qū)⒆钋‘?dāng)?shù)闹R在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候傳遞給最恰當(dāng)?shù)膫€(gè)人，以便使他們做出最好的決策，取得最佳的行動效果。在IBM Lotus的知識管理解決方案框架中，首先對于存儲在信息系統(tǒng)中的“信息內(nèi)容”提供了共享、積累、沉淀的容器，對于掌握在人頭腦中的“專家技能”提供了協(xié)作、交流的工具。同時(shí)，IBM Lotus還創(chuàng)造性地推出了知識發(fā)現(xiàn)和專家定位服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)對信息的發(fā)掘和自動分類，并通過顯性知識的分析，定位每個(gè)領(lǐng)域的專家，以形成企業(yè)的完整知識地圖。企業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)體現(xiàn)了知識管理理論中以人為本的思想。而企業(yè)門戶則實(shí)現(xiàn)了知識管理三要素中對場所的需求，通過門戶，可以為企業(yè)的各個(gè)系統(tǒng)提供統(tǒng)一的入口。

二．IBM Lotus知識管理解決方案總體框架

    IBM Lotus知識管理解決方案總體框架如下圖所示：

    IBM Lotus知識管理框架中包括以下模塊：

    1．知識管理平臺

    知識管理平臺是企業(yè)進(jìn)行各種知識管理應(yīng)用的基礎(chǔ)平臺，它為各種知識管理應(yīng)用程序提供數(shù)據(jù)庫管理、消息通訊等基礎(chǔ)服務(wù)。

    2．實(shí)時(shí)協(xié)作

    今天，以電子郵件、群件、文檔庫、討論數(shù)據(jù)庫、Intranet以及網(wǎng)絡(luò)為形式的電子消息傳遞技術(shù)早已成為企業(yè)中異步協(xié)作不可或缺的工具。但是直到最近，電話還是唯一廣泛采用的實(shí)時(shí)協(xié)作工具?，F(xiàn)在，諸如安全的即時(shí)通信以及數(shù)據(jù)會議等實(shí)時(shí)電子協(xié)作技術(shù)已經(jīng)成為主流商務(wù)工具。很快，交互式客戶服務(wù)、虛擬會議以及即時(shí)消息等實(shí)時(shí)協(xié)作技術(shù)將會像電話和電子郵件那樣成為我們工作環(huán)境的重要組成部分。實(shí)時(shí)協(xié)作的能力對于一個(gè)公司的知識管理戰(zhàn)略是極其重要的，因?yàn)榧磿r(shí)訪問專家，使用他們的智力資本可以提高效率和響應(yīng)速度。讓知識員工從任何地方都可以進(jìn)行即時(shí)溝通，將大大加速決策的過程。

    3．業(yè)務(wù)流程

    業(yè)務(wù)流程管理是第二代辦公自動化所解決的核心任務(wù)，現(xiàn)在已經(jīng)有成熟的業(yè)務(wù)流程（Workflow）管理技術(shù)。借助業(yè)務(wù)流程管理技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的自動化處理，減少繁瑣的批復(fù)管理人工流程，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程中知識和信息的有效管理。

    4．內(nèi)容管理

    內(nèi)容主要是指企業(yè)中的各種文檔，包括各種不同文件格式。這些內(nèi)容代表了企業(yè)最適合使用信息技術(shù)進(jìn)行管理，因而也是最重要的一種知識——編碼知識。通過對企業(yè)活動消息、業(yè)務(wù)發(fā)展通報(bào)、相關(guān)政策情報(bào)、社會市場動態(tài)、會議會務(wù)通知等信息和知識進(jìn)行自動化發(fā)布和流轉(zhuǎn)，保證企業(yè)員工能在授權(quán)范圍內(nèi)快速便捷的查找所需要的信息和知識。另外的一個(gè)重要作用是實(shí)現(xiàn)對企業(yè)信息和知識的有效利用，避免重復(fù)勞動。

    5．知識發(fā)現(xiàn)

    編碼知識其實(shí)只是企業(yè)知識的冰山一角。據(jù)知識管理權(quán)威分析，編碼知識只占全部企業(yè)知識的10%左右。還有大量是隱性的，即隱藏在員工頭腦中、企業(yè)工作流程中、企業(yè)規(guī)章制度中。更值得注意的是，這些知識通常并不表現(xiàn)為一個(gè)一個(gè)的實(shí)體，而是體現(xiàn)為人、事和場所之間的聯(lián)系。知識發(fā)現(xiàn)就是要根據(jù)這種人、事和場所之間的聯(lián)系，建立“知識地圖”或“知識路標(biāo)”，使得員工在需要的時(shí)候，可以迅速獲得相關(guān)的信息和知識。

