由于Office數(shù)據(jù)共享可以大大提高工作效率，減少因重復(fù)錄入產(chǎn)生的各種人為誤差，實(shí)現(xiàn)Office組件之間的無縫協(xié)同工作。因此，Office數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為用戶必須掌握的技能。本文以O(shè)ffice2003為例，介紹Office組件之間共享數(shù)據(jù)的方法與技巧。

　　一、 坐享其成―Word

　　Word的排版和打印功能非常強(qiáng)大，Office其他組件可充分利用這一優(yōu)點(diǎn)，打印出更加美觀的文檔或報(bào)表。
　　1．合并Excel數(shù)據(jù)
　　Excel具有電子表格、圖表和數(shù)據(jù)庫等3種功能，但是，它不能像數(shù)據(jù)庫那樣逐條打印工作表記錄。幸運(yùn)的是，Word可以多種方式共享Excel數(shù)據(jù)，作為Excel數(shù)據(jù)輸出工具滿足各種需要。下面以常見的工資條打印為例，介紹Word合并Excel數(shù)據(jù)的方法。
　　(l)創(chuàng)建Excel數(shù)據(jù)表
　　在Excel中創(chuàng)建一個(gè)工作表，在首行各單元格中依次輸入工資項(xiàng)目（即列標(biāo)題），例如，序號(hào)、姓名、崗位工資、工齡工資等，它們是Excel數(shù)據(jù)被Word識(shí)別并調(diào)用的依據(jù)。在第二行依次輸入每人的工資數(shù)據(jù)，工作表中的計(jì)算單元格（例如，個(gè)人所得稅、合計(jì)等）應(yīng)事先設(shè)計(jì)好公式。數(shù)據(jù)輸入并完成計(jì)算之后，以“工資表”為名保存。
　　(2)創(chuàng)建Word模板
　　在Word中單擊“文件一頁面設(shè)置”菜單命令，在打開對話框的“紙張”選項(xiàng)卡中，選擇“紙型”列表中的“自定義大小”選項(xiàng)。此處必須根據(jù)打印科目和紙張仔細(xì)設(shè)計(jì)，如果使用A4紙進(jìn)行打印，建議將“寬度”設(shè)置為30厘米、“高度”設(shè)置為6厘米。單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡，將打印方向設(shè)置為“橫向”，最后根據(jù)打印結(jié)果修改頁邊距，使一頁紙剛好能打印3一4個(gè)工資條。
　　按照慣例，工資條應(yīng)該打印工資項(xiàng)目的名稱，并且與有關(guān)數(shù)據(jù)一一對應(yīng)。為此，可以根據(jù)Excel工作表中的項(xiàng)目設(shè)計(jì)相應(yīng)表格（如下表所示）。

　　將工資項(xiàng)目的名稱逐個(gè)輸入，并在每個(gè)項(xiàng)目的下面保留填寫數(shù)據(jù)位置，供下一步插入合并域使用。當(dāng)表格設(shè)計(jì)好以后，可以將其另存為模板備用。
　　(3)使用共享數(shù)據(jù)
　　用工資條模板新建一個(gè)Word文檔，右鍵單擊工具欄，選擇“郵件合并”命令，打開“郵件合并”工具欄，單擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在打開對話框中雙擊存放數(shù)據(jù)的Excel工作表，打開“選擇表格”對話框，選中包含有數(shù)據(jù)的工作表，單擊“確定”按鈕。
將光標(biāo)插入表格第一個(gè)項(xiàng)目的位置（例如，“序號(hào)”下的單元格），單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框。單擊“數(shù)據(jù)庫域”選項(xiàng)，再選中“域”列表中的“序號(hào)”選項(xiàng)，單擊“插入”按鈕就可以將序號(hào)合并域插入到表格中。
　　以上操作完成后，單擊“關(guān)閉”按鈕，將光標(biāo)放入表格第二個(gè)項(xiàng)目的位置，例如，“姓名”下的單元格。再次打開“插入合并域”對話框，選中“域”列表中的“姓名”選項(xiàng)，將姓名合并域插入光標(biāo)所在的位置。

