自動(dòng)化保管文件的不同版本

行政助理經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況：一篇文檔修改了很多遍，每修改一次就要另存為一個(gè)文件名，結(jié)果改來(lái)改去，自己都不知道哪一個(gè)文檔是最新的版本了。其實(shí)，利用Microsoft Office可以很好地控制和管理文件的版本。

在Microsoft Office中，行政助理可以利用Word為相同的文檔保存多個(gè)版本，以便記錄對(duì)文檔更改的“快照”。在保存版本時(shí)，Word只會(huì)保存各個(gè)版本之間存在的區(qū)別，而不是保存每個(gè)版本的整個(gè)副本。這樣做不僅可以節(jié)省大量的磁盤空間，而且也方便對(duì)文檔進(jìn)行管理。當(dāng)保存了文檔的各個(gè)版本之后，可以對(duì)文檔的早期的一些版本進(jìn)行審閱、打開(kāi)、打印和刪除等常規(guī)性的操作。

保存文檔版本的方法有以下幾種：

• 手動(dòng)保存版本。當(dāng)需要保存文檔當(dāng)前狀態(tài)的“快照”時(shí)，可以隨時(shí)保存文檔的一個(gè)版本。例如，可以在送交審閱時(shí)保存一個(gè)版本，合并審閱修訂后再保存另外一個(gè)版本。
• 每次關(guān)閉文檔時(shí)自動(dòng)保存一個(gè)版本?？梢宰學(xué)ord在每次關(guān)閉文檔時(shí)自動(dòng)保存一個(gè)版本。如果用戶需要記錄文檔修訂的作者和時(shí)間（例如對(duì)于公文），則這項(xiàng)功能非常有用。
• 將版本保存為獨(dú)立文件。在一個(gè)文件中保存了同一文檔的多個(gè)版本后，在以下兩種情況下，可以將某個(gè)版本保存為獨(dú)立的文件：
  • 當(dāng)送交審閱的文檔中包含多個(gè)版本，但只需發(fā)送最新的或特定的版本時(shí)。這樣可以防止審閱者打開(kāi)文檔的早期版本。
  • 如果要將文檔的某個(gè)早期版本與當(dāng)前版本進(jìn)行比較。使用【比較文檔】命令只能比較獨(dú)立的文件。

手動(dòng)保存文檔的當(dāng)前版本

要使用Word中的版本保存文檔的當(dāng)前狀態(tài)，可以執(zhí)行如下的操作步驟：

（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，此時(shí)系統(tǒng)將打開(kāi)如圖1所示的對(duì)話框。

圖1 保存文檔版本

（2）單擊【現(xiàn)在保存】按鈕，隨即系統(tǒng)將打開(kāi)如圖2所示的“保存版本”對(duì)話框，提示用戶輸入版本備注信息。

圖2 “保存版本”對(duì)話框

（3）在“版本備注”輸入框中，輸入關(guān)于正在保存的版本說(shuō)明，并單擊【確定】按鈕退出該對(duì)話框。

提示：因?yàn)檎趯⑽臋n的版本存檔，所以不能再返回并修改該文檔已保存的版本。要修改一個(gè)早期版本，必須先打開(kāi)該版本，并使用“另存為”命令將其保存為一個(gè)獨(dú)立文件。

自動(dòng)保存文檔的版本

如果您感覺(jué)手工保存文件的版本比較麻煩，還可以啟用Word中的自動(dòng)保存文件版本功能。要打開(kāi)文檔的自動(dòng)保存版本功能，可以執(zhí)行如下的操作步驟：

（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話框。

（2）選中“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本”復(fù)選框。

（3）單擊【關(guān)閉】按鈕。

這樣Word在每次關(guān)閉文檔時(shí)都會(huì)自動(dòng)保存一個(gè)版本。如果在第（2）步中清除“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本”復(fù)選框，則可以關(guān)閉文檔自動(dòng)保存版本功能。

將版本保存為獨(dú)立文件

雖然在一個(gè)文件中保存了多個(gè)版本，但是這些版本也是可以作為獨(dú)立的文件保存，操作步驟如下：

（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話框。

（2）從列表中選擇要保存為獨(dú)立文件的文檔版本。

（3）單擊【打開(kāi)】按鈕，至此，完成了打開(kāi)文檔早期版本的工作。

（4）選擇菜單中的【文件】|【另存為】命令，在“文件名”文本框中輸入一個(gè)文件名，然后單擊【確定】按鈕。

審閱文件的版本信息

當(dāng)您保存了文件的多個(gè)版本信息后，還可以審閱文檔的版本信息，操作步驟如下：

（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話框。

（2）Word可以顯示文件的每個(gè)版本的保存日期和時(shí)間、每個(gè)版本保存人的姓名和備注信息。最新的版本出現(xiàn)在列表頂部。

（3）要查看某個(gè)版本的完整備注，請(qǐng)選擇該版本，然后單擊【查看備注】按鈕，打開(kāi)如圖3所示的“查看備注”對(duì)話框，在該對(duì)話框中顯示了此版本的完整備注信息。

圖3 查看版本的備注信息

另外，在“版本”列表中，選擇一個(gè)版本的文檔，然后單擊【打開(kāi)】按鈕，就可以將文檔的不同版本同時(shí)打開(kāi)，如圖4所示，用戶可以進(jìn)行進(jìn)一步的比較。

圖4 同時(shí)打開(kāi)兩個(gè)版本的文檔

刪除文檔中的一個(gè)或多個(gè)版本

如果要?jiǎng)h除文檔中的一個(gè)或多個(gè)版本，可以執(zhí)行如下的操作步驟：

（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話框。

（2）選中要?jiǎng)h除的文檔版本，如果要選擇多個(gè)版本，按住〖Ctrl〗鍵進(jìn)行選擇，如圖5所示。

圖5 同時(shí)選擇多個(gè)文檔版本

（3）單擊【刪除】按鈕刪除所選擇的版本。