    6．項(xiàng)目協(xié)作

    一個(gè)項(xiàng)目通常會涉及大量的人、任務(wù)、文檔、資源等等。這些人、任務(wù)、文檔和資源由于處于同一個(gè)項(xiàng)目中便產(chǎn)生了緊密聯(lián)系，這種聯(lián)系就形成了該項(xiàng)目最重要的知識。通過項(xiàng)目協(xié)作，可以很好地實(shí)現(xiàn)對這些人、任務(wù)、文檔和資源的集中管理，有利于項(xiàng)目成員之間高效及時(shí)地溝通交流，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門的有效協(xié)作，提高工作效率。

    7．企業(yè)培訓(xùn)

    通過建立新型的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)平臺，根據(jù)員工崗位以及需要而設(shè)計(jì)課程。實(shí)現(xiàn)員工自主，隨時(shí)隨地的進(jìn)行在職培訓(xùn)。

    8．企業(yè)知識門戶

    企業(yè)知識門戶是企業(yè)員工訪問企業(yè)知識的統(tǒng)一入口，建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)門戶和知識門戶是整合企業(yè)知識的重要步驟，通過清晰有序的門戶，方便地了解每日的行政公告、會議、培訓(xùn)通知、最新新聞、內(nèi)部論壇上的最新話題以及每日的工作內(nèi)容、完成這些工作所需的知識等。通過企業(yè)知識門戶，任何員工都可以實(shí)時(shí)地與工作團(tuán)隊(duì)中的其他成員取得聯(lián)系、尋找到能夠提供幫助的專家或者快速連接到相關(guān)的門戶等，在浩如煙海的信息資源中永不迷失方向。

三．IBM Lotus知識管理產(chǎn)品

    IBM Lotus知識管理解決方案中包括以下知識管理產(chǎn)品：

    1．IBM Lotus Domino 6

    作為一個(gè)理想的、牢固的通信、協(xié)作和知識管理的基礎(chǔ)設(shè)施，它通過內(nèi)置的連接服務(wù)，對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、事務(wù)處理系統(tǒng)和應(yīng)用進(jìn)行實(shí)時(shí)訪問，使您可以充分利用已有的信息資源，很容易的構(gòu)建和管理集成的協(xié)同工作解決方案。

    2．Sametime

    利用Sametime，您可以很方便地的感知到現(xiàn)在誰在線，以進(jìn)行即時(shí)交流。同時(shí)能夠共享白板，共享應(yīng)用和在線文檔，使溝通更為簡單直接。

    3．Lotus Workflow

    這個(gè)系統(tǒng)讓用戶能夠非?？斓亟⒑途S護(hù)工作流的應(yīng)用，使用起來也相當(dāng)簡單，只需通過在圖形界面上的鼠標(biāo)點(diǎn)擊和拖動對象，然后把流程應(yīng)用到任何的Notes應(yīng)用中，就可以建立工作流應(yīng)用。

    4．Domino.Doc

    它提供了許多檔案管理功能，如文檔的評閱和批示、簽入和簽出、用戶訪問控制等，將所有的信息按照一定的規(guī)范儲存起來，以便于快捷方便的查找使用。

    5．Discovery Server

    是強(qiáng)大的企業(yè)級知識搜索和發(fā)現(xiàn)服務(wù)器。利用IBM Lotus Discovery Server可以把企業(yè)各種類型信息資源進(jìn)行分類，建立企業(yè)知識地圖K-Map，以便員工瀏覽查找知識。用戶不但可以組織共享知識、發(fā)現(xiàn)專家和定制場所，還可以發(fā)現(xiàn)人、場所和事件之間的關(guān)系。

    6．QuickPlace

    利用QuickPlace，即使是非計(jì)算機(jī)方面的工作人員也可以創(chuàng)建一個(gè)即時(shí)的共享的工作空間，在這個(gè)空間里安全地通信、共享、管理和組織信息和文檔，制定各種項(xiàng)目或活動的日程安排。