插入合并域

　　重復(fù)上面的操作將所有合并域插入工資條中的對應(yīng)位置，放在“{{}}”中間的內(nèi)容即是合并域。如果需要調(diào)整合并域的格式，例如，對齊方式、字號(hào)和字體等?？梢詫⒈砀裰械暮喜⒂蜻x中，像普通文字那樣使用“格式”工具進(jìn)行設(shè)置。
　　工資條文檔中的格式設(shè)置完成以后，單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”按鈕，即可在打開的對話框中選擇合并記錄的范圍。如果需要生成所有員工的工資條，可以選中“全部”選項(xiàng)；打印當(dāng)前記錄時(shí)可選中“當(dāng)前記錄”選項(xiàng)；否則可以選中“從”選項(xiàng)，然后輸入記錄的起止序號(hào)，單擊“確定”按鈕就會(huì)在新文檔窗口中生成工資條。
　　提示：Word“郵件合并”功能除了使用Excel數(shù)據(jù)以外，還可以共享Access數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)庫連接等數(shù)據(jù)。
　　2．粘貼Excel數(shù)據(jù)和圖表
　　(l)粘貼Excel數(shù)據(jù)
　　選中Excel工作表共享數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域，單擊“復(fù)制”按鈕將數(shù)據(jù)放入剪貼板。然后切換到使用數(shù)據(jù)的Word文檔，單擊“粘貼”按鈕即可。
　　如果上述操作需要實(shí)現(xiàn)某些特殊效果，可以單擊已粘貼表格右下角的“粘貼選項(xiàng)”按鈕，在打開的菜單中選擇操作：如果需要將Excel數(shù)據(jù)粘貼為Word表格，應(yīng)選擇“保留源格式”或“匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式”命令；如果需要將數(shù)據(jù)粘貼為純文本，每行數(shù)據(jù)位于不同的段落，每列數(shù)據(jù)之間用空格分隔，應(yīng)選擇“僅保留文本”命令；如果需要將數(shù)據(jù)粘貼為指向Excel工作表的鏈接，當(dāng)作為數(shù)據(jù)源的Excel工作表更改數(shù)據(jù)以后，Word文檔中的數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，可選擇“匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式并鏈接到Excel”或“保留源格式并鏈接到Excel”命令。
如果Excel工作表中的數(shù)據(jù)需要粘貼到Word表格，就應(yīng)該按以下幾種方法進(jìn)行操作：假如數(shù)據(jù)需要插入行、列數(shù)相同的Word表格，可以按上面介紹的方法復(fù)制Excel單元格區(qū)域，然后選中Word文檔中行、列數(shù)相同的表格區(qū)域，單擊“粘貼”按鈕即可將數(shù)據(jù)放入Word表格；如果工作表中的數(shù)據(jù)需要以合并等形式粘貼到Word，可以將光標(biāo)插入Word表格插入點(diǎn)的左上角，單擊“粘貼”按鈕將單元格區(qū)域插入Word表格。然后單擊粘貼區(qū)域右下角的“粘貼選項(xiàng)”按鈕，在打開的菜單選擇操作：“以嵌套表格形式插入”是默認(rèn)操作，它將單元格區(qū)域以嵌套方式插入Word表格；如果需要將原有表格與粘貼的數(shù)據(jù)表格合并成一個(gè)新表，就應(yīng)當(dāng)選擇“與現(xiàn)有表格合并”；選擇“以新行的形式插入”以后當(dāng)前表格會(huì)增加一個(gè)新行。
　　(2)粘貼Excel圖表
　　選中Excel工作表中的圖表，單擊“復(fù)制”按鈕將其放入剪貼板。切換到需要共享Excel圖表的Word文檔，單擊“粘貼”按鈕將圖表插入文檔。再單擊圖表右下角的“粘貼選項(xiàng)”按鈕，就可以在打開的菜單中選擇操作：如果需要將圖表粘貼為位圖圖片（圖表不可以使用Excel再次編輯和更新），可以選擇“圖表圖片”命令（這是“粘貼”的默認(rèn)選項(xiàng)）；如果需要將圖表粘貼為嵌入圖表（鼠標(biāo)雙擊圖表可以打開插入的Excel工作表，以便修改數(shù)據(jù)然后更新圖表），可以選擇“Excel圖表（整個(gè)工作表）”命令；如果需要將圖表粘貼為指向Excel圖表的鏈接（原始Excel工作表更改圖表時(shí)，Word文檔中的圖表會(huì)自動(dòng)更新），就應(yīng)當(dāng)選擇“鏈接到Excel圖表”命令。
　　提示：粘貼Excel數(shù)據(jù)和圖表時(shí)，靈活使用“粘貼選項(xiàng)”菜單中的命令可以實(shí)現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)共享效果。
　　3．插入Access數(shù)據(jù)
　　Word共享Access數(shù)據(jù)最簡單的方法是復(fù)制、粘貼，你只需打開Access數(shù)據(jù)庫中的表，就可以像Excel那樣復(fù)制數(shù)據(jù)然后粘貼到Word中。另外，Word還可以使用插入記錄的方法共享Access數(shù)據(jù)。
　　(l)插入全部記錄
　　右鍵單擊Word工具欄，選擇“數(shù)據(jù)庫”命令，打開“數(shù)據(jù)庫”工具欄，單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在打開的“數(shù)據(jù)庫”對話框中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在打開的對話框中雙擊Access數(shù)據(jù)庫。
如果需要把數(shù)據(jù)庫中的部分或全部數(shù)據(jù)插入Word，可單擊“數(shù)據(jù)庫”對話框中的“插入數(shù)據(jù)”按鈕，在打開對話框中選擇“全部”或“從”（需要輸入記錄的“從”和“到”的記錄號(hào)）選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕就可以把記錄數(shù)據(jù)插入文檔。
　　(2）插入符合條件的記錄
　　如果我們需要將數(shù)據(jù)庫中符合某些條件的記錄插入文檔，就要使用“查詢選項(xiàng)”進(jìn)行必要的篩選：按上面介紹的方法打開“數(shù)據(jù)庫”對話框，單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕，以打開相應(yīng)對話框。

　　插入符合條件的記錄
　　例如，我們需要插入“姓氏”為“趙”,“職務(wù)”為“銷售經(jīng)理”的記錄。就應(yīng)當(dāng)單擊“篩選記錄”選項(xiàng)卡，打開“域”列表分別選擇“姓氏”和“職務(wù)”選項(xiàng)，再打開“比較條件”列表分別選擇“等于”選項(xiàng)，在“比較對象”下的兩個(gè)列表中分別輸入“趙”和“銷售經(jīng)理”，最后在左邊列表中選擇“與”選項(xiàng)即可。如果不需要將記錄中的所有字段插入Word，只需單擊“選擇域”選項(xiàng)卡。選中“所選域”下方不需要的字段，單擊“刪除”按鈕即可。若需要將記錄的字段名稱插入Word，請選中“包含域名”選項(xiàng)即可，否則就要取消選中該項(xiàng)。
　　提示：使用上面介紹的方法也可以把Excel工作表中的記錄插入Word。
　　(3)建立數(shù)據(jù)連接
　　如果Word需要共享SQL Server2000以及其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，就需要使用“數(shù)據(jù)連接向?qū)А?。在Word“數(shù)據(jù)庫”工具欄中單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在打開的“數(shù)據(jù)庫”對話框，單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在打開對話框中，單擊“新建源”按鈕打開“數(shù)據(jù)連接向?qū)А?。下面，我們以SQL Server2000數(shù)據(jù)庫為例：在打開對話框中選中“Microsoft SQL Server”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕打開對話框。首先輸入SQL Server2000服務(wù)器的名稱，然后選擇“登錄憑據(jù)”下面的合適選項(xiàng)。如果選擇了“使用下列用戶名和密碼”選項(xiàng)，就需要輸入登錄服務(wù)器的用戶名和密碼，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　在打開對話框的“選擇數(shù)據(jù)庫”列表中選擇數(shù)據(jù)所在的數(shù)據(jù)庫，而后即可看到數(shù)據(jù)庫中的表顯示在對話框中。選中即將從中插入數(shù)據(jù)的表，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　在打開對話框中列出了即將建立的數(shù)據(jù)連接文件的名稱，用戶可以進(jìn)行修改或直接單擊“完成”按鈕。而后“選取數(shù)據(jù)源”對話框自動(dòng)打開并顯示剛才建立的數(shù)據(jù)連接文件名稱，單擊“打開”按鈕就可以看到“數(shù)據(jù)庫”對話框，我們就可以像插入Access數(shù)據(jù)庫那樣調(diào)用數(shù)據(jù)庫中某個(gè)表的數(shù)據(jù)。

　　二、廣交朋友―Excel

　　Excel是處理和加工數(shù)據(jù)的多面手，共享其他Office組件的數(shù)據(jù)可以充分發(fā)揮Excel的功能。
　　1．共享Word表格數(shù)據(jù)
　　Excel共享Word表格數(shù)據(jù)的方法比較簡單：選中Word表格需要復(fù)制數(shù)據(jù)的連續(xù)行列區(qū)域，單擊“復(fù)制”按鈕將數(shù)據(jù)放入剪貼板。然后切換到Excel工作表，選中需要粘貼表格數(shù)據(jù)的區(qū)域左上角的單元格，然后單擊“粘貼”按鈕，Word表格數(shù)據(jù)連同表格線一同被粘貼到Excel中。
　　如果需要保留或取消Word表格的邊框線，單擊表格數(shù)據(jù)右下角的“粘貼選項(xiàng)”按鈕，選擇“匹配目標(biāo)格式”命令即可使用工作表的原有格式（表格不帶邊框）。如果需要保留Word表格原來的格式（表格帶有邊框），選擇“保留源格式”命令即可。
　　2．共享Access數(shù)據(jù)
　　(l)復(fù)制靜態(tài)數(shù)據(jù)
　　如果Excel使用的Access數(shù)據(jù)不需要更新，只要把某個(gè)Access表看成Excel工作表，然后向一個(gè)Excel工作表復(fù)制數(shù)據(jù)即可。
　　單擊Access工具欄中的“打開”按鈕，在打開的對話框中雙擊打開該數(shù)據(jù)庫。在“xxx：數(shù)據(jù)庫”對話框中單擊“表”按鈕，使數(shù)據(jù)庫中的所有表顯示在對話框中。選中要復(fù)制數(shù)據(jù)的表單擊“打開”按鈕，就可以在Access窗口中看到打開的表。
　　如果需要復(fù)制表中的部分字段，可以將鼠標(biāo)指針放到表上方的字段名稱上面，向左（或向右）拖動(dòng)選中需要復(fù)制的字段及其數(shù)據(jù)。如果需要復(fù)制表中的部分記錄，可以將鼠標(biāo)指針放到表左側(cè)，左箭頭指針出現(xiàn)后拖動(dòng)選中需要復(fù)制的記錄。如果需要復(fù)制表中的任意一塊數(shù)據(jù)，用十字形鼠標(biāo)選中表中需要復(fù)制的區(qū)域。
　　Access表中的數(shù)據(jù)復(fù)制完畢，選中需要插入數(shù)據(jù)的Excel工作表區(qū)域左上角的單元格，單擊“粘貼”按鈕。
　　(2)連接Access數(shù)據(jù)
　　如果Excel需要即時(shí)刷新Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，就要?jiǎng)?chuàng)建“查詢”或者“數(shù)據(jù)連接”，將共享的Access數(shù)據(jù)庫連接到Excel。
　　在Excel中單擊“數(shù)據(jù)一導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)一新建數(shù)據(jù)庫查詢”菜單命令，在打開對話框中選中“MS Access Database*”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕后將打開“選擇數(shù)據(jù)庫”對話框，從中找到需要連接的數(shù)據(jù)庫，選中后單擊“確定”按鈕打開相應(yīng)對話框。
　　單擊數(shù)據(jù)庫表名稱前面的“+”，就可以看到表中的所有字段，選中字段名稱單擊“預(yù)覽”按鈕可以看到字段的數(shù)據(jù)。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　如果需要使用表中的所有字段的數(shù)據(jù)，選中表單擊“>”按鈕就可以將其中的字段全部放入“查詢結(jié)果中的列”列表中。如果需要使用表中的部分字段的數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)一個(gè)個(gè)選中字段名稱單擊“>”按鈕，將這些字段一一放入“查詢結(jié)果中的列”列表。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　在打開的對話框中選擇是否篩選數(shù)據(jù)。不需要篩選數(shù)據(jù)時(shí)直接單擊“下一步”繼續(xù)，否則就要選中“待篩選的列”列表中的字段，然后選擇篩選條件并輸入關(guān)鍵字。