    7．LearningSpace

    這是一個(gè)完整而靈活的遠(yuǎn)程教學(xué)平臺。提供了在線的學(xué)習(xí)環(huán)境，是唯一支持所有三種遠(yuǎn)程教學(xué)模式的產(chǎn)品，包括: 自學(xué)、非同步協(xié)作學(xué)習(xí)和"虛擬教室"的同步交互學(xué)習(xí)。

    8．與WebSphere Portal Server的集成

    可以與IBM公司的門戶產(chǎn)品WebSphere Portal Server實(shí)現(xiàn)集成，利用WebSphere Portal Server創(chuàng)建企業(yè)知識門戶。

四．IBM Lotus 知識管理解決方案的優(yōu)勢

    我們可以從以下兩個(gè)方面理解IBM Lotus 知識管理解決方案的先進(jìn)性:

    功能方面

    1．精確信息彈指可得

    IBM Lotus知識管理解決方案第一步，就是對所有文件創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布到歸檔進(jìn)行全周期管理，自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動歸檔，對企業(yè)的信息知識進(jìn)行識別、沉淀，將工作過程中形成的文檔、資料、報(bào)告、單據(jù)甚至電子郵件，經(jīng)過科學(xué)的評估檢測，按照極為規(guī)范的方式儲存于信息系統(tǒng)內(nèi)部，因此，任何一個(gè)人都可以快捷方便地查找到所需要的信息，甚至比在自己的電腦中尋找一份剛剛編輯完的文件還要簡單。尤其值得一提的是，和一般的搜索方式不同，您所獲取的文件再不是雜亂無章，除了精確之外，還附帶有文件的作者、文件的點(diǎn)擊次數(shù)，以及與之有關(guān)的文檔等信息，這樣，就能更清晰深入地了解信息，而且能夠與作者進(jìn)行及時(shí)交流，使知識得以升華。這樣，即使是新員工也可以迅速了解企業(yè)制度、文化、工作流程等知識，迅速進(jìn)入狀況。同時(shí)，由于工作過程中員工的思維方式和經(jīng)驗(yàn)成果，已經(jīng)以文檔的形式積淀于信息系統(tǒng)中，供人借鑒參考，所以就能有效地規(guī)避人員升遷流動所形成的空洞，讓業(yè)務(wù)永遠(yuǎn)運(yùn)行不輟。

    將文本、視頻、音頻之類的顯性信息高效管理起來，只是邁出了第一步，IBM Lotus知識管理解決方案的精義在于將人頭腦中隱性的經(jīng)驗(yàn)與思維也有機(jī)地整合起來，及時(shí)準(zhǔn)確的溝通，以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)合作順暢無阻。

    2．高效協(xié)作，有如一體

    應(yīng)用IBM Lotus知識管理系統(tǒng)，每一個(gè)協(xié)作者都能跨越時(shí)間和地理的限制，在同一平臺上及時(shí)迅速地溝通聯(lián)絡(luò)，任何一個(gè)人的頭腦，都能夠成為一臺時(shí)時(shí)刻刻開放的"服務(wù)器"，所有合作者都能及時(shí)地獲得他頭腦中的資訊以及工作進(jìn)展?fàn)顩r。另外，如果需要專家咨詢，即使相距萬里之遙也如在咫尺之內(nèi)，在任何需要的時(shí)間都可以交流所得，獲取指導(dǎo)。在應(yīng)對瞬息萬變的市場時(shí)，因?yàn)橛辛藢＜揖W(wǎng)絡(luò)的建立，就能夠讓企業(yè)通過確定"誰? 什么? 何處? 何時(shí)"諸多關(guān)鍵要素，迅速調(diào)動最恰當(dāng)?shù)娜撕托畔①Y源，整個(gè)合作團(tuán)隊(duì)形如一體且靈動自如，以閃電般的反應(yīng)速度永立不敗之地。

    除此之外，應(yīng)用IBM Lotus知識管理解決方案，用戶可以根據(jù)優(yōu)先級和截止日期組織工作，這樣就可以先處理重要的，緊急的事務(wù)，處理完畢的文件自動轉(zhuǎn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，由此就提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率。