選擇篩選數(shù)據(jù)

　　在打開對話框中選擇排序關(guān)鍵字和排序方式，然后單擊“下一步”繼續(xù)。
　　最后，在打開對話框中選擇將要執(zhí)行的操作，這里應(yīng)選擇“將數(shù)據(jù)返回Microsoft Office Excel”選項(xiàng)，單擊“完成”按鈕即會(huì)打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框。選擇數(shù)據(jù)放置在“現(xiàn)有工作表”還是“新建工作表”，單擊“確定”按鈕即可在工作表中看到Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。
　　3．共享out1ook日歷信息
　　如果你在Outlook日歷中建立了工作日程，需要導(dǎo)出到Excel形成工作安排表，可以按以下方法操作：在Outlook中單擊“導(dǎo)航窗格”中的“日歷”按鈕，使日歷顯示在窗格上面，再單擊工具欄中的“今天”、“工作周”等按鈕，使要導(dǎo)出內(nèi)容的日歷顯示在窗口中。單擊“文件→導(dǎo)入和導(dǎo)出”菜單命令，在打開的對話框選中“導(dǎo)出到文件”選項(xiàng)。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　在打開的對話框，選中“創(chuàng)建文件的類型”選項(xiàng)組中的“Microsoft Excel”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。在打開的對話框中，選中“選擇導(dǎo)出文件夾的位置”選項(xiàng)組中的“日歷”選項(xiàng)。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。在打開的對話框，在“將導(dǎo)出文件另存為”框內(nèi)輸入Excel工作表的路徑和名稱。最后單擊“完成”按鈕在指定位置保存一個(gè)Excel文檔。
　　如果上面只需要導(dǎo)出日歷中的部分項(xiàng)目，可以在最后一步單擊“映射自定義字段”選項(xiàng)，在打開對話框中，添加導(dǎo)出到Excel的項(xiàng)目時(shí)，只需將項(xiàng)目的名稱從對話框左邊拖到右邊即可，從右邊拖動(dòng)到左邊的項(xiàng)目即不會(huì)被導(dǎo)出。
　　4．共享網(wǎng)頁數(shù)據(jù)
　　Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，它可以導(dǎo)入網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種分析。下面以獲取股票行情數(shù)據(jù)為例，介紹Excel共享網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的操作方法。
　　(l)獲取個(gè)股行情
　　例如，我們想獲取“中國聯(lián)通”(600050)的行情，只需建立網(wǎng)絡(luò)連接并在lE地址欄輸入http://stock.sina.com.cn ，回車后即可看到新浪財(cái)經(jīng)頻道的首頁。你只需在“股票查詢”框的“股票代碼”內(nèi)輸入600050，然后打開列表選擇“實(shí)時(shí)行情”選項(xiàng)，單擊“查詢”按鈕就可以在網(wǎng)頁上看到“中國聯(lián)通”的行情。
(2)建立Web查詢
　　打開一個(gè)空白Excel工作表，單擊“數(shù)據(jù)→導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)→新建Web查詢”菜單命令，就可以看到名為“新建Web查詢”的對話框。將lE地址欄中的URL粘貼到對話框的“地址”欄，單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕稍等片刻，就可以看到“中國聯(lián)通”的行情數(shù)據(jù)。

建立Web查詢

　　假如我們要將“中國聯(lián)通”的行情數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel，只需單擊“當(dāng)前價(jià)”單元格左上角的箭頭使其變成小勾。然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，就會(huì)打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框，讓我們選擇數(shù)據(jù)放在現(xiàn)有工作表還是新建工作表。選擇現(xiàn)有工作表單擊“確定”按鈕，箭頭所指單元格范圍內(nèi)的行情數(shù)據(jù)就會(huì)下載到工作表中，此時(shí)就可以斷開網(wǎng)絡(luò)連接進(jìn)行數(shù)據(jù)整理。
　　為了方便今后刷新行情數(shù)據(jù)時(shí)調(diào)用Web查詢，可以單擊“保存查詢”按鈕，將該Web查詢以文件形式保存起來，以后調(diào)用該文件就可以執(zhí)行查詢。
　　(3)更新數(shù)據(jù)
　　當(dāng)一個(gè)新的交易日結(jié)束以后，必須將新交易日的數(shù)據(jù)添加到工作表。此時(shí)可在Excel中單擊“文件一打開”菜單命令，在打開對話框中選擇“文件類型”為“查詢文件”選項(xiàng)，雙擊前面建立的查詢文件，打開“打開查詢”對話框，單擊“打開”按鈕。Excel就會(huì)自動(dòng)連接到網(wǎng)站進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，并將新數(shù)據(jù)放在與查詢文件同名的工作表內(nèi)，完成后就可以把其中需要的數(shù)據(jù)添加到工作表中。
　　除了這種方法以外，你還可以用另一種方法獲取新的行情數(shù)據(jù)。首先打開存放上日行情數(shù)據(jù)的工作表，建立網(wǎng)絡(luò)連接以后右鍵單擊表中的數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇“刷新數(shù)據(jù)”命令。Excel狀態(tài)欄就會(huì)顯示“連接Web”字樣，稍等片刻即會(huì)顯示“就緒”，說明當(dāng)前工作表的數(shù)據(jù)已經(jīng)被刷新。