    3．提高技能 永保激情

    企業(yè)順暢高速發(fā)展，除了要以知識創(chuàng)造價(jià)值，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)順暢無間的合作之外，員工的激情也是絕不可忽視的元素，而引發(fā)激情，也是IBM Lotus知識管理的拿手好戲。引發(fā)激情的一個(gè)有效途徑就是培訓(xùn)，其實(shí)不必舍近求遠(yuǎn)，因?yàn)槠髽I(yè)本身就是"知識寶庫"。IBM Lotus知識管理解決方案，將企業(yè)內(nèi)部的知識資源完美地整合，建立了完善的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)體系，采用文字、音頻、視頻等多種形式，通過Web和協(xié)作教學(xué)促進(jìn)員工培訓(xùn)，員工完全可以利用這一寶貴的財(cái)富隨時(shí)隨地獲取終身教育，而且真正的將理論與實(shí)際相結(jié)合，讓學(xué)習(xí)的知識與業(yè)務(wù)所需永不脫節(jié)。保持激情與活力的另外一個(gè)方式就是建立社區(qū)，利用IBM Lotus知識管理解決方案，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)立專業(yè)性或者團(tuán)隊(duì)性質(zhì)的論壇，員工可以自由在上面發(fā)表意見，交流所得，這樣更容易創(chuàng)造其樂融融和團(tuán)結(jié)協(xié)作的文化氛圍。

    4．卓越的安全品質(zhì)

    在因特網(wǎng)環(huán)境里，保證信息安全是一個(gè)重要任務(wù)。IBM Lotus知識管理產(chǎn)品繼承了Lotus Domino卓越的安全品質(zhì)，可以保障企業(yè)用戶有序和安全地建立面向任務(wù)的工作區(qū)(場所)。可以聯(lián)結(jié)諸如代理商、供應(yīng)商甚至用戶進(jìn)入指定的工作區(qū)，而不必?fù)?dān)心他們進(jìn)入企業(yè)其他信息系統(tǒng)。

    5．靈活的復(fù)制技術(shù)

    靈活的連接需要考慮通信帶寬問題， Lotus QuickPlace繼承了Lotus Domino先進(jìn)的復(fù)制技術(shù)，可以把工作區(qū)的內(nèi)容復(fù)制到分布各地的工作人員的桌面上，從而有效避免了需要聯(lián)機(jī)帶來的費(fèi)時(shí)和費(fèi)用。

    實(shí)施方面

    知識管理工程的實(shí)施從一開始就有別于傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)。由于知識管理的目標(biāo)就是為了幫助企業(yè)在繁蕪浩淼的信息海洋里應(yīng)對瞬息萬變的市場，因此傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)所采用的原型法、需求分析法等很難奏效，特別是對于知識管理所關(guān)注的技能性知識(Know-How)和專家性知識(Know-Who)，即便采用了需求分析開發(fā)出了一套解決方案，投產(chǎn)后也很難適用，原因很簡單：因?yàn)檫@些知識和專家是經(jīng)常變化的。 IBM Lotus 知識管理體系從實(shí)施上講具有獨(dú)到的合理性。

    1．結(jié)合知識應(yīng)用環(huán)境

    WebSphere Portal Server本身就是一個(gè)知識應(yīng)用環(huán)境，包含了工作人員、場所及所有需要的信息和方法。知識來源的變化，可以通過門戶導(dǎo)入(Portlet)引到工作區(qū)，或自動反映到知識地圖Kmap中。

    2．繼承傳統(tǒng)的商業(yè)應(yīng)用

    WebSphere Portal Server的門戶導(dǎo)入技術(shù)支持XML和DHTML等協(xié)議，可以引入幾乎所有的商業(yè)應(yīng)用，例如Lotus Notes，通過Domino.Doc管理的所有桌面辦公軟件和通過Lotus EI技術(shù)引入的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣，就使得知識管理不是一個(gè)憑空產(chǎn)生的新系統(tǒng)，而是在企業(yè)已有IT投資基礎(chǔ)上的一個(gè)提高和延伸。

    3．方便的二次開發(fā)和客戶定制與部署

    IBM的軟件開發(fā)代理商，可以利用IBM Lotus知識管理解決方案，方便地進(jìn)行二次開發(fā)，針對特定行業(yè)應(yīng)用和細(xì)分市場推出自己的知識管理解決方案。也可以直接使用IBM Lotus知識管理解決方案，針對客戶的獨(dú)特需求，進(jìn)行客戶定制工作，形成符合客戶實(shí)際需要的知識管理系統(tǒng)。

    綜上所述，IBM Lotus 是業(yè)界第一個(gè)創(chuàng)造性地將知識管理三要素結(jié)合在一起的廠家。在IBM Lotus的知識管理解決方案里，“人員”、“工作場所”和“事”三者不可分離，它們的組合才是知識，將三者聯(lián)合在一起的應(yīng)用才是知識管理。