　　三、海納百川―Access

　　對一般的小型應(yīng)用來說，Access數(shù)據(jù)庫錄入數(shù)據(jù)顯得比較麻煩：單用戶操作獨(dú)占數(shù)據(jù)庫效率太低，多用戶網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫的配置太復(fù)雜。下面的方法有助于你提高Access共享數(shù)據(jù)的效率。
　　1．導(dǎo)入Word數(shù)據(jù)
　　如果Word文檔中包含表格形式的數(shù)據(jù)（其結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫中的表一致），就可以將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫。
　　(l)表格轉(zhuǎn)換為文本
　　打開含有表格數(shù)據(jù)的Word文檔，單擊“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單命令。在打開對話框中選中“文字分隔符”選項(xiàng)組中的“逗號(hào)”或“制表符”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕后表格就會(huì)變成“逗號(hào)”或“制表符”分隔的數(shù)據(jù)。接著單擊“文件→另存為”菜單命令，在“文件名”框中輸入新的文件名稱，選擇“保存類型”為“純文本”，然后單擊“保存”按鈕。
　　(2)導(dǎo)入數(shù)據(jù)
　　運(yùn)行Access打開新的或現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口“對象”欄中的“表”，然后選中窗口中需要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的表。接著單擊“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”菜單命令，在打開對話框中選擇“文件類型”為“文本文件”，再選中要導(dǎo)入的文本文件，單擊“導(dǎo)入”按鈕，打開“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒蚋鶕?jù)提示操作即可。
　　2．導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)
　　如果一個(gè)Excel數(shù)據(jù)清單的結(jié)構(gòu)與Access表相同（否則可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫記錄發(fā)生混亂），并且數(shù)據(jù)區(qū)域中沒有空行或空列，就可以把Excel數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫。
　　在Access中單擊“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”菜單命令。在打開對話框的“文件類型”列表中選擇"Microsoft Excel”選項(xiàng)，單擊“導(dǎo)入”按鈕打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А卑刺崾静僮骷纯伞?
　　3．導(dǎo)入Excel列表
　　Excel2003提供了一個(gè)嶄新的特性，它可以在Share Point網(wǎng)站或其子網(wǎng)站中創(chuàng)建“列表”。創(chuàng)建好的列表可以導(dǎo)出到Excel或Access，為遠(yuǎn)程共享Excel數(shù)據(jù)提供了一種新方法。
　　提示：有關(guān)share Point網(wǎng)站的架設(shè)請參看《電腦報(bào)2004年合訂本上冊》附錄《Windows Share Point Services辦公應(yīng)用入門》一文。
　　(l)創(chuàng)建列表
　　打開Excel工作表，選中要發(fā)布為“列表”的區(qū)域。單擊“數(shù)據(jù)一列表一創(chuàng)建列表”菜單命令，打開“創(chuàng)建列表”對話框顯示絕對引用的列表區(qū)域。如果需要使用列表中的標(biāo)題可執(zhí)行篩選等操作，只需選中“創(chuàng)建列表”對話框中的“列表有標(biāo)題”選項(xiàng)。如果取消該選項(xiàng)，則創(chuàng)建的列表會(huì)自動(dòng)添加“列1”、“列2”的標(biāo)題。
　　單擊“確定”按鈕，所選區(qū)域就會(huì)變成工作表“自動(dòng)篩選”的情形。其中區(qū)域的末行會(huì)顯示帶有星號(hào)的空白行。只要在該行中輸入數(shù)據(jù)，帶有星號(hào)的空白行及其下方的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)下移，供用戶插入任意數(shù)量的數(shù)據(jù)行。
　　(2)發(fā)布列表
　　Excel列表創(chuàng)建完畢就可以發(fā)布到Share Point網(wǎng)站，在Excel中單擊“數(shù)據(jù)→列表→發(fā)布列表”菜單命令，打開“發(fā)布到Share Point網(wǎng)站”對話框。首先在“地址”框中輸入存放列表的網(wǎng)站的URL地址（例如，http://192.168.0.1或http://192.168.0.1/Excel）。如果要將列表鏈接到Share Point網(wǎng)站保存的列表，以便發(fā)布列表的用戶可以在Excel中刷新列表，請選中“鏈接到新Share Point列表”選項(xiàng)。如果用戶需要將列表發(fā)布到子網(wǎng)站（例如，http://192.168.0.1/Excel)，必須在發(fā)布前打開Share Point網(wǎng)站主頁，單擊“創(chuàng)建”打開“創(chuàng)建網(wǎng)頁”Web頁，使用“網(wǎng)站和工作區(qū)”命令建立子網(wǎng)站。
　　接著在“名稱”框中輸入即將創(chuàng)建的列表名稱（例如，產(chǎn)品銷售情況），并在“說明”框中輸入可選的列表描述文字，完成后單擊“下一步”繼續(xù)。在打開的對話框中會(huì)讓用戶檢查列表區(qū)域中每一列顯示的數(shù)據(jù)類型是否正確，如果列鏈接的數(shù)據(jù)類型不正確，可以單擊“取消”按鈕返回，將其轉(zhuǎn)換為正確的類型。確認(rèn)無誤后單擊“完成”按鈕，列表就會(huì)發(fā)布到Share Point網(wǎng)站的指定位置，并打開對話框顯示訪問列表使用的URL地址。
　　(3)導(dǎo)出到Access
　　列表發(fā)布完成以后，我們只需打開lE地址欄輸入存放列表的網(wǎng)站的URL地址（例如，http://192.168.0.1或http://192.168.0.l/Excel)，回車打開登錄對話框輸入用戶名和登錄密碼，打開網(wǎng)站主頁單擊“文檔和列表”，即可在“列表”網(wǎng)頁中看到列表名稱，單擊需要導(dǎo)出數(shù)據(jù)的列表名稱即可打開網(wǎng)頁。
　　單擊網(wǎng)頁右側(cè)的“顯示任務(wù)窗格”或網(wǎng)頁中的“任務(wù)窗格”，就可以在網(wǎng)頁右側(cè)看到一個(gè)任務(wù)窗格。單擊“導(dǎo)出到Access”選項(xiàng)，任務(wù)窗格就會(huì)讓我們指定“創(chuàng)建表格的位置”。如果選中了“現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)，并單擊“確定”按鈕，即可在“打開”對話框中找到要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫文件，連續(xù)單擊“打開”按鈕就可以在數(shù)據(jù)庫中新建一個(gè)表；如果選中“新建數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)，即可使用列表中的字段和數(shù)據(jù)創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫。
　　4．鏈接Out1ook聯(lián)系人
　　如果Access數(shù)據(jù)庫含有與Outlook聯(lián)系人結(jié)構(gòu)相同的表，就可以把Outlook中的聯(lián)系人鏈接到Access，此后Access數(shù)據(jù)將隨著Outlook聯(lián)系人的變化而不斷更新，反之也是如此。
　　啟動(dòng)Access，并新建一個(gè)空白數(shù)據(jù)庫或者打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫，單擊“文件→獲取外部數(shù)據(jù)一鏈接表”菜單命令。在打開對話框的“文件類型”列表選擇“Outlook”選項(xiàng)，打開“導(dǎo)入Exchange/Outlook向?qū)А睂υ捒颍谄渲姓归_“通訊簿→Outlook通訊簿”分支，選中包含有聯(lián)系人的通訊簿，單擊“下一步”按鈕按提示完成操作，鏈接的Outlook聯(lián)系人就會(huì)顯示在“數(shù)據(jù)庫”窗口中。

　　四、精挑細(xì)選―PowerPoint

　　PowerPoint可以使用Word大綱創(chuàng)建演示文稿，或者在幻燈片中鏈接、嵌入工作表數(shù)據(jù)和圖表，從而提高創(chuàng)建演示文稿的效率。
　　1.word大綱創(chuàng)建演示文稿
　　根據(jù)結(jié)構(gòu)已經(jīng)固定的Word文檔創(chuàng)建演示文稿比較常見，此時(shí)演示文稿將使用Word文檔中的標(biāo)題樣式，例如，Word文檔中格式設(shè)置為“標(biāo)題1”的段落將成為新幻燈片的題目，格式為“標(biāo)題2”的文本將成為第一級(jí)文本的題目等等，從而大大減少演示文稿創(chuàng)建工作量。
　　打開已經(jīng)設(shè)置好格式的用來創(chuàng)建PowerPoint演示文稿的Word文檔，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Office PowerPoint”菜單命令。PowerPoint就會(huì)自動(dòng)打開顯示用Word文檔標(biāo)題創(chuàng)建的演示文稿，你只需稍作修改即可完成創(chuàng)建。
　　2．共享Excel數(shù)據(jù)
　　(l)鏈接或嵌入數(shù)據(jù)
　　PowerPoint可以鏈接或以嵌入方式使用Excel工作表數(shù)據(jù)。
　　在PowerPoint中，單擊“插入一對象”菜單命令，在打開對話框中選中“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)，然后單擊“瀏覽”按鈕，在打開對話框中找到并選中Excel文檔，單擊“確定”按鈕后返回“插入對象”對話框。
　　如果需要將嵌入對象顯示為幻燈片中的圖標(biāo)，請選中“顯示為圖標(biāo)”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕就可以將Excel工作表嵌入幻燈片。
　　提示：如果Excel文檔中包含有多張工作表，則嵌入數(shù)據(jù)使用的是關(guān)閉文檔時(shí)打開的工作表。
　　另外，我們也可以將Excel工作表的一部分鏈接或嵌入到幻燈片。
　　將Excel工作表數(shù)據(jù)放入剪貼板，切換到PowerPoint中，單擊“編輯→選擇性粘貼”菜單命令。如果要將數(shù)據(jù)鏈接到幻燈片中，可選中“粘貼鏈接”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可。如果要將數(shù)據(jù)嵌入到幻燈片中，可選中“粘貼”選項(xiàng)，然后在右邊列表中選中“Microsoft Office Excel工作表對象”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可。
　　(2)鏈接或嵌入圖表
　　PowerPoint幻燈片鏈接或嵌入圖表的操作與數(shù)據(jù)基本相同，可參照上面介紹的方法操作。只是嵌入幻燈片的圖表應(yīng)該單獨(dú)放在一張工作表中，而且該工作表必須在關(guān)閉文檔時(shí)處于打開狀態(tài)。

　　五、四通八達(dá)―Out1ook

　　Outlook可以共享Excel建立的聯(lián)系人信息，或者把Outlook會(huì)議安排導(dǎo)入OneNote，還能使用Excel或Access中的地址信息批量發(fā)送郵件。
　　1．導(dǎo)入Excel聯(lián)系人
　　(l)指定“區(qū)域名稱”
　　0utlook導(dǎo)入Excel聯(lián)系人的工作表必須是“數(shù)據(jù)清單”，例如，工作表第一行的A1、B1、C1等存放聯(lián)系人的列標(biāo)題，諸如“序號(hào)”、“姓名”、“住址”、“固定電話”、“移動(dòng)電話”等，第二、第三等行輸入相關(guān)聯(lián)系人的記錄。
　　接下來選中聯(lián)系人工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊編輯欄左端的“名稱框”輸入所選區(qū)域的名稱回車。以后只要打開名稱框右邊的下拉列表選擇區(qū)域名稱，聯(lián)系人數(shù)據(jù)所在的區(qū)域如果被選中，說明“區(qū)域名稱”的指定沒有問題。
　　(2)數(shù)據(jù)導(dǎo)入Outlook
　　啟動(dòng)已經(jīng)配置好賬戶信息的Outlook，單擊“文件一導(dǎo)入和導(dǎo)出”菜單命令，打開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂υ捒颍诹斜砜蛑羞x擇“從另一程序或文件導(dǎo)入”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　在打開對話框中選擇“導(dǎo)入文件”對話框中的“Microsoft Excel”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。在打開對話框中單擊“瀏覽”按鈕打開對話框找到存放聯(lián)系人信息的Excel文檔，選中后單擊“確定”按鈕回到“導(dǎo)入文件”對話框。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
　　在打開對話框中選擇導(dǎo)入目標(biāo)文件夾為“聯(lián)系人”，單擊“下一步”按鈕提示“將執(zhí)行以下操作”。由于聯(lián)系人工作表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)目（字段）與Outlook聯(lián)系人不完全相同，所以需要在這里進(jìn)行字段映射。單擊“映射自定義字段”按鈕，打開“映射自定義字段”對話框。

映射自定義字段

　　從“映射自定義字段”對話框可以看出，如果Excel工作表中與Out1ook聯(lián)系人完全相同的字段，例如，“單位”和“職務(wù)”,Outlook會(huì)自動(dòng)建立映射。沒有自動(dòng)建立映射的就需要手動(dòng)建立，否則導(dǎo)入的數(shù)據(jù)就會(huì)不完整。自定義映射只需在左邊的列表框中選中一個(gè)字段，然后拖動(dòng)到右邊列表中與該字段含義相同的字段右邊即可。確認(rèn)無誤后單擊“確定”按鈕回到“導(dǎo)入文件”對話框，單擊“完成”按鈕即可。
　　2．共享Excel地址
　　由于商務(wù)活動(dòng)的需要，許多企業(yè)要向客戶發(fā)送帶有姓名等內(nèi)容的電子郵件，例如，"xxx先生：秋季服裝發(fā)布會(huì)將于x日在x市召開，請務(wù)必光臨惠顧?！比绻枰l(fā)送的郵件數(shù)量比較多，手工輸入姓名、時(shí)間和地址等存在差異的信息非常困難，使用Outlook共享Excel地址簿的辦法可以解決這個(gè)難題。
　　(l)建立地址數(shù)據(jù)
　　按“數(shù)據(jù)清單”格式建立一個(gè)客戶地址表，即工作表第一行輸入“序號(hào)”、“姓名”、“E一mail地址”、“日期”和“地址”等“列標(biāo)題”，第二行開始依次輸入客戶的地址數(shù)據(jù)。除了序號(hào)、姓名和E-mail地址以外，其他內(nèi)容可以根據(jù)郵件中的差異信息（也就是將來需要合并的信息）設(shè)計(jì)，地址表建立完畢保存?zhèn)溆谩?
(2)合并與發(fā)送郵件
　　運(yùn)行Word建立一個(gè)空白文檔，在其中輸入“先生：秋季服裝發(fā)布會(huì)將于日時(shí)在市召開，請務(wù)必光臨惠顧?！币约鞍l(fā)送郵件的公司名稱和發(fā)件日期之類，完成后保存文檔（不要關(guān)閉）。單擊“工具一信函與郵件一郵件合并”命令，打開“郵件合并”任務(wù)窗格，選中“電子郵件”選項(xiàng)，單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”選項(xiàng)繼續(xù)。選中“使用當(dāng)前文檔”選項(xiàng)，單擊“下一步：選取收件人”選項(xiàng)繼續(xù)。
　　單擊“使用現(xiàn)有列表”下的“瀏覽”按鈕，在打開對話框中找到前面建立的Excel工作表，單擊“打開”按鈕將顯示“選擇表格”對話框。選中對話框中存放E一mail地址的工作表，單擊“確定”按鈕將打開“郵件合并收件人”對話框。

郵件合并收件人

　　如果我們需要給其中的所有客戶發(fā)送電子郵件，單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框即可。如果不需要向某位客戶發(fā)送電子郵件，取消其姓名前面的復(fù)選標(biāo)記即可。如果需要向參加某一城市或日期會(huì)議的客戶發(fā)送電子郵件，只要單擊對話框中的“日期”和“城市”按鈕，在打開的下拉列表中選擇需要的“日期”和“城市”即可。單擊“下一步：撰寫郵件”選項(xiàng)繼續(xù)。
　　將光標(biāo)放入已經(jīng)建立好的Word文檔中需要插入“姓名”的位置（“先生”前面），單擊“郵件合并”任務(wù)窗格中的“其他項(xiàng)目”，打開“插入合并域”對話框。選中“數(shù)據(jù)庫域”選項(xiàng)，再選中“域”選項(xiàng)組中的“姓名”選項(xiàng)，單擊“插入”按鈕就可以將序號(hào)合并域插入單元格。
　　完成后單擊“關(guān)閉”按鈕，將光標(biāo)放入Word文檔中需要插入“日期”的位置（“日”前面）。再次單擊任務(wù)窗格中的“其他項(xiàng)目”，打開“插入合并域”對話框，選中“域”選項(xiàng)組中的“日期”選項(xiàng)，將按相同方法將日期“合并域”插入光標(biāo)所在的單元格。
　　重復(fù)上面的操作將地址等合并域插入郵件正文的對應(yīng)位置，完成后可以看到其中被“{{}}”圍起來的合并域。如果需要調(diào)整郵件正文的格式，例如，對齊方式、字號(hào)和字體等，可以選中正文使用“格式”工具設(shè)置。單擊“下一步：預(yù)覽信函”選項(xiàng)，就可以在Word中看到郵件正文的效果了。單擊“預(yù)覽信函”下的“<<>>”按鈕，可以向前、向后預(yù)覽發(fā)給每一位客戶的郵件。如果預(yù)覽過程中發(fā)現(xiàn)不需要向某人發(fā)送郵件，只要單擊“排除此收件人”選項(xiàng)即可。
　　單擊“完成合并”下的“電子郵件”選項(xiàng)，打開“合并到電子郵件”對話框。在“收件人”下拉列表中選擇“Email地址”，接著在“主題行”內(nèi)輸入電子郵件的主題，然后打開“郵件格式”下拉列表選擇“HTML”或“純文本”。最后根據(jù)需要選擇合并記錄的范圍，“全部”、“當(dāng)前記錄”和“從…到”之